Торговля и Склад · 10 мин
Как настроить склад в 1С 8.3 Предприятие
Пошаговая настройка склада в 1С 8.3: создание склада, ордерная схема, ячеистое хранение, права доступа, типовые ошибки и проверка результата.
Настройка склада в 1С 8.3 начинается не с создания карточки склада, а с ответа на вопрос: как именно компания ведёт складской учёт. От этого зависят все дальнейшие параметры — ордерная схема, ячеистое хранение, статусы документов и права пользователей. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между бумажными документами и данными в программе, которые потом приходится вычищать инвентаризациями.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 11 и «1С:ERP Управление предприятием» 2, где складской функционал наиболее развит. В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:Бухгалтерии» логика аналогична, но часть опций отсутствует или называется иначе — такие отличия будут отмечены отдельно.
Перед началом работ убедитесь, что у вас есть права администратора или хотя бы право изменения настроек учётной системы, и что сделана резервная копия информационной базы. Включение ордерной схемы на складе, по которому уже есть остатки и движения, меняет порядок оформления документов задним числом не сможет, но потребует корректного закрытия незавершённых операций.
Какие виды складов бывают и какой выбрать
В типовых конфигурациях 1С склад — это элемент справочника с типом, определяющим его роль в учёте. Основные варианты: оптовый склад (обычное хранение и отгрузка), розничный магазин (с продажей через кассу ККМ и учётом по продажным ценам) и неавтоматизированная торговая точка (учёт только по итогам инвентаризаций и продажам сводно). Выбор типа влияет на доступные документы и схемы учёта.
Если компания ведёт только количественный учёт товаров на общем складе, достаточно одного оптового склада. Если нужно разделять остатки по материально ответственным лицам, филиалам или зонам хранения — создают несколько складов. Дробить склад на множество виртуальных «подскладов» без реальной потребности не стоит: каждый склад увеличивает количество документов перемещения и усложняет отчётность.
Сравнение вариантов
Подходит малой компании с одним помещением и одним кладовщиком. Минимум документов, простые отчёты, но нет разделения ответственности.
Нужен при нескольких физических площадках или разных МОЛ. Появляются перемещения между складами и возможность инвентаризации по каждому отдельно.
Для среднего и крупного склада с адресным хранением. Требует дисциплины: каждая операция закрывается ордером, иначе остатки «зависают».
Создание склада в справочнике
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Склады и магазины» (в УТ 11 путь может называться «Справочники» → «Склады и магазины»). Нажмите «Создать» и выберите тип склада. Заполните наименование — оно будет отображаться во всех документах и отчётах, поэтому используйте понятные названия вроде «Основной склад» или «Склад готовой продукции», а не аббревиатуры, понятные только одному сотруднику.
Для розничного склада дополнительно укажите тип цен продажи — именно по нему будут рассчитываться розничные суммы в учёте. Для оптового склада тип цен не обязателен. Поле «Подразделение» стоит заполнить, если ведётся управленческий учёт по подразделениям: тогда расходы и движения будут корректно распределяться в отчётах.
После сохранения склад сразу становится доступен в документах. Никакой дополнительной «активации» не требуется — но до начала реальной работы проверьте настройки учётной схемы, описанные в следующих разделах.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины»
- 2Нажмите «Создать» и выберите тип: оптовый склад или розничный магазин
- 3Укажите понятное наименование и при необходимости подразделение
- 4Для розницы задайте тип цен продажи
- 5Запишите карточку и проверьте, что склад доступен в документе «Приобретение товаров и услуг»
Включение ордерной схемы
Ордерная схема разделяет документы на распоряжения (заказ, накладная) и фактические складские операции (приходный ордер, расходный ордер). Она нужна, когда менеджер и кладовщик — разные люди, и факт отгрузки должен фиксироваться отдельно от оформления продажи. Без ордерной схемы накладная сама списывает товар со склада, и контролировать фактическую выдачу невозможно.
Включение выполняется в карточке склада на закладке «Ордерная схема и структура»: установите флажки «При поступлении» и/или «При отгрузке» и укажите дату начала применения схемы. Важно: дата должна быть позже последнего проведённого документа по складу, иначе программа откажется сохранять настройку или остатки станут некорректными.
После включения проверьте работу схемы на тестовом примере: создайте реализацию товаров, оформите на её основании расходный ордер и убедитесь, что остаток списался именно в момент проведения ордера, а не накладной. Если кладовщик не видит ордера в своём списке — проблема в правах, о которых ниже.
Настройка ячеистого (адресного) хранения
Адресное хранение применяют, когда нужно знать не только «сколько товара на складе», но и «в какой ячейке он лежит». В карточке склада на закладке «Ордерная схема и структура» включите «Использовать складские ячейки» и выберите режим: для справочного размещения (ячейка только подсказывает, где лежит товар) или для полноценного учёта остатков по ячейкам.
