Как оформить инвентаризацию в 1С:Розница

Инвентаризация в 1С:Розница оформляется цепочкой документов: приказ на проведение инвентаризации, пересчёт товаров, а затем оприходование излишков и списание недостач. Программа автоматически сравнивает учётные остатки с фактическими и формирует расхождения, но корректный результат зависит от подготовки: все приходные и расходные документы должны быть проведены, а товар — разложен по местам хранения.

В типовой конфигурации 1С:Розница документы инвентаризации находятся в разделе «Склад» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Склад и доставка»). Логика работы одинакова для магазина любого формата: сначала фиксируется решение о проверке, затем вводятся фактические остатки, и только после этого оформляются финансовые последствия — списание или оприходование.

Ошибки на любом этапе приводят к искажению остатков: товар «зависает» в минусе, себестоимость искажается, а при повторной инвентаризации расхождения нарастают. Поэтому важно не только знать, какие кнопки нажимать, но и понимать, в какой последовательности и какие проверки выполнять до и после пересчёта.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта

Главное условие достоверной инвентаризации — актуальные учётные остатки на момент начала пересчёта. Проведите все непроведённые документы: поступления, перемещения, реализации, возвраты, списания. Откройте список документов за период и убедитесь, что ни один не помечен красным и не остался в черновиках.

Сформируйте отчёт «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах») по нужному складу и сверьте его с ожиданиями. Отрицательные остатки — сигнал проблемы: либо продажа прошла раньше оприходования, либо товар списан ошибочно. Разберите такие позиции до начала пересчёта, иначе расхождения инвентаризации будут искажены.

Если магазин работает с несколькими складами (торговый зал, складское помещение), определите заранее, по какому складу проводится инвентаризация. Обычно пересчёт делают по каждому складу отдельным документом — это упрощает контроль и поиск расхождений.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Перейдите в раздел «Склад» → «Инвентаризации» (или «Приказы на инвентаризацию»). Создайте новый документ кнопкой «Создать». Укажите организацию, склад, дату начала и окончания инвентаризации. При необходимости заполните поля для печатной формы приказа: основание, состав комиссии.

Приказ — это «шапка» всей цепочки. На его основании создаются пересчёты товаров, и программа связывает все документы в единый процесс. Это удобно при больших инвентаризациях: можно делать несколько пересчётов (например, по группам товаров) в рамках одного приказа.

Проведите документ. С этого момента в списке приказов будет виден статус инвентаризации, а из формы приказа доступны переходы к связанным пересчётам, списаниям и оприходованиям.

1. 1
   Проведите все документы движения товаров и проверьте остатки отчётом
2. 2
   Создайте приказ на инвентаризацию: Склад → Инвентаризации → Создать
3. 3
   Создайте пересчёт товаров на основании приказа
4. 4
   Заполните фактические остатки вручную, через ТСД или загрузкой из файла
5. 5
   Проверьте расхождения в документе пересчёта
6. 6
   На основании пересчёта создайте оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что учётные и фактические данные совпали

Документ «Пересчёт товаров»: заполнение фактических остатков

Из формы приказа создайте документ «Пересчёт товаров». Программа предложит заполнить табличную часть товарами с учётными остатками по выбранному складу. Согласитесь на заполнение — колонка «Количество (учёт)» заполнится данными базы, а колонку «Количество (факт)» нужно заполнить результатами физического пересчёта.

Ввод данных вручную

Для небольшого ассортимента фактические количества вводятся прямо в таблицу. Если позиция не найдена на полке, фактическое количество ставится равным нулю. Если товар есть физически, но отсутствует в учётном списке, добавьте его в таблицу вручную с нулевым учётным остатком — это будущий излишек.

Работа с терминалом сбора данных

Если магазин использует ТСД, пересчёт выполняется сканированием штрихкодов на местах хранения, а затем данные загружаются в документ через обработку обмена с торговым оборудованием. Это существенно быстрее и снижает количество ошибок ручного ввода. Перед загрузкой убедитесь, что в ТСД выгружен актуальный справочник товаров.

После заполнения проведите документ. В табличной части программа покажет расхождения: отрицательные — недостача, положительные — излишки. Эти суммы ещё не повлияли на учётные остатки: пересчёт только фиксирует факт, а движения по складу делают следующие документы.

Оприходование излишков и списание недостач

На основании проведённого пересчёта создайте два документа: «Оприходование товаров» для излишков и «Списание товаров» для недостач. В типовой конфигурации это делается кнопкой «Создать на основании» из формы пересчёта — программа сама перенесёт нужные позиции и количества.

В оприходовании укажите цену, по которой излишки принимаются к учёту: обычно используется учётная или розничная цена в зависимости от настроек склада (склад может учитываться в продажных ценах). Проверьте статью доходов, если она заполняется в вашей версии.

