Как обрабатывать заказы в 1С

Обработка заказов в 1С — это цепочка операций от регистрации заявки клиента до закрытия сделки: создание документа «Заказ покупателя», резервирование товара, контроль оплаты, отгрузка и оформление закрывающих документов. Когда цепочка выстроена правильно, менеджер видит состояние каждого заказа, склад не отгружает неоплаченный товар, а бухгалтерия получает корректные документы без ручной доработки.

Основной рабочий инструмент — документ «Заказ покупателя» в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP». В «1С:Бухгалтерии» заказ тоже есть, но в упрощённом виде: без резервирования и гибких статусов. Поэтому первый практический шаг — понять, в какой конфигурации вы работаете и какие возможности в ней включены.

Ниже разобран полный цикл обработки заказа: от настройки до контроля исполнения, с типичными ошибками и способами их проверки.

Подготовка: что проверить перед началом работы с заказами

Прежде чем оформлять первый заказ, убедитесь, что в программе включён сам механизм. В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации 2» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» и включите флаг «Заказы клиентов». Там же задаётся режим использования: заказ как счёт на оплату, как документ отгрузки или полноценный заказ с резервированием.

Проверьте заполненность справочников: у контрагентов должны быть договоры с корректным порядком расчётов, у номенклатуры — цены и единицы измерения, у складов — признак, с которого разрешена отгрузка. Пустой договор или отсутствующая цена — самые частые причины, почему заказ «не проводится» или уходит клиенту с нулевыми суммами.

Отдельно настройте права пользователей. Менеджеру нужны права на создание и изменение заказов, но не на изменение ценовых политик и закрытие периода. Кладовщику — на отгрузку по уже утверждённым заказам. Разделение ролей снижает риск случайной отгрузки без оплаты.

Шаг 1. Создание заказа покупателя

Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» (в УТ 11 — «Заказы клиентов») и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: контрагент, договор, организация, склад отгрузки. От договора подтянутся валюта, порядок оплаты и условия продажи — проверьте, что они соответствуют договорённости с клиентом.

На вкладке «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену. Если настроены соглашения с клиентами, цены и скидки подставятся автоматически. Не редактируйте цены вручную без необходимости — ручные скидки ломают отчётность по марже и осложняют разбор расхождений.

Укажите желаемую дату отгрузки и способ доставки, если он используется. Эти поля не декоративные: по дате отгрузки строятся отчёты о просроченных заказах, а по способу доставки формируются задания на перевозку.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены и скидки
4. 4
   Укажите дату отгрузки и условия оплаты
5. 5
   Проведите документ и установите статус «К согласованию» или «В работе»
6. 6
   При необходимости распечатайте или отправьте клиенту счёт на оплату на основании заказа

Шаг 2. Согласование и управление статусами

Статусы — это механизм управления жизненным циклом заказа. Типовая цепочка: «Не согласован» → «К согласованию» → «В работе» → «К отгрузке» → «Закрыт». В настройках можно ограничить действия по статусам: например, запретить отгрузку, пока заказ не переведён в «К отгрузке», или запретить изменение после согласования.

Используйте статусы последовательно. Если менеджеры переводят заказы через голову — сразу из «Не согласован» в «Закрыт» — теряется контроль: невозможно построить воронку продаж и найти «зависшие» сделки. Договоритесь внутри компании, кто и когда меняет каждый статус, и закрепите это в коротком регламенте.

Для нестандартных ситуаций используйте состояния и комментарии внутри заказа, а не статусы: «ожидает товар от поставщика», «клиент просит отсрочку». Перегруженный список статусов запутывает пользователей сильнее, чем помогает.

Шаг 3. Резервирование товара под заказ

Резервирование гарантирует, что товар, обещанный клиенту, не продадут другому. В УТ 11 резерв ставится в самом заказе: в табличной части «Товары» в колонке «Действие» выберите «Резервировать на складе» или «Отгрузить» (для товара, который отгружается сразу). Команду «Заполнить обеспечение» можно применить ко всем строкам разом.

Если товара нет в наличии, строка получает действие «К обеспечению» — программа покажет её в рабочем месте «Обеспечение потребностей», откуда закупщик сформирует заказ поставщику. Это правильный путь: не обещайте клиенту сроки, пока потребность не покрыта закупкой или перемещением.

Контролируйте снятие резервов. Если сделка сорвалась, не оставляйте товар в резерве — он «замораживает» остаток и мешает другим продажам. Отменённые строки закрывайте с указанием причины отмены: это сохраняет статистику потерянных продаж.

Шаг 4. Контроль оплаты по заказу

Оплата регистрируется документами «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с указанием заказа в качестве объекта расчётов. Если платёж привязан к заказу, программа автоматически показывает процент оплаты в списке заказов и блокирует или разрешает отгрузку по условиям договора.

Используйте отчёт «Состояние исполнения заказов» (или «Анализ заказов покупателей»): он показывает по каждому заказу сумму, оплаченную часть и отгруженную часть. Заказы, где оплата есть, а отгрузки нет, — это либо задержка склада, либо «зависший» резерв. Заказы, где отгрузка есть, а оплаты нет, — дебиторская задолженность, требующая претензионной работы.

Частичные оплаты и авансы по нескольким заказам одного клиента — зона повышенного риска. Если расчёты ведутся «по договору в целом», зачёт авансов распределяется автоматически по ФИФО и может попасть не в тот заказ. Проверяйте распределение в карточке расчётов с контрагентом и при необходимости перераспределяйте вручную.

Контрольные точки

Как проверить состояние заказа

Оплата в карточке заказа

Норма

Оплаченная сумма совпадает с графиком платежей по договору

Тревожный признак

Оплата проведена, но в заказе не видна — платёж не привязан к заказу

Резерв по строкам

Норма

Все строки к отгрузке имеют действие «Резервировать» и товар зарезервирован

Тревожный признак

Строки в статусе «К обеспечению» при дате отгрузки «сегодня»

Состояние исполнения

Норма

Отгружено и оплачено в равных долях, заказ можно закрывать

Тревожный признак

Заказ числится открытым при полной отгрузке и оплате

Шаг 5. Отгрузка и оформление реализации

Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся на основании заказа кнопкой «Создать на основании». Не создавайте реализацию «с нуля» и не копируйте вручную: документ на основании заказа автоматически связывается с расчётами, списывает резерв и закрывает потребность.

При частичной отгрузке реализация включает только доступное количество, остаток остаётся в заказе. Следите, чтобы кладовщик не отгружал «по факту» больше, чем указано в заказе, — превышение ломает контроль и требует ручной корректировки документов.

После отгрузки сформируйте и проверьте закрывающие документы: УПД или счёт-фактуру, при необходимости — документы доставки. Если используется обмен с ЭДО, отправьте документы контрагенту в тот же день: отложенная отправка — частая причина расхождений при сверках.

Шаг 6. Закрытие заказа и работа с незавершёнными сделками

Заказ закрывается, когда отгружен и оплачен весь товар либо сделка отменена. Если заказ остаётся открытым после полного исполнения, он продолжает висеть в отчётах как незавершённый и искажает картину обязательств. Установите внутреннее правило: менеджер проверяет свои заказы на закрытие не реже раза в неделю.

Для частично отгруженных заказов, которые клиент больше не будет добирать, закройте оставшиеся строки с причиной отмены. Просто «оставить как есть» нельзя: открытая потребность продолжает участвовать в расчёте обеспечения и может спровоцировать лишнюю закупку.

Раз в месяц формируйте отчёт по просроченным и незакрытым заказам и разбирайте каждый: реальная ли это сделка в работе или забытый документ. Регулярная чистка занимает меньше часа, а избавляет от накопленного «хвоста» из сотен фантомных заказов.

Розничные заказы и заказы с сайта: особенности

В рознице (РМК, «1С:Розница») заказ покупателя применяется для предоплатных продаж: клиент вносит аванс, товар резервируется, выдача оформляется чеком на основании заказа. Принцип тот же, но документооборот короче — нет отдельной реализации, выдача проходит через кассу.

При интеграции с интернет-магазином заказы загружаются в 1С автоматически обменом. Здесь ключевые риски — дубли контрагентов (один клиент заводится несколько раз с разными телефонами) и расхождение остатков: сайт показывает товар, который в 1С уже зарезервирован. Настройте регламентную выгрузку свободных остатков и периодически сворачивайте дубли контрагентов штатной обработкой поиска дублей.

Если менеджеры жалуются, что «заказ не даёт отгрузить», в большинстве случаев причина не в программе, а в настройках: запрет отгрузки при долге, неподтверждённый статус или товар в действии «К обеспечению» вместо «Резервировать». Сначала смотрите эти три точки — в девяти случаях из десяти вопрос решается без программиста.

FAQ: частые вопросы по обработке заказов в 1С

Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это только предложение оплатить, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. Заказ — полноценный документ планирования сделки: он фиксирует потребность, ставит резерв, контролирует оплату и отгрузку. В УТ 11 счёт можно создать на основании заказа, и тогда оплата по счёту будет видна в заказе.

Почему программа не даёт провести заказ?

Чаще всего не заполнены обязательные поля: договор, склад, организация или соглашение с клиентом. Вторая причина — в строках товаров не указано действие обеспечения при включённом контроле. Третья — дата заказа попадает в закрытый период. Текст ошибки в сообщении программы указывает конкретное поле — начинайте проверку с него.

Как отгрузить заказ частями?

Создайте реализацию на основании заказа — программа включит в неё только доступное к отгрузке количество. Остаток останется в заказе в состоянии «К обеспечению» или «Резервировать». Когда товар появится, создайте следующую реализацию тем же способом. Заказ закроется автоматически после отгрузки всего объёма либо закройте остаток вручную с причиной отмены.

Что делать, если клиент отказался от заказа после резервирования?

Откройте заказ, выделите строки и установите для них отмену с указанием причины — резерв снимется автоматически, товар вернётся в свободный остаток. Затем переведите заказ в состояние «Отменён». Не удаляйте документ: отменённые заказы нужны для анализа причин потерянных продаж.

Можно ли обрабатывать заказы в 1С:Бухгалтерии?

Можно, но в ограниченном режиме: документ «Счёт покупателю» и реализация без резервирования, статусов обеспечения и контроля отгрузки. Для торговой компании с потоком заказов этого недостаточно — рассмотрите «Управление торговлей» или «Комплексную автоматизацию», где механизм заказов реализован полностью.