Как оформить предоплату за товар в розничной торговле 1С

Предоплата в розничной торговле встречается постоянно: покупатель вносит аванс за товар, который заберёт позже, оформляет заказ под поставку или оплачивает часть стоимости при бронировании. В 1С такая операция должна быть отражена корректно и в учёте, и на кассе — иначе возникнут расхождения в дебиторской задолженности, ошибки в кассовых чеках и вопросы со стороны налоговой.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Розница 8», «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация» механика похожа, но документы называются по-разному. Ниже разобран универсальный подход с уточнениями для каждой конфигурации, а также типичные сценарии: полная предоплата, частичная, зачёт аванса при отгрузке и возврат.

Ключевой принцип: предоплата — это ещё не продажа. До момента передачи товара сумма числится как аванс полученный (счёт 62.02), а в кассовом чеке пробивается с признаком способа расчёта «Предоплата 100%» или «Предоплата». Только при отгрузке аванс зачитывается и признаётся выручка.

Какие документы используются для предоплаты в разных конфигурациях

Прежде чем оформлять операцию, определите, какая у вас конфигурация и какой документ станет основанием. В «1С:Розница 8» основной инструмент — документ «Заказ покупателя» с последующей оплатой через РМК или документом «Оплата от покупателя платёжной картой». В «1С:Управление торговлей 11» цепочка строится на «Заказе клиента» с этапом «Предоплата до отгрузки», а оплата регистрируется через «Приходный кассовый ордер» или «Эквайринговую операцию».

Если покупатель платит наличными без заказа (типичная ситуация для небольшого магазина), допустимо оформить приходный кассовый ордер с видом операции «Поступление оплаты от клиента» и указанием контрагента. Но без документа-основания зачесть такой аванс придётся вручную при реализации, что повышает риск ошибок.

В бухгалтерском учёте поступление аванса формирует проводку Дт 50 (51) — Кт 62.02. При отгрузке товара: Дт 62.01 — Кт 90.01 и одновременно Дт 62.02 — Кт 62.01 (зачёт аванса). Проверяйте, чтобы эти проводки формировались автоматически — если документы заполнены корректно, ручных операций не потребуется.

Оформление предоплаты в 1С:Розница 8

В «1С:Рознице» наиболее корректный сценарий — через заказ покупателя. Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей», создайте новый документ, укажите покупателя (или оставьте розничного, если карточка не ведётся), добавьте товары и установите статус «К оплате». Сохраните и проведите заказ.

Далее примите оплату. Если покупатель платит на кассе, откройте РМК, выберите операцию «Оплата по заказу» (или вызовите заказ через поиск), программа подтянет сумму и состав. Пробейте чек — фискальный регистратор автоматически поставит признак способа расчёта «Предоплата 100%» при полной оплате или «Предоплата» при частичной. Это требование ФФД, и при корректной настройке кассы заполняется без ручного вмешательства.

Если оплата приходит безналичным путём, создайте документ «Поступление безналичных денежных средств» или зарегистрируйте оплату на основании заказа через соответствующую команду в форме документа. Убедитесь, что в документе оплаты указан именно этот заказ — тогда зачёт аванса при отгрузке произойдёт автоматически.

1. 1
   Создайте заказ покупателя: раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать»
2. 2
   Заполните товары, покупателя и установите статус «К оплате», проведите документ
3. 3
   Примите оплату через РМК («Оплата по заказу») или документом поступления денежных средств
4. 4
   Проверьте чек: признак способа расчёта должен быть «Предоплата 100%» или «Предоплата»
5. 5
   При выдаче товара создайте реализацию на основании заказа — аванс зачтётся автоматически
6. 6
   Пробейте чек отгрузки с признаком «Полный расчёт» и указанием зачтённого аванса

Оформление предоплаты в 1С:Управление торговлей 11 и КА

В УТ 11 цепочка начинается с «Заказа клиента» (раздел «Продажи»). В заказе на вкладке с условиями оплаты выберите вариант «Предоплата до отгрузки» — полная или частичная с указанием процента. Программа сформирует график оплаты, и заказ перейдёт в состояние ожидания оплаты.

Поступление денег регистрируется документом «Приходный кассовый ордер» (для наличных) или «Поступление безналичных денежных средств». Создавайте его на основании заказа клиента — тогда поле «Основание платежа» заполнится автоматически, а в расшифровке платежа подтянется объект расчётов. Это критично: без привязки к заказу аванс «повиснет» на контрагенте и не зачтётся.

Если в магазине установлена касса с РМК (при использовании УТ в связке с розничной точкой), оплату принимайте через рабочее место кассира по заказу. После поступления денег заказ сменит состояние, и станет доступна отгрузка документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся на основании заказа.

Частичная предоплата и доплата при получении товара

Частичная предоплата оформляется тем же заказом, но сумма оплаты вводится меньше итоговой. В «1С:Рознице» при оплате через РМК кассир вручную корректирует сумму к оплате; в чеке появится признак «Предоплата» с указанием внесённой суммы. Остаток долга фиксируется в заказе.

При выдаче товара покупатель доплачивает разницу. В чеке отгрузки фискальный регистратор укажет: признак способа расчёта «Полный расчёт», сумма зачтённого аванса и сумма доплаты отдельными строками в секции расчётов. Проверьте, что касса корректно передаёт эти данные — для этого драйвер ККТ должен поддерживать ФФД 1.05 или выше.

