Как настроить остатки товаров на складах в 1С

Учёт остатков по складам в 1С строится на двух элементах: справочнике складов и документах движения товаров. Пока склад не создан и не выбран в документах, программа не сможет показать, сколько товара лежит в конкретном месте хранения, — только общее количество по организации. Поэтому настройку начинают со структуры складов, а затем подключают схемы учёта: финансовую (по документам), ордерную (по факту приёмки и отгрузки) или комбинированную.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации — 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии логика похожая, но часть возможностей (ордерный склад, статусы распоряжений) там отсутствует. Точные названия разделов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации, однако общий порядок действий совпадает.

Шаг 1. Создайте склады и задайте их структуру

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и проверьте, что включён флаг «Склады и магазины». Если планируется несколько мест хранения, дополнительно включите «Несколько складов». Без этого флага в документах не будет поля выбора склада, и весь товар будет учитываться на одном условном складе.

Справочник складