Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить приход товара в 1С Розница
Подробная инструкция по оформлению прихода товара в 1С Розница: поступление, оприходование, цены, серии, проверка остатков и исправление ошибок.
Приход товара в 1С Розница — базовая складская операция, от которой зависят остатки, себестоимость и корректность продаж. Ошибка на этапе оприходования приводит к расхождениям между учётом и фактом: товар физически лежит на полке, а программа показывает нулевой или отрицательный остаток, либо наоборот — номенклатура «висит» на складе, которого давно нет.
В конфигурации «1С:Розница» для отражения поставки используется документ «Поступление товаров», а для ввода начальных остатков и излишков — «Оприходование товаров». Разница принципиальна: поступление фиксирует закупку у поставщика и формирует задолженность, оприходование просто увеличивает складские остатки без связи с контрагентом.
Ниже разобран порядок оформления прихода от подготовки справочников до проверки результата, включая работу с ценами, сериями, характеристиками и типичные ошибки, из-за которых остатки «разъезжаются».
Подготовка: что проверить до оформления прихода
До создания документа убедитесь, что в базе корректно заведены базовые справочники. Нужен магазин со складом (справочник «Магазины»), поставщик в справочнике «Контрагенты» и карточки номенклатуры для принимаемого товара. Если товар новый, карточки создаются заранее или прямо из документа поступления.
Проверьте настройки учётной политики магазина: тип склада (оптовый или розничный), использование характеристик и серий, схему ценообразования. От этих настроек зависит, какие поля будут доступны в документе и как программа рассчитает цены. Например, если для вида номенклатуры включён учёт по сериям, приход без указания серии не проведётся.
Определитесь с ценами заранее: будет ли розничная цена устанавливаться автоматически при поступлении (по наценке на закупочную цену) или отдельным документом «Установка цен номенклатуры». Смешение подходов — частая причина ситуации, когда товар на остатках есть, а продать его нельзя, потому что цена не назначена.
Оформление документа «Поступление товаров»
Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров» и создайте новый документ. В шапке укажите магазин (склад получения), поставщика и при необходимости организацию. Если поставка оформляется по заказу поставщику, документ удобно создавать на основании заказа — табличная часть заполнится автоматически, и останется только сверить количество с фактом.
Заполните табличную часть «Товары». Каждую строку можно добавить вручную, подбором из номенклатуры или сканированием штрихкодов — при работе со сканером это самый быстрый способ. Для каждой позиции укажите количество, цену закупки и сумму; НДС программа рассчитает по ставке из карточки номенклатуры, но ставку можно изменить в строке.
Сверьте итог документа с бумажной накладной поставщика: общая сумма и количество строк должны совпасть. Расхождения по количеству фиксируйте фактом — указывайте реально принятое количество, а разногласия решайте с поставщиком отдельно, не «подгоняя» документ под накладную.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать»
- 2Укажите магазин, поставщика, при необходимости договор и заказ
- 3Заполните табличную часть: вручную, подбором или сканером штрихкодов
- 4Проверьте цены закупки, ставки НДС и итоговую сумму по накладной
- 5Установите розничные цены (флаг в документе или отдельная установка цен)
- 6Проведите документ и проверьте остатки отчётом
Установка розничных цен при поступлении
В 1С Розница розничные цены можно назначить прямо из документа поступления — для этого предусмотрен механизм установки цен при проведении. В документе есть возможность указать розничную цену по каждой строке или рассчитать её по формуле от закупочной цены с заданной наценкой.
Альтернатива — отдельный документ «Установка цен номенклатуры» в разделе «Ценообразование». Этот способ удобнее, когда цены утверждает другой сотрудник или когда одна поставка попадает под разные виды цен. Документ поступления и установка цен связываются: при вводе на основании цены подтянутся автоматически.
Проверьте результат: откройте карточку товара или отчёт по ценам и убедитесь, что цена действует с нужной даты. Товар без установленной цены отразится на остатках, но в РМК (рабочем месте кассира) продаться не сможет либо уйдёт по нулевой цене — в зависимости от настроек.
Способы назначения цен
Подходит для небольших поставок и когда приёмщик сам назначает цены. Ограничение: меньше контроля, легко ошибиться в наценке.
Подходит при разделении ролей и сложном ценообразовании. Ограничение: лишний документ, нужно следить, чтобы он был проведён до начала продаж.
Особые случаи: характеристики, серии и наборы
Приход товара с характеристиками
Если вид номенклатуры ведётся с характеристиками (размеры, цвета), каждая строка документа заполняется с указанием конкретной характеристики. Остатки учитываются в разрезе характеристик, поэтому приход «в общем» без детализации невозможен — программа не даст провести документ без заполненной колонки.
Товар с сериями и сроками годности
Для продовольствия, косметики и других товаров со сроком годности в карточке вида номенклатуры включается учёт по сериям. В документе поступления для каждой строки создаётся или выбирается серия с указанием срока годности. Это позволяет потом контролировать истекающие сроки и формировать списания по FEFO.
Несколько складов и перемещения
Документ поступления оформляется на один конкретный склад. Если поставка распределяется между оптовым складом и торговым залом, создаётся либо два поступления, либо одно поступление на оптовый склад и последующее «Перемещение товаров». Не пытайтесь отразить два склада в одном документе — такой возможности нет.
Оприходование излишков и начальных остатков
Документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад») применяется, когда товар появляется не от поставщика: излишки по итогам инвентаризации, ввод начальных остатков при старте учёта, безвозмездное получение. В документе указывается склад, табличная часть с номенклатурой и количеством, а также цена — по ней товар встанет на учёт в суммовом выражении.
При вводе начальных остатков действуйте аккуратно: оприходование увеличивает остатки, но не формирует задолженности перед поставщиками. Если база ведётся с нуля, сначала проведите инвентаризацию фактических остатков, затем оприходуйте их одним или несколькими документами по группам товаров — так проще искать ошибки.
Не используйте «Оприходование» вместо «Поступления» для обычных закупок: вы потеряете учёт взаиморасчётов с поставщиком, историю закупочных цен и связь с заказами. Это одна из самых частых причин «битого» учёта в рознице.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах») с отбором по нужному магазину. Остатки по принятым позициям должны увеличиться ровно на оприходованное количество. Если товар уже был на остатке, итоговое значение должно равняться сумме старого остатка и прихода.
Проверьте движения самого документа: в форме поступления есть кнопка показа движений по регистрам. Там должны быть записи по регистру товаров на складах с положительным количеством и, при соответствующей настройке, записи по взаиморасчётам с поставщиком.
Дополнительно убедитесь, что в РМК товар доступен к продаже: найдите его по штрихкоду или наименованию в режиме продажи. Если товар находится, цена корректна и остаток виден — приход оформлен правильно.
Как проверить результат
Увеличился ровно на количество из документа
Остаток не изменился или изменился по другому складу
Цена установлена и действует с даты поступления
Цена нулевая или отсутствует — товар не продастся в РМК
Появилась задолженность на сумму накладной
Задолженности нет — возможно, использовано оприходование вместо поступления
Исправление ошибок в проведённом приходе
Если ошибка обнаружена в том же периоде и по товару ещё не было продаж, проще всего отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Это безопасный сценарий: движения по регистрам будут перезаписаны.
Если по оприходованному товару уже были продажи или перемещения, не редактируйте старый документ задним числом без необходимости — это может сдвинуть себестоимость и остатки по всей цепочке последующих документов. Корректнее оформить корректировку: возврат поставщику на ошибочное количество и новое поступление с правильными данными, либо корректировочный документ, если он предусмотрен в вашей версии конфигурации.
Расхождения, выявленные инвентаризацией, исправляйте не ручной правкой поступлений, а документами «Списание товаров» и «Оприходование товаров» по результатам пересчёта — так в учёте остаётся прозрачная история изменений.
Что важно запомнить
Закупку у поставщика оформляйте документом «Поступление товаров», излишки и начальные остатки — «Оприходованием товаров». Заполняйте склад, характеристики и серии полностью, назначайте розничные цены до начала продаж и после проведения сверяйте остатки отчётом. Ошибки в закрытом периоде исправляйте корректировочными документами, а не правкой старых поступлений.
Частые вопросы
Чем поступление отличается от оприходования в 1С Розница?
Поступление товаров фиксирует закупку у контрагента: формирует задолженность перед поставщиком, сохраняет закупочные цены и может создаваться на основании заказа. Оприходование просто увеличивает складские остатки без связи с поставщиком — оно предназначено для излишков, начальных остатков и безвозмездного получения.
Почему товар есть на остатке, но не продаётся в РМК?
Наиболее частая причина — не установлена розничная цена. Проверьте документ «Установка цен номенклатуры» по этому товару и виду цен магазина. Также убедитесь, что товар оприходован именно на тот магазин, с которого работает касса, и что в РМК выполнен обмен данными с центральной базой, если используется распределённая структура.
Можно ли оформить приход по штрихкодам со сканером?
Да. В табличной части документа поступления работает ввод по штрихкоду: сканируйте товары по очереди, программа будет добавлять строки или увеличивать количество в существующих. Если штрихкод не найден, программа предложит создать новую карточку номенклатуры или привязать код к существующей.
Что делать, если поставщик привёз больше или меньше, чем в накладной?
В документе указывайте фактически принятое количество, а не данные накладной. Расхождение оформите претензией поставщику. Если недостача выявлена уже после проведения поступления, оформите корректировку или возврат поставщику на разницу — не редактируйте проведённый документ, по которому могли пройти продажи.
Как оформить приход товара со сроком годности?
В виде номенклатуры включите учёт по сериям с указанием срока годности. При заполнении поступления для каждой строки создайте серию и укажите дату истечения срока. После этого в отчётах по сериям можно будет отслеживать товары с приближающимся окончанием срока годности и вовремя устраивать распродажи или списания.
Нужно ли проводить поступление, если база только создана и остатки заводятся впервые?
Нет, для стартового заполнения используйте «Оприходование товаров» или специализированные помощники ввода начальных остатков, если они есть в вашей версии. Поступление создаст лишнюю задолженность перед поставщиками, которой фактически нет, и исказит взаиморасчёты с самого начала работы.