Если по заказу было несколько частичных оплат (например, рассрочка до отгрузки), в документе реализации проверьте таблицу зачёта авансов: все внесённые суммы должны быть подобраны. В УТ 11 это делается автоматически при условии, что каждый платёж был привязан к заказу.

Зачёт аванса при отгрузке и проверка результата

Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (в «1С:Рознице» — чек ККМ на продажу или отчёт о розничных продажах по заказу). Создавайте реализацию строго на основании заказа: тогда программа автоматически зачтёт аванс, и в проводках появится запись Дт 62.02 — Кт 62.01.

После проведения откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» (в бухгалтерских конфигурациях) или «Расчёты с клиентами» (в УТ и Рознице). По данному покупателю не должно оставаться ни аванса, ни долга, если предоплата была полной. При частичной предоплате остаток должен соответствовать фактической доплате.

Также сверьте кассовые документы: чек предоплаты и чек отгрузки должны в сумме давать полную стоимость товара. В ОФД-отчётах оба чека видны отдельно, и налоговая при проверке сопоставляет их по признакам расчёта — расхождения вызывают вопросы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по реализации

Норма

Есть Дт 62.02 — Кт 62.01 на сумму аванса

Тревожный признак

Аванс остался на 62.02, а долг висит на 62.01

Состояние заказа

Норма

Заказ закрыт, задолженность нулевая

Тревожный признак

Заказ в статусе «К оплате» после отгрузки

Кассовые чеки

Норма

Чек аванса с признаком «Предоплата», чек отгрузки — «Полный расчёт» с зачётом аванса

Тревожный признак

Оба чека пробиты как обычная продажа

Возврат предоплаты, если сделка не состоялась

Если покупатель отказался от заказа, предоплату нужно вернуть. В «1С:Рознице» создайте документ «Возврат денежных средств покупателю» или расходный кассовый ордер на основании заказа, отмените сам заказ. Если аванс был пробит по кассе, потребуется чек возврата прихода с тем же признаком способа расчёта, что и в исходном чеке.

В УТ 11 используйте «Расходный кассовый ордер» с операцией «Возврат оплаты клиенту» на основании заказа или приходного ордера. Заказ клиента закройте с указанием причины отмены, чтобы он не висел в списке незавершённых.

При безналичной оплате возврат оформляется документом списания с расчётного счёта. Срок возврата безналичного платежа регулируется договором и законодательством о защите прав потребителей — задержка возврата может повлечь претензии покупателя.

Настройки, которые упрощают работу с предоплатой

Проверьте, что в настройках учётной политики и конфигурации включён учёт расчётов с клиентами по заказам. В УТ 11 это раздел «НСИ и администрирование» → «Продажи» → опции использования заказов клиентов. В «1С:Рознице» включите использование заказов покупателя в настройках торговли.

Для кассы убедитесь, что в настройках подключаемого оборудования выбрана актуальная версия формата фискальных данных (ФФД 1.05 или 1.2) — только тогда признаки предоплаты передаются корректно. При ФФД 1.2 дополнительно потребуется передача кода товара и обновлённых реквизитов, проверьте совместимость драйвера.

Если предоплаты у вас регулярны, настройте шаблоны условий оплаты в заказах (например, «50% при заказе, 50% при получении»). Это ускоряет работу менеджеров и снижает количество ошибок при ручном вводе этапов оплаты.

Частые вопросы

Можно ли принять предоплату без заказа покупателя?

Технически да — через приходный кассовый ордер с операцией «Поступление оплаты от клиента». Но такой аванс не привязан к конкретной сделке, и при отгрузке зачёт придётся выполнять вручную. Для разовых ситуаций это допустимо, при регулярной работе с предоплатой всегда используйте заказ.

Какой признак расчёта ставить в чеке при частичной предоплате?

Для частичной предоплаты используется признак способа расчёта «Предоплата» (код 02), для полной — «Предоплата 100%» (код 01). При отгрузке с зачётом аванса чек пробивается с признаком «Полный расчёт». При корректной настройке кассы и ФФД 1.05+ признак подставляется автоматически.

Что делать, если аванс не зачёлся при отгрузке автоматически?

Проверьте, что документ оплаты создан на основании заказа и в нём указан тот же объект расчётов. Если привязки нет, откройте документ реализации и вручную подберите аванс в таблице зачёта (в УТ 11 — кнопка подбора авансов в расчётах). После перепроведения проверьте проводки Дт 62.02 — Кт 62.01.

Как оформить предоплату от физического лица без карточки контрагента?

В «1С:Рознице» допустимо работать с розничным покупателем без создания карточки — заказ и оплата регистрируются обезличенно. Для учётных целей аванс всё равно попадёт на 62.02. Если покупатель просит документы на имя (например, для гарантии), заведите карточку контрагента с ФИО.

Нужно ли выдавать покупателю документ при внесении предоплаты?

Кассовый чек с признаком «Предоплата» является подтверждением внесения аванса и обязателен при расчётах. Дополнительно по просьбе покупателя можно распечатать заказ покупателя или счёт на оплату — в 1С для этого есть печатные формы в форме заказа.

Как быть, если товар по предоплате пришёл частично?

Оформите реализацию только на фактически отгруженное количество на основании того же заказа. Аванс зачтётся пропорционально сумме отгрузки, остаток останется на 62.02 до полного закрытия заказа. Заказ при этом остаётся в работе до отгрузки остатка.