Как оформить инвентаризацию в 1С УНФ

Инвентаризация в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) решает две задачи: фиксирует фактические остатки на складе и приводит учетные данные в соответствие с реальностью. Для этого в программе предусмотрен документ «Инвентаризация запасов», а по его итогам создаются оприходование излишков и списание недостач. Если проводить процедуру по шагам, она занимает от получаса до нескольких часов в зависимости от объема номенклатуры.

Типичная ошибка — сразу создавать документы списания и оприходования вручную, минуя сам документ инвентаризации. Такой подход ломает отчетность: не видно, когда и кто пересчитывал товар, невозможно сформировать инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Правильная цепочка в УНФ всегда начинается с документа «Инвентаризация запасов».

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на раздел «Закупки» или «Склад» (в зависимости от настроек интерфейса), что все приходные и расходные документы за период проведены, а движения товара на время пересчета приостановлены. Иначе данные «уплывут» прямо в процессе пересчета.

Подготовка: что сделать до создания документа

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учетные остатки. Проведите все поступления, реализации, перемещения и сборки, которые отражены на бумаге, но еще не введены в программу. Непроведенные или отложенные документы исказят сравнение «учет/факт».

Проверьте наличие отрицательных остатков: откройте отчет «Остатки запасов» (раздел «Закупки» → «Отчеты» или «Склад» → «Отчеты») и включите отбор по отрицательному количеству. Минуса по складам означают, что расход проведен раньше прихода, и сначала нужно разобраться с этими позициями.

Договоритесь с персоналом о «тихом часе»: на время физического пересчета не должно быть отгрузок и приемок по выбранному складу. В небольшой компании это обычно вечер после закрытия смены или выходной день.

Создание документа «Инвентаризация запасов»

Перейдите в раздел «Закупки» → «Инвентаризация запасов» (в некоторых настройках интерфейса — «Склад» → «Инвентаризация запасов») и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад (или структурную единицу) и дату фактического пересчета.

Далее заполните табличную часть. Самый быстрый способ — кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам»: программа подтянет всю номенклатуру с учетными остатками на выбранном складе. Если пересчитывается только часть товара, используйте отбор по группе номенклатуры или добавьте позиции вручную через «Добавить».

В таблице документа есть две ключевые колонки: «Количество (учет)» — остаток по данным программы, и «Количество (факт)» — то, что реально насчитали на полках. После заполнения по остаткам фактическое количество по умолчанию равно учетному; меняйте его только там, где пересчет показал расхождение.

1. 1
   Проведите все товарные документы и проверьте отчет «Остатки запасов» на отрицательные позиции
2. 2
   Остановите приемку и отгрузку по выбранному складу на время пересчета
3. 3
   Создайте документ «Инвентаризация запасов», укажите организацию и склад
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» или добавьте позиции вручную
5. 5
   Внесите фактические количества по результатам пересчета в колонку «Количество (факт)»
6. 6
   Проведите документ инвентаризации
7. 7
   Создайте на его основании «Оприходование запасов» (излишки) и «Списание запасов» (недостачи)
8. 8
   Проверьте отчет «Остатки запасов» после проведения — расхождений с фактом быть не должно

Как внести результаты пересчета

Физический пересчет обычно ведется по распечатанной описи или с листа бумаги. Распечатать бланк можно прямо из документа: кнопка «Печать» → «Инвентаризационная опись». В ней уже проставлена номенклатура и учетные количества, остается вписать факт.

После пересчета вернитесь к документу и исправьте колонку «Количество (факт)» по расходящимся позициям. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Позиции, где учет и факт совпали, не трогайте.

Если номенклатура ведется с характеристиками (размеры, цвета) или сериями, пересчитывайте и вносите данные в разрезе каждой характеристики — иначе итоговые движения по складу будут некорректными, даже если суммарное количество товара сойдется.

Оприходование излишков и списание недостач

После проведения инвентаризации откройте ее и воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании». Для позиций с положительным отклонением создайте «Оприходование запасов», для отрицательных — «Списание запасов». Программа подставит в эти документы только расходящиеся строки с нужными количествами.

В оприходовании укажите цену учета излишков — обычно текущую учетную или рыночную стоимость. От этой цены зависит себестоимость оприходованного товара и финансовый результат. В списании проверьте счет затрат (статью расходов): недостача может относиться на издержки обращения, а при установленном виновнике — на расчеты с сотрудником.

Проведите оба документа. После этого складские остатки в программе станут равны фактическим, а разница отразится в финансовых результатах: излишки — как прочий доход, недостачи — как расход.