Справочный режим проще и подходит большинству небольших складов: ячейки создаются в справочнике «Складские ячейки» и указываются в документах вручную или подставляются из карточки номенклатуры. Полноценный учёт по ячейкам требует ордерной схемы и дисциплины: каждое перемещение между ячейками оформляется документом «Отбор (размещение) товаров».
Структуру ячеек удобно строить иерархически: зона → стеллаж → полка. Например, «А-01-03» — зона А, стеллаж 01, полка 03. Такая нумерация упрощает поиск и позволяет кладовщику ориентироваться без карты склада. Не создавайте ячейки «на вырост» сотнями — заводите их по мере появления реальных мест хранения.
Права доступа и роли для работы со складом
Чтобы кладовщик видел только свои документы и не мог менять накладные менеджеров, настройте роли и группы доступа. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» создайте профиль группы доступа, например «Кладовщик», включив роли «Добавление изменение складских ордеров» и «Чтение нормативно-справочной информации», но исключив роли на изменение продаж и закупок.
Дополнительно можно ограничить доступ по конкретным складам: в профиле группы доступа на закладке «Ограничение доступа» задайте разрешённые значения вида доступа «Склады». Тогда сотрудник физически не увидит чужой склад в списках и документах. Это особенно полезно при нескольких площадках, где каждый кладовщик отвечает только за свою территорию.
Проверка результата и запуск в работу
Перед передачей склада в эксплуатацию выполните контрольный цикл на тестовой номенклатуре: оформите поступление, при необходимости приходный ордер, затем реализацию и расходный ордер. Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» (или «Товары на складах») и сверьте количество после каждой операции. Остаток должен меняться именно в тот момент, который предусмотрен выбранной схемой.
Если включена ордерная схема, дополнительно проверьте рабочее место «Отгрузка» и «Приемка» в разделе «Склад и доставка»: там должны отображаться распоряжения, ожидающие обработки. Пустой список при наличии проведённых накладных означает, что документы созданы до включения схемы или по другому складу.
Как проверить результат
Количество увеличилось на принятое значение
Остаток не изменился или появилась строка «к оформлению» без движения
Накладные видны в статусе «К отгрузке», ордер создаётся по кнопке
Список пуст при проведённых реализациях
Доступны только ордера и свои склады, накладные — на просмотр
Кладовщик может провести и изменить реализацию
После успешной проверки удалите тестовые документы или отмените их проведение, проведите инвентаризацию для фиксации начальных остатков (если склад новый — остатки будут нулевыми) и только после этого начинайте реальную работу. Тестовые документы, оставленные в базе, исказят первую же инвентаризацию.
Что важно запомнить
Правильная настройка склада в 1С 8.3 — это последовательность: выбор типа склада, создание карточки, включение ордерной схемы и ячеек только при реальной потребности, настройка прав и обязательная проверка на тестовых документах до начала работы.
Частые вопросы
Можно ли изменить тип склада после начала работы?
Тип склада (оптовый/розничный) напрямую в карточке после появления движений обычно не меняется — программа блокирует такое редактирование. Практический путь: создать новый склад нужного типа, перенести остатки документом «Перемещение товаров» и пометить старый склад на удаление после закрытия всех остатков.
Чем отличается ордерная схема от ячеистого хранения?
Ордерная схема разделяет документооборот на распоряжения и фактические складские операции — это про контроль операций. Ячеистое хранение отвечает на вопрос «где лежит товар» — это про адреса. Они дополняют друг друга: полноценный учёт по ячейкам требует ордерной схемы, но ордерная схема может работать и без ячеек.
Почему в отчёте по остаткам появились отрицательные значения?
Чаще всего это следствие отключённого контроля остатков или проведения отгрузки раньше поступления по времени. Проверьте настройку «Контролировать остатки» в параметрах учёта, восстановите последовательность документов и найдите операцию, которая ушла в минус, через детализацию отчёта до документа.
Нужно ли создавать отдельный склад для товаров на комиссии или в пути?
Не обязательно. В типовых конфигурациях для этого предусмотрены специальные виды запасов и статусы, которые разделяют товары внутри одного склада. Отдельный склад оправдан, только если товары физически хранятся в другом месте или за них отвечает другое материально ответственное лицо.
Как перенести остатки при реорганизации складской структуры?
Используйте документ «Перемещение товаров» со склада на склад — он корректно закроет остатки на старом складе и создаст их на новом. При большом ассортименте перемещение удобно заполнять по остаткам через кнопку «Заполнить». После переноса сверьте отчёт по обоим складам: на старом должны быть нули.
Работает ли эта инструкция в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Частично. В «1С:Бухгалтерии» склады создаются в одноимённом справочнике и поддерживают розничный тип, но ордерной схемы и полноценного ячеистого хранения там нет — эти механизмы доступны в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации. Для бухгалтерии достаточно создать склад и указать его в документах поступления и реализации.