Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить пересортицу в 1С: инструкция для УТ, ERP и Бухгалтерии
Как оформить пересортицу в 1С 8.3: документ пересортица товаров, списание и оприходование, проводки, настройка в УТ 11, ERP и Бухгалтерии.
Пересортица — одна из самых частых проблем складского учёта: фактически на складе лежит один товар, а в программе числится другой с похожими характеристиками. Чаще всего это происходит при оприходовании по штрихкоду соседнего артикула, ошибке кладовщика при сборке или перепутанных упаковках у поставщика. Если вовремя не оформить пересортицу в 1С, расхождения накапливаются, искажают себестоимость, остатки и налоговый учёт.
Способ оформления зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP есть специальный документ «Пересортица товаров», который списывает одну номенклатуру и одновременно оприходует другую. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такого документа нет — пересортицу отражают парой операций «Списание товаров» и «Оприходование товаров» либо через инвентаризацию. Ниже разобраны оба сценария с проводками и контролем результата.
Перед оформлением важно зафиксировать факт пересортицы документально: как правило, расхождение выявляется при инвентаризации, и именно акт инвентаризации становится основанием для корректировки учёта. Самовольное «тихое» перекидывание остатков без документа-основания — типичная ошибка, которая всплывёт при следующей ревизии.
Когда оформляется пересортица и что проверить до корректировки
Пересортица оформляется, когда на складе фактически находится товар одного наименования, а по данным учёта числится другой, при этом общее количество и стоимость обычно близки. Классические признаки: отрицательный остаток по одному артикулу при излишке по соседнему, расхождение при инвентаризации «минус по одной позиции, плюс по другой», жалобы покупателей на несоответствие товара в заказе.
Прежде чем делать корректировку, убедитесь, что это действительно пересортица, а не недостача или необработанное поступление. Проверьте: не завис ли товар в пути, не оформлена ли реализация по неправильному артикулу, нет ли непроведённых документов оприходования. Если «минус» по позиции не компенсируется «плюсом» по соседней — это уже недостача, и её оформляют иначе, с отнесением на виновных лиц или расходы.
Совпадает ли количество и близка ли цена позиций
Оформляется списанием с отнесением на виновных или расходы
Оприходуется как прочий доход
Проверить отгрузки и возвраты за период
Оформление пересортицы в УТ 11 и ERP документом «Пересортица товаров»
В конфигурациях Управление торговлей 11 и ERP Управление предприятием пересортица оформляется одним документом. Откройте раздел «Склад и доставка» (в ERP — «Склад») и найдите журнал «Пересортицы товаров» через список складских документов или полнотекстовый поиск по меню. Если документа нет в интерфейсе, проверьте, включена ли в настройках функциональности опция учёта пересортицы и статусов складских операций.
Создайте документ и заполните ключевые поля: склад, на котором выявлено расхождение, организацию и дату (обычно — дата акта инвентаризации). В табличной части для каждой строки указывают две позиции: «Номенклатура (списание)» — товар, которого не хватает по факту, и «Номенклатура (оприходование)» — товар, который фактически лежит на складе. Количество в обеих частях строки должно совпадать — это суть пересортицы.
Обратите внимание на себестоимость. Если цены позиций различаются, программа отразит разницу: превышение стоимости оприходованного товара уйдёт в прочие доходы, недостача — в прочие расходы. Статью доходов/расходов можно указать в документе или она подставится по настройкам счетов учёта. После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по складу и убедитесь, что остатки совпали с фактическими.
- 1Проведите инвентаризацию и зафиксируйте расхождение актом
- 2Откройте раздел «Склад и доставка» → «Пересортицы товаров»
- 3Создайте документ, укажите склад, организацию и дату акта
- 4В строке укажите списываемую и оприходуемую номенклатуру с одинаковым количеством
- 5Проверьте статью доходов/расходов при разной себестоимости
- 6Проведите документ и сверьте остатки по отчёту «Остатки товаров на складах»
Пересортица в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии предприятия отдельного документа «Пересортица» нет, поэтому используют один из двух способов. Первый — через инвентаризацию: создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните фактические остатки, и программа покажет отклонения. Затем на основании инвентаризации создают «Списание товаров» по недостающей позиции и «Оприходование товаров» по излишку.
Второй способ — ручная пара документов без инвентаризации, если расхождение выявлено вне ревизии. В «Списании товаров» укажите недостающий артикул, счёт списания обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В «Оприходовании товаров» укажите фактический артикул и счёт дохода 91.01, если излишек признан прочим доходом. Цену оприходования задают по рыночной или учётной стоимости аналогичного товара.
В налоговом учёте есть нюанс: взаимозачёт недостачи и излишков по пересортице возможен только при соблюдении условий — один и тот же проверяемый период, одно материально ответственное лицо, товары одного наименования и в тождественных количествах. Если условия не выполняются, недостача и излишек отражаются раздельно: недостача — на виновное лицо или в расходы (с ограничениями для налога на прибыль), излишек — в доходы.