Проверка результата и печатные формы

Итоговый контроль — отчет «Остатки запасов» на дату после проведения оприходования и списания. Сверьте его с фактическими данными пересчета: количества должны совпадать по каждой позиции. Если где-то не сходится, ищите непроведенный документ или движение, созданное между пересчетом и проведением.

Из документа инвентаризации доступны печатные формы: инвентаризационная опись и сличительная ведомость. Они нужны для бухгалтерского оформления результатов и подписываются ответственными лицами. Сохраните подписанные бумажные версии — при проверках именно они подтверждают факт пересчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Остатки запасов» после проведения всех документов

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчетом по каждой позиции

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведенные накладные или движения за время пересчета

Документы «Оприходование» и «Списание»

Норма

Созданы на основании инвентаризации, содержат только расходящиеся позиции

Тревожный признак

Документы введены вручную без связи с инвентаризацией или содержат лишние строки

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Появились минуса — значит, списание проведено раньше оприходования или есть скрытые движения

Частые ошибки и особые ситуации

Самая распространенная ошибка — редактирование учетного количества вместо фактического. Колонка «Количество (учет)» заполняется программой из регистров, менять ее вручную не нужно: это не исправит остатки, а только исказит расчет отклонений.

Вторая типичная проблема — инвентаризация «задним числом». Если документ датирован прошлым периодом, а между той датой и текущей были движения, остатки на сегодня не сойдутся. Для прошлых дат дату документов оприходования и списания тоже придется ставить корректно, иначе нарушится последовательность проведения.

Если товар хранится на нескольких складах, создавайте отдельную инвентаризацию по каждому складу. Один документ на всю компанию не даст точной картины по местам хранения и затруднит поиск причин расхождений.

Частичная и выборочная инвентаризация

Полный пересчет всего склада не всегда нужен. Для выборочной проверки заполните документ вручную: добавьте только проверяемые позиции через «Добавить» или отбор по группе номенклатуры. Учетное количество подтянется автоматически по каждой строке.

Выборочная инвентаризация удобна для дорогостоящего товара, позиций с историей расхождений и контрольных проверок ответственных лиц. Документооборот при этом тот же: факт → оприходование/списание → проверка отчета.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужна полная ревизия склада перед отчетным периодомСоздайте инвентаризацию и заполните ее по остаткам всего склада

Нужно проверить отдельную группу товаров или несколько позицийДобавьте позиции вручную или через отбор по группе номенклатуры

Товар хранится на нескольких складахСоздайте отдельный документ инвентаризации по каждому складу

Обнаружены отрицательные остатки до пересчетаСначала разберитесь с непроведенными приходами, потом начинайте инвентаризацию

FAQ: частые вопросы по инвентаризации в УНФ

Меняет ли документ «Инвентаризация запасов» складские остатки при проведении?

Нет. Он только фиксирует учетные и фактические количества и рассчитывает отклонения. Остатки изменяют документы «Оприходование запасов» и «Списание запасов», созданные на основании инвентаризации.

Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?

Да. Не заполняйте документ по остаткам, а добавьте нужные позиции вручную или через отбор. Для каждой строки учетное количество подставится автоматически, вам останется внести фактическое.

Что делать, если после инвентаризации остатки все равно не сходятся с фактом?

Проверьте три вещи: все ли накладные проведены, не было ли движений между пересчетом и проведением документов, и созданы ли оприходование и списание на основании именно этой инвентаризации. Чаще всего причина — непроведенная накладная или отгрузка «в тихий час».

Как оформить недостачу, если установлен виновный сотрудник?

Списание запасов проводится в любом случае — оно убирает недостающий товар с остатков. Отражение вины сотрудника (удержание из зарплаты или расчеты с подотчетным лицом) оформляется отдельными документами в разделе зарплаты или денежных средств, а не в самом списании.

Можно ли провести инвентаризацию прошлой датой?

Технически можно, но это рискованно: если после той даты были движения товара, остатки на текущий момент исказятся. При необходимости ставьте прошлую дату и документам оприходования/списания, и будьте готовы перепровести последующие документы по складу.

Нужно ли распечатывать инвентаризационную опись, если пересчет ведется в электронном виде?

Для бухгалтерского учета результаты инвентаризации должны быть документально оформлены и подписаны ответственными лицами. Печатные формы описи и сличительной ведомости из УНФ закрывают это требование — распечатайте и подпишите их после завершения пересчета.