Как настроить подарочные сертификаты в 1С:Розница

Подарочные сертификаты в 1С:Розница реализованы как отдельный механизм: программа умеет выпускать сертификаты с фиксированным или произвольным номиналом, продавать их через РМК, принимать в оплату и контролировать остатки номинала. Настройка занимает 15–30 минут, но требует последовательного заполнения нескольких разделов — от вида сертификата до правил его использования.

Механизм доступен в типовых конфигурациях «1С:Розница» редакции 2.2 и выше, а также в конфигурациях на её основе (например, «Управление нашей фирмой» использует схожий подход). В статье описан типовой путь настройки; в отраслевых решениях названия команд могут немного отличаться.

Перед началом работы определитесь с моделью: будут ли сертификаты одноразовыми (погашаются целиком) или многоразовыми с частичным списанием номинала, нужна ли выдача сдачи с сертификата, действует ли он во всех магазинах сети или только в одном. От этих решений зависят настройки вида сертификата.

Включение функциональности и первичные настройки

Первый шаг — проверить, что механизм сертификатов включён в настройках программы. Откройте раздел «Администрирование» → «CRM и маркетинг» (в некоторых версиях — «Настройка НСИ и разделов») и установите флажок «Подарочные сертификаты». Без этого флага соответствующие справочники и документы в интерфейсе не появятся.

Далее проверьте настройки учётной политики магазина. Если у вас несколько магазинов в одной базе, решите, будут ли сертификаты действовать по всей сети. В типовой конфигурации сертификат по умолчанию не привязан жёстко к одному магазину, но область действия можно ограничить через сегменты и настройки вида сертификата.

Убедитесь, что у пользователей-кассиров есть права на продажу сертификатов и приём их в оплату. В типовой поставке эти операции доступны профилю «Кассир», но если права настраивались вручную, проверьте роли, связанные с документами «Реализация подарочных сертификатов» и регистрами остатков сертификатов.

Создание вида подарочного сертификата

Вид сертификата — это шаблон, определяющий номинал, срок действия и правила использования. Откройте раздел «CRM и маркетинг» → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент.

В карточке вида укажите наименование (например, «Сертификат 3000 руб.»), номинал и валюту. Если планируете продавать сертификаты с произвольной суммой, которую кассир вводит при продаже, создайте вид с типом номинала, допускающим произвольную сумму — в типовой конфигурации это реализуется настройкой вида сертификата.

Обратите внимание на параметр срока действия. Укажите период в днях или месяцах с даты продажи либо конкретную дату окончания. Просроченный сертификат программа не даст использовать в оплату — кассир увидит сообщение об отказе.

Ключевая настройка — тип использования: одноразовый сертификат гасится полностью при первой оплате (остаток «сгорает»), многоразовый позволяет списывать сумму частями, пока не исчерпан номинал. Многоразовый вариант удобнее для покупателей, но требует корректного учёта остатков и обычно используется с серийными номерами (магнитной картой или штрихкодом).

Одноразовый или многоразовый сертификат

Одноразовый (номинальный)

Проще в учёте: продал — погасил. Подходит для бумажных сертификатов без персонализации. Ограничение: остаток номинала при покупке на меньшую сумму теряется либо требует отдельной процедуры выдачи сдачи.

Многоразовый (с частичным использованием)

Покупатель тратит номинал частями, остаток хранится в базе. Требует уникальных серийных номеров (штрихкод, магнитная карта) и аккуратного контроля остатков.

Настройка серийных номеров и шаблонов

Чтобы программа могла идентифицировать конкретный сертификат, настройте серийные номера. В карточке вида сертификата укажите, используются ли серии, и задайте диапазон или шаблон кодов. Если сертификаты печатаются с заранее напечатанными номерами, диапазон должен соответствовать тиражу.

Для электронных сертификатов и карт со штрихкодом удобно настроить шаблон штрихкода, чтобы кассир мог считывать код сканером прямо в РМК. Проверьте, что префикс штрихкодов сертификатов не пересекается с шаблонами штрихкодов товаров и дисконтных карт — иначе программа будет неверно определять тип объекта при сканировании.

Выпуск сертификатов

После настройки вида сертификаты нужно выпустить — зарегистрировать в системе. Для этого используется документ «Выпуск (регистрация) подарочных сертификатов» в разделе «CRM и маркетинг». В документе укажите вид сертификата, количество и диапазон серийных номеров.

Если сертификаты бумажные и номера уже напечатаны типографией, введите соответствующий диапазон. Если нумерация генерируется программой, используйте автоматическое заполнение. После проведения документа сертификаты появляются в регистрах и становятся доступными для продажи.

Проверьте результат: откройте отчёт по подарочным сертификатам (раздел «CRM и маркетинг» → отчёты) и убедитесь, что выпущенное количество и номиналы отображаются корректно. Это базовая контрольная точка перед началом продаж.