В списании проверьте аналитику списания: статью расходов или причину недостачи. Если часть недостачи относится на виновных лиц, это оформляется в учётной системе отдельно — в самой «Рознице» списание проводится как складская операция, а вопросы взыскания решаются в бухгалтерском контуре (например, при обмене с 1С:Бухгалтерией).

Проведите оба документа. После этого учётные остатки склада приводятся в соответствие с фактическими результатами пересчёта.

Проверка результата после проведения документов

Сформируйте отчёт «Остатки товаров» по складу сразу после проведения списаний и оприходований. Учётные остатки должны совпасть с данными пересчёта. Расхождений быть не должно — если они есть, ищите документы, проведённые «в окно» инвентаризации: продажи или перемещения, оформленные задним числом.

Проверьте, что по складу не осталось отрицательных остатков. Минус после инвентаризации означает, что какой-то товар продали, но в пересчёт он не попал корректно, либо есть непроведённый приход. Разберите такие позиции сразу — позже найти причину будет сложнее.

Для документального оформления распечатайте инвентаризационные описи и сличительные ведомости — печатные формы доступны из документов приказа и пересчёта. Они понадобятся для бухгалтерии и при передаче данных в 1С:Бухгалтерию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров» после всех документов

Норма

Учётные остатки равны фактическим данным пересчёта

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите документы, проведённые задним числом

Отрицательные остатки по складу

Норма

Минусовых позиций нет

Тревожный признак

Есть минус — не проведён приход или ошибка в пересчёте

Связанные документы в приказе

Норма

Пересчёт, списание и оприходование проведены и связаны с приказом

Тревожный признак

Пересчёт проведён, а списание или оприходование отсутствуют

Особые ситуации и ограничения

Инвентаризация по части ассортимента (выборочная) оформляется так же, но в пересчёт добавляются только нужные товары или товарные группы. Это удобно для регулярных пересчётов дорогого или проблемного ассортимента без остановки работы всего магазина.

Если во время инвентаризации магазин продолжает торговать, договоритесь о правиле: либо продажи по пересчитываемому складу останавливаются, либо все чеки за время пересчёта фиксируются отдельно и учитываются при сверке. Иначе фактические данные устареют ещё до ввода в программу.

При работе с ЕГАИС (алкоголь) или маркированными товарами помните: складской пересчёт в «Рознице» не заменяет обязательные операции в соответствующих контурах учёта. Расхождения по маркированным товарам требуют отдельного оформления в системе маркировки.

Перед большой инвентаризацией сделайте резервную копию базы или убедитесь, что работает регламентное резервное копирование. Если в процессе обнаружится ошибка и документы придётся распроводить, копия позволит вернуться к исходному состоянию без потери данных.

Частые вопросы об инвентаризации в 1С:Розница

Можно ли провести инвентаризацию без остановки продаж?

Технически да, но фактические остатки будут «уезжать» в процессе пересчёта. Практичный вариант — пересчитывать по секциям, временно закрывая продажи по конкретным группам товаров, либо фиксировать чеки за время пересчёта и корректировать данные при сверке.

Что делать, если после инвентаризации появились отрицательные остатки?

Минус означает, что товар был продан или списан, но его приход не проведён или он не попал в пересчёт. Найдите по карточке товара последние документы движения, проверьте непроведённые поступления и при необходимости проведите их датой до списания, затем перепроведите документы инвентаризации.

Нужно ли распроводить пересчёт, если нашлась ошибка в фактических данных?

Если списание и оприходование ещё не проведены — просто исправьте количество в пересчёте и перепроведите его. Если финансовые документы уже проведены, распроведите их, исправьте пересчёт и создайте списание/оприходование заново на основании исправленного документа.

Как оформить инвентаризацию только по одной группе товаров?

Создайте приказ и пересчёт как обычно, но при заполнении табличной части добавьте вручную только нужные позиции или используйте отбор по товарной группе, если он доступен в вашей версии. Остальной ассортимент в документ не включайте.

Передаются ли результаты инвентаризации в 1С:Бухгалтерию?

Да, при настроенном обмене между конфигурациями документы списания и оприходования выгружаются в бухгалтерскую программу, где отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Проверьте соответствие складов, организаций и статей в настройках синхронизации.

Чем пересчёт отличается от списания товаров?

Пересчёт фиксирует фактическое наличие и показывает расхождения с учётом, но не меняет остатки. Списание — это складская операция, которая уменьшает остатки на количество недостачи. Списание без пересчёта используется для целевых списаний (бой, порча), а инвентаризационная недостача оформляется именно через пересчёт.