Как оформить прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых контролируется через систему прослеживаемости ФНС. Для каждой партии такого товара нужно указывать регистрационный номер партии товара (РНПТ) и передавать сведения о сделках в налоговую через счета-фактуры, УПД или уведомления. В 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен штатный механизм учёта, но он работает корректно только при правильной начальной настройке.

Ошибки в оформлении прослеживаемых товаров дорого обходятся: за продажу без указания РНПТ или без передачи сведений предусмотрены штрафы, а у покупателя возникают проблемы с вычетом НДС. Поэтому важно выстроить процесс целиком: от карточки номенклатуры до проверки отправки документов оператору ЭДО.

Ниже разобран практический порядок работы в типовых конфигурациях 1С: как включить учёт прослеживаемости, настроить номенклатуру, оформить поступление и реализацию, а также как проверить, что сведения ушли в ФНС.

Что считается прослеживаемым товаром и какие данные нужны

Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства и включает, в частности, отдельные виды электроники, бытовой техники, мебели, детских колясок, одежды и других категорий. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС: если код вашего товара есть в перечне, товар прослеживаемый.

Ключевой реквизит — РНПТ, регистрационный номер партии товара. Его формирует декларант при ввозе товара в РФ, а отечественный производитель получает номер при вводе товара в оборот. Если вы перекупщик, РНПТ вы не создаёте, а получаете от поставщика в УПД или счёте-фактуре и обязаны передавать его дальше по цепочке.

Кроме РНПТ, для каждой партии нужны: код ТН ВЭД, количество товара в единице измерения прослеживаемости (она указана в перечне для каждого кода) и стоимость. Единица прослеживаемости может отличаться от вашей складской единицы — например, учёт ведёте в упаковках, а прослеживаемость требует штуки.

Включение учёта прослеживаемости в настройках 1С

В УТ 11, КА 2 и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите опцию учёта прослеживаемых товаров (в разных версиях она называется «Прослеживаемые товары» или «Импортные и прослеживаемые товары» вместе с учётом ГТД). В 1С:Бухгалтерии 8 функциональность включается в разделе «Главное» → «Функциональность», закладка «Запасы» — флаг «Прослеживаемые товары».

Дополнительно проверьте, что включён обмен электронными документами: сведения о прослеживаемых товарах передаются в ФНС только в электронном виде через оператора ЭДО. Без настроенного ЭДО оформить реализацию прослеживаемого товара корректно не получится — бумажный документ для этой цели не подходит.

Настройка карточки номенклатуры

Откройте карточку товара и в поле «Код ТН ВЭД» выберите код из классификатора. Если код входит в перечень прослеживаемых товаров, 1С автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» и подставит единицу измерения прослеживаемости. Если признак не появился — обновите классификатор ТН ВЭД: перечень периодически меняется, а вместе с обновлениями конфигурации приходят актуальные данные.

Проверьте соотношение единиц: если складская единица отличается от единицы прослеживаемости, задайте коэффициент пересчёта в карточке единицы измерения (например, 1 коробка = 12 штук). От этого коэффициента зависит корректность количества, передаваемого в ФНС.

1. 1
   Откройте карточку номенклатуры и укажите код ТН ВЭД из классификатора
2. 2
   Убедитесь, что установился флаг «Прослеживаемый товар»
3. 3
   Проверьте единицу измерения прослеживаемости и коэффициент пересчёта к складской единице
4. 4
   Сохраните карточку и проверьте, что в документах появляется поле РНПТ

Оформление поступления прослеживаемого товара

При покупке у российского поставщика получите от него УПД в электронном виде — в нём уже указаны РНПТ по каждой позиции. При загрузке документа через ЭДО 1С подставит номера партий в табличную часть поступления автоматически. Если документ вводится вручную, заполните РНПТ самостоятельно: в табличной части «Товары» откройте колонку «РНПТ» (или форму «Подбор РНПТ») и введите номер и количество в единицах прослеживаемости.

Если вы сами импортируете товар, РНПТ формируется на основании данных таможенной декларации: оформляется документ поступления с указанием номера ГТД, а регистрационный номер партии вносится по правилам, установленным для импортёров. В этом случае сверяйте данные с выпиской из системы прослеживаемости через личный кабинет ФНС.

После проведения поступления убедитесь, что остаток по РНПТ отразился в учёте: в УТ 11 и ERP используйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (или «Ведомость по прослеживаемым товарам» — название зависит от конфигурации). Остаток по партии должен совпадать с фактическим количеством на складе в единицах прослеживаемости.

