Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить розничную продажу в 1С
Как оформить розничную продажу в 1С: чек ККМ, отчет о розничных продажах, ручная и автоматизированная точка, возвраты, закрытие смены и типичные ошибки.
Розничная продажа в 1С оформляется по-разному в зависимости от типа торговой точки: автоматизированной (АТТ) с подключенной кассой или неавтоматизированной (НТТ), где продажи вносятся в программу задним числом. От выбранного варианта зависит набор документов, порядок закрытия смены и способ списания товара со склада.
В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Розница», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия» — используются два ключевых документа: «Чек ККМ» для каждой отдельной продажи и «Отчет о розничных продажах», который закрывает кассовую смену и формирует проводки по выручке и списанию товара. Ниже разобран оба сценария с точными действиями и контрольными точками.
Что проверить перед первой продажей
До начала работы убедитесь, что в программе выполнены базовые настройки. Во-первых, создан склад с типом «Розничный» (в «1С:Рознице» и УТ) либо «Розничный магазин» (в «1С:Бухгалтерии»), и на него оприходован товар. Продажа в минус при отключенном контроле остатков приведет к отрицательным остаткам и ошибкам при расчете себестоимости.
Во-вторых, настроена касса ККМ: указан тип кассы (фискальный регистратор, ККТ с передачей данных или эквайринговый терминал), привязка к организации и складу. В-третьих, заданы розничные цены документом «Установка цен номенклатуры» — без цены товар либо не попадет в чек, либо продастся по нулевой стоимости.
Также проверьте права пользователя: кассиру нужны права на открытие смены, пробитие чеков и внесение/выемку денег. Проверка занимает несколько минут, но исключает большинство ошибок первого дня работы.
Проверить положительные остатки по продаваемому товару
Статус оборудования в разделе настроек, тестовая печать
Цена выводится при подборе товара в чек
Вход под учетной записью, доступность кнопки «Новый чек»
Продажа на автоматизированной точке: чек ККМ
На автоматизированной торговой точке рабочим инструментом кассира является рабочее место кассира (РМК) либо журнал «Чеки ККМ». Порядок действий одинаков во всех торговых конфигурациях, отличаются только названия кнопок.
Сначала кассир открывает кассовую смену — в этот момент на фискальном регистраторе печатается отчет об открытии смены. Затем для каждой продажи создается чек: товар подбирается сканером штрихкода, поиском по наименованию или артикулу, указывается количество. Программа подставляет цену и рассчитывает скидки, если они настроены.
Оплата принимается наличными, банковской картой или смешанно. После нажатия кнопки оплаты чек фискализируется, данные уходят в ОФД, а документ «Чек ККМ» получает статус «Пробит». До закрытия смены чек не списывает товар и не формирует проводки — движения по учету выполнит «Отчет о розничных продажах».
- 1Откройте кассовую смену в РМК или через документ «Кассовая смена»
- 2Создайте чек и добавьте товары сканером или подбором
- 3Проверьте цены, количество и итоговую сумму
- 4Примите оплату наличными и/или картой, нажмите «Пробить»
- 5Выдайте покупателю фискальный чек
- 6В конце дня выполните закрытие смены с формированием Z-отчета и отчета о розничных продажах
Если касса работает офлайн
При временной потере связи с сервером (в «1С:Рознице» на кассовом узле) чеки продолжают пробиваться локально и выгружаются в центральную базу при восстановлении обмена. Не закрывайте смену принудительно через диспетчер задач и не создавайте дубли чеков вручную — это приведет к расхождениям выручки и остатков.
Закрытие смены и отчет о розничных продажах
В конце рабочего дня кассир закрывает смену: на фискальном регистраторе печатается Z-отчет (отчет с гашением). В 1С при этом автоматически или по кнопке создается документ «Отчет о розничных продажах», в который попадают все пробитые за смену чеки за вычетом возвратов.
Именно этот документ выполняет главные учетные движения: списывает проданный товар со склада розничного магазина, отражает выручку и НДС, фиксирует наличную и безналичную оплату. Проверьте перед проведением, что все чеки смены имеют статус «Пробит», а сумма документа совпадает с итогом Z-отчета.
Если чек пробит, но в отчет не попал (например, смену закрыли раньше, чем чек дошел по обмену), документ можно дополнить вручную кнопкой заполнения по чекам смены. Не проводите отчет с неполными данными — исправление задним числом потребует сторнирования.
Как проверить результат закрытия смены
Совпадает с итогом Z-отчета
Расхождение — есть непробитые или «потерянные» чеки
Уменьшились на проданное количество, без минусов
Отрицательные остатки по позициям
Все чеки «Пробит» или «Аннулирован»
Чеки в статусе «Отложен» или без статуса
Фактическая сумма равна учетной с учетом внесений и выемок
Недостача или излишек в денежном ящике
Продажа на неавтоматизированной точке
На неавтоматизированной торговой точке касса с 1С не связана, поэтому чеки в программе не создаются. Продажи отражаются одним документом «Отчет о розничных продажах» за день или смену. Данные для заполнения берутся из Z-отчета автономной кассы, товарного журнала продавца или результатов инвентаризации.
Создайте документ, укажите склад НТТ, добавьте проданные товары с количеством и ценами — вручную или через подбор. На закладке оплаты укажите сумму наличной выручки и оплат картами. После проведения программа спишет товар и отразит выручку так же, как на автоматизированной точке.
Если ассортимент большой и ежедневный ввод трудоемок, допустим вариант учета по продажным ценам (в «1С:Бухгалтерии»): выручка приходуется общей суммой, а списание и валовая прибыль рассчитываются при закрытии месяца. Этот способ требует настройки учетной политики и счета 42 «Торговая наценка».
Сравнение вариантов оформления
Точный поштучный учет в момент продажи; требует подключенной кассы и настройки оборудования
Один документ в день, простая схема; нет детализации по времени и кассирам внутри дня
Выручка общей суммой без номенклатуры; подходит для мелкорозницы, но исключает контроль остатков по товарам
Возврат товара от покупателя
Возврат оформляется в день продажи и после него по-разному. В день продажи, пока смена открыта, достаточно документа «Возврат товаров от розничного покупателя» или чека с признаком «Возврат» на основании чека продажи — сумма уменьшит итог отчета о розничных продажах текущей смены.
Если смена уже закрыта, возврат оформляется отдельным чеком возврата в новой смене. Потребуйте от покупателя кассовый чек или иное подтверждение покупки и заявление — это требование законодательства о защите прав потребителей и кассовой дисциплины. Товар при возврате должен прийти на тот же розничный склад, иначе остатки разъедутся.
Проверка результатов и отчеты
После закрытия смены сверьте три цифры: итог Z-отчета, сумму отчета о розничных продажах и фактическую наличность в денежном ящике с учетом внесений и выемок. Все три должны сходиться. Для анализа используйте типовые отчеты: «Валовая прибыль», «Продажи», «Остатки товаров» — они строятся по данным проведенных документов.
Контроль остатков выполняйте регулярно: отрицательные остатки по розничному складу — верный признак того, что товар продавался без оприходования или закрытие смены прошло с ошибкой. Инвентаризацию на розничной точке оформляйте документом «Инвентаризация товаров» с последующим оприходованием излишков и списанием недостач.
Частые вопросы
Можно ли оформить розничную продажу без кассы ККМ?
Если организация или ИП обязаны применять ККТ, продажа без фискального чека незаконна. В 1С для точек, освобожденных от ККТ, продажа отражается отчетом о розничных продажах без фискализации — касса в этом случае не подключается, а выручка вносится по фактическим данным.
Чем отличается чек ККМ от отчета о розничных продажах?
Чек ККМ фиксирует одну продажу конкретному покупателю и нужен для фискализации. Отчет о розничных продажах — итоговый документ смены: он собирает все чеки, списывает товар со склада и формирует проводки по выручке. Без отчета проданный товар останется на остатках.
Чек пробит, но товар не списался со склада. Почему?
Списание выполняет не чек, а отчет о розничных продажах при закрытии смены. Проверьте, что смена закрыта и отчет проведен. Если отчет есть, а товар на месте — убедитесь, что чек попал в табличную часть отчета, и при необходимости заполните его повторно по чекам смены.
Как оформить продажу с оплатой частично наличными, частично картой?
В форме оплаты чека добавьте две строки оплаты: наличными и по платежной карте с указанием сумм. Программа контролирует, чтобы сумма оплат равнялась сумме чека. В отчете о розничных продажах эти суммы отразятся раздельно — наличная выручка и оплаты картами.
Как исправить ошибку в уже пробитом чеке?
Пробитый чек нельзя отредактировать — фискальные данные зафиксированы. Ошибочный чек аннулируется (до закрытия смены) или оформляется чек возврата, после чего создается новый корректный чек. Удалять документ из базы нельзя: возникнет расхождение с данными ОФД.
Можно ли вести розничные продажи в «1С:Бухгалтерии» без торговой конфигурации?
Да, в «1С:Бухгалтерии» есть документы «Чек ККМ» (при подключенной кассе) и «Отчет о розничных продажах» для обоих типов точек. Функциональность уже, чем в «1С:Рознице» или УТ: нет полноценного РМК, дисконтных программ и расширенного ценообразования, но для одной небольшой точки возможностей достаточно.
Что важно запомнить
На автоматизированной точке продажа — это чек ККМ плюс отчет о розничных продажах при закрытии смены; на неавтоматизированной — только отчет по данным Z-отчета. Списание товара и выручку формирует отчет, поэтому его сумма всегда должна совпадать с Z-отчетом, а остатки — оставаться положительными. Ошибки исправляйте возвратами и корректировками, не удалением документов.