1. 1
   Включите функциональную опцию «Подарочные сертификаты» в настройках CRM и маркетинга
2. 2
   Создайте вид сертификата: номинал, срок действия, одноразовый или многоразовый
3. 3
   Настройте серийные номера или шаблон штрихкода
4. 4
   Создайте документ «Выпуск подарочных сертификатов», укажите количество и диапазон номеров
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки в отчёте по сертификатам
6. 6
   Проведите тестовую продажу и тестовую оплату сертификатом в РМК

Продажа сертификата через РМК

Продажа выполняется в рабочем месте кассира. В типовом интерфейсе РМК есть отдельная операция продажи подарочного сертификата — обычно она вызывается кнопкой в меню операций или через продажу «номенклатуры-сертификата», если сертификат заведён как товарная позиция (зависит от настроек вида).

Кассир выбирает операцию продажи сертификата, сканирует или вводит серийный номер, при произвольном номинале вводит сумму, затем принимает оплату любым доступным способом — наличными, картой или комбинированно. Чек по продаже сертификата фискализируется как обычно; обратите внимание на корректность признака способа расчёта — в типовых решениях продажа сертификата оформляется как аванс, а при погашении происходит зачёт.

После продажи сертификат переходит в состояние «продан/активен», и с этого момента его можно принимать в оплату. Проверьте в отчёте, что статус изменился — если сертификат остался в статусе «выпущен», при оплате программа его не найдёт или откажет в приёме.

Приём сертификата в оплату

Чтобы кассир мог принять сертификат, в настройках РМК должен быть доступен соответствующий вид оплаты. Откройте настройки рабочего места кассира и проверьте, что оплата подарочным сертификатом включена в таблицу видов оплат.

При оформлении чека кассир набирает товары, переходит к оплате и выбирает оплату подарочным сертификатом. Программа запросит код сертификата — его можно отсканировать или ввести вручную. Система проверит: существует ли сертификат, активен ли он, не истёк ли срок действия и каков остаток номинала.

Если сумма чека меньше номинала одноразового сертификата, поведение зависит от настроек вида: либо остаток сгорает, либо выдаётся сдача (если это разрешено). Для многоразового сертификата спишется только сумма чека, остаток сохранится. Если номинала не хватает, кассир допринимает разницу наличными или картой — программа поддерживает смешанную оплату.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Продажа сертификата в РМК

Норма

Чек пробит, сертификат в отчёте имеет статус «продан», сумма попала в кассу

Тревожный признак

Сертификат не находится при продаже или остаётся в статусе «выпущен»

Оплата сертификатом

Норма

Программа находит сертификат по коду, показывает остаток, списывает сумму чека

Тревожный признак

Ошибка «сертификат не найден» при корректном номере или неверный остаток

Частичное погашение (многоразовый)

Норма

После оплаты остаток уменьшился на сумму чека, сертификат остаётся активным

Тревожный признак

Сертификат гасится целиком при частичной оплате — неверно выбран тип использования

Учёт, отчёты и контроль остатков

Для контроля используйте типовые отчёты раздела «CRM и маркетинг»: «Остатки подарочных сертификатов» и отчёт по движениям сертификатов. Они показывают выпущенные, проданные, погашенные и просроченные сертификаты с суммами остатков.

С бухгалтерской точки зрения продажа сертификата — это получение аванса, а погашение — реализация товара. При выгрузке данных в бухгалтерскую программу проверьте корректность проводок: на этапе продажи сумма должна попадать на счёт авансов, на этапе погашения — в выручку. Точные счета зависят от плана счетов и настроек обмена вашей учётной системы.

Регулярно сверяйте остатки по отчёту с фактическими данными. Расхождения обычно возникают из-за отменённых чеков, ручных корректировок или сбоев обмена между узлами РИБ. Для исправления используйте документы корректировки, предусмотренные конфигурацией, а не прямое редактирование регистров.

Частые вопросы

Можно ли продавать сертификат с произвольной суммой, которую называет покупатель?

Да. Создайте вид сертификата с произвольным номиналом — тогда при продаже кассир введёт сумму вручную. Учтите, что для таких сертификатов особенно важно использовать уникальные серийные номера, иначе контроль остатков будет невозможен.

Что происходит с остатком, если покупка меньше номинала сертификата?

Для одноразового сертификата остаток по умолчанию сгорает, если в настройках вида не разрешена выдача сдачи. Для многоразового сертификата остаток сохраняется и доступен для следующих покупок до конца срока действия.

Работает ли сертификат в другом магазине сети?

В единой базе — да, сертификат действует во всех магазинах, если это не ограничено настройками вида. В распределённых базах (РИБ) сертификат станет виден в других узлах только после обмена данными, поэтому между продажей и погашением в разных магазинах должна пройти синхронизация.

Как аннулировать ошибочно проданный сертификат?

Отмените или распроведите чек продажи через механизм возврата/сторнирования в РМК либо используйте документ аннулирования сертификата, если он предусмотрен вашей версией конфигурации. После аннулирования сертификат перестанет приниматься в оплату, а сумма исключится из авансов.

Нужна ли онлайн-касса с поддержкой особых признаков для продажи сертификатов?

ККТ должна корректно передавать признак способа расчёта: продажа сертификата обычно оформляется как аванс, погашение — как полный расчёт с зачётом аванса. Типовые релизы 1С:Розница передают эти признаки автоматически, но после обновления форматов фискальных данных проверьте корректность чеков на тестовой продаже.