Оформление реализации и передача сведений в ФНС

Создайте документ «Реализация товаров и услуг» обычным порядком. Для прослеживаемых позиций программа потребует указать РНПТ: либо подберите номер партии вручную из остатков, либо используйте автоматический подбор — 1С распределит количество по имеющимся РНПТ. Если одной партии не хватает, строка разбивается на несколько с разными номерами.

Затем сформируйте УПД со статусом «1» (счёт-фактура и передаточный документ) и отправьте покупателю через ЭДО. Оператор передаёт сведения о прослеживаемых товарах в ФНС автоматически — отдельного действия для этого не требуется. Проследите, чтобы документ дошёл до покупателя и был им подписан: только после этого цепочка прослеживаемости считается замкнутой.

Для операций, по которым не оформляется счёт-фактура или УПД (например, отдельные виды перемещений или реализация без НДС в определённых случаях), используется уведомление о вводе в оборот или о перемещении прослеживаемых товаров — в типовых конфигурациях для этого есть специальные документы, которые также отправляются через ЭДО.

Проверка результата и контроль остатков по РНПТ

Регулярно сверяйте данные учёта с системой прослеживаемости. В 1С для этого есть отчёты по остаткам прослеживаемых товаров, а в личном кабинете ФНС можно запросить сведения о принадлежащих вам партиях. Расхождения чаще всего возникают из-за ручного ввода РНПТ с ошибкой, неотправленных УПД и возвратов, оформленных без указания номера партии.

Возвраты прослеживаемых товаров оформляйте строго с тем РНПТ, по которому товар был продан: иначе у покупателя «зависнет» остаток, а у вас появится отрицательный. При перемещениях между собственными складами тоже сохраняйте привязку к партии, если ведёте учёт РНПТ по складам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус УПД в ЭДО

Норма

Документ доставлен и подписан покупателем

Тревожный признак

Документ не отправлен, отклонён или ждёт подписи долго

Остатки по РНПТ в отчёте

Норма

Остаток по каждой партии равен фактическому или нулевой

Тревожный признак

Отрицательные остатки или «висящие» партии по проданному товару

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнен ТН ВЭД, стоит признак прослеживаемости

Тревожный признак

Признак снят или код ТН ВЭД пустой

Типичные ошибки при оформлении

Самая частая проблема — товар проведён как обычный, потому что в карточке не был указан код ТН ВЭД. Такие документы не попадают в отчётность по прослеживаемости, и ошибка всплывает только при проверке. Вторая типичная ситуация — неверный коэффициент пересчёта единиц: в ФНС уходит количество, не совпадающее с реальным.

Отдельный блок ошибок связан с ЭДО: устаревший формат документа, не обновлённая конфигурация, неподписанные входящие УПД. Форматы электронных документов обновляются, поэтому держите конфигурацию на актуальном релизе — старые версии могут формировать документы в формате, который оператор уже не принимает.

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, входит ли мой товар в перечень прослеживаемых?

Сверьте код ТН ВЭД товара с перечнем из постановления Правительства о прослеживаемости. В 1С есть косвенный признак: если после выбора кода ТН ВЭД в карточке автоматически установился флаг «Прослеживаемый товар», код входит в перечень (при актуальном классификаторе). Для надёжности проверяйте по тексту постановления.

Можно ли продать прослеживаемый товар без ЭДО?

Нет. Сведения о прослеживаемых товарах передаются в ФНС только в электронном виде в составе УПД, счёта-фактуры или уведомления через оператора ЭДО. Бумажный документ обязанность не закрывает.

Что делать, если поставщик прислал УПД без РНПТ?

Запросите у поставщика корректировочный или исправленный документ с указанием РНПТ. Принимать товар к учёту как прослеживаемый без номера партии нельзя — при дальнейшей продаже вы не сможете корректно указать РНПТ и нарушите требования законодательства.

Нужно ли указывать РНПТ при перемещении между своими складами?

Перемещение между складами одной организации не передаётся в ФНС, но привязку остатков к РНПТ сохранять нужно, чтобы при последующей продаже корректно подобрать партию. В типовых конфигурациях РНПТ в перемещениях указывается при включённом учёте прослеживаемости.

Отличается ли прослеживаемость от маркировки «Честный ЗНАК»?

Да, это разные системы. Прослеживаемость контролирует партии товаров по РНПТ через ФНС, а маркировка — каждую единицу товара по кодам Data Matrix через «Честный ЗНАК». Один товар может подпадать под обе системы одновременно, и тогда в документах заполняются оба реквизита.

Как исправить отрицательный остаток по РНПТ?

Найдите документ, вызвавший расхождение: обычно это продажа по неверному РНПТ или непроведённое поступление. Исправьте номер партии в документе или введите корректировку, затем перепроведите цепочку документов и сверьте остаток отчётом по прослеживаемым товарам.