Проводки и налоговый учёт при пересортице
Типовая цепочка проводок при пересортице выглядит так: Дт 94 Кт 41 — списана недостающая номенклатура; Дт 41 Кт 94 — оприходован фактический товар (зачёт в пределах пересортицы). Если стоимость оприходованного товара выше списанного, разница отражается проводкой Дт 41 Кт 91.01. Если ниже — Дт 94 Кт 41 на разницу с последующим отнесением на расходы или виновное лицо (Дт 73 Кт 94 либо Дт 91.02 Кт 94).
В УТ 11 и ERP проводки формируются автоматически при отражении документа в регламентированном учёте — счета берутся из настроек счетов учёта номенклатуры. Проверьте, что у списываемой и оприходуемой позиций корректно настроены группы финансового учёта, иначе документ может не сформировать проводки или сформировать их по неверным счетам.
По НДС пересортица сама по себе не создаёт обязательств: реальной реализации нет. Но если недостача не перекрыта излишками и списывается сверх норм, у налоговиков периодически возникают вопросы о восстановлении входного НДС. Практика неоднозначна, поэтому при значимых суммах решение о восстановлении НДС лучше согласовать с главным бухгалтером и зафиксировать в учётной политике.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов выполните контроль. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре) и сверьте остатки по обеим позициям с фактическими данными акта. Отрицательных остатков по списанной позиции быть не должно — если появились, значит, документ проведён на дату, когда товара ещё не было на складе, либо есть непроведённые поступления.
Дополнительно проверьте себестоимость: отчёт по себестоимости или анализ счёта 41 покажет, не зависла ли разница на счёте 94. Незакрытый остаток на 94 счёте после оформления пересортицы — сигнал, что разница в ценах не отнесена ни на доходы, ни на расходы.
Как проверить результат
Совпадают с актом инвентаризации, нет минусов
Отрицательный остаток или расхождение с фактом
Закрыт после оформления пересортицы
Висит остаток — не отражена разница в ценах
Нет скачков и нулевой себестоимости по оприходованной позиции
Позиция числится с нулевой или аномальной стоимостью
Соответствует дате акта инвентаризации
Документ в закрытом периоде без согласования
Профилактика: как снизить количество пересортицы
Разовая корректировка решает проблему точечно, но если пересортица возникает регулярно, нужны организационные меры. Основные причины — ручной ввод артикулов, похожие упаковки на соседних ячейках и приёмка без сверки с заказом. Практически все они устраняются средствами самой 1С.
Включите штрихкодирование: приёмку и отгрузку по сканеру штрихкодов, чтобы исключить ручной выбор неправильной позиции. В УТ 11 и ERP настройте адресное хранение — система подскажет ячейку и не даст положить товар «куда придётся». Для похожих позиций используйте разные штрихкоды и визуально разнесите их по зонам хранения. Регулярные выборочные инвентаризации по группам товаров позволяют ловить расхождения раньше, чем они вырастут в серьёзную проблему.
Что важно запомнить
В УТ 11 и ERP пересортица оформляется одним документом «Пересортица товаров», в Бухгалтерии — парой «Списание» + «Оприходование» на основании инвентаризации. Основание — акт инвентаризации, количество в списании и оприходовании должно совпадать, разницу в ценах нужно отнести на доходы или расходы, а результат — проверить по остаткам и счёту 94.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу без инвентаризации?
Технически в программе — да, документ «Пересортица товаров» создаётся и без документа инвентаризации. Но для бухгалтерского и налогового учёта нужен документ, подтверждающий факт расхождения: акт инвентаризации или хотя бы служебная записка с приказом руководителя. Без документального основания корректировку могут не признать.
Что делать, если количество списываемого и оприходуемого товара не совпадает?
Это уже не чистая пересортица. Совпадающую часть оформите как пересортицу, а разницу — отдельно: превышение фактического остатка — как излишек через оприходование, нехватку — как недостачу через списание с отнесением на виновное лицо или расходы.
Как оформить пересортицу, если товары сильно различаются по цене?
Документ оформляется так же, но разница в стоимости обязательно отражается в учёте: превышение стоимости оприходованного товара идёт в прочие доходы (Дт 41 Кт 91.01), недостача — в прочие расходы или на виновное лицо. Проверьте, что после проведения на счёте 94 ничего не осталось.
Не вижу документ «Пересортица товаров» в меню УТ 11. Где он?
Проверьте настройки функциональности: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» — опции складского учёта должны быть включены. Также документ можно найти через полнотекстовый поиск в меню «Все функции». Если и там его нет, возможно, у вашей роли нет прав на документ — обратитесь к администратору 1С.
Нужно ли восстанавливать НДС при пересортице?
При чистой пересортице, где недостача перекрыта излишками, оснований для восстановления НДС обычно нет — реального выбытия товара не произошло. Если часть недостачи списывается без покрытия, вопрос спорный: официальная позиция контролирующих органов периодически меняется. При значимых суммах решение лучше согласовать с главным бухгалтером и закрепить подход в учётной политике.
Как исправить пересортицу, обнаруженную в уже закрытом периоде?
Сначала сделайте архивную копию базы. Исправление вносится документом текущей датой с отражением в учёте как ошибка прошлых периодов — порядок зависит от существенности суммы и того, сдана ли отчётность. Механику исправления и необходимость уточнённых деклараций определяет главный бухгалтер, самостоятельно проводить документы задним числом в закрытом периоде не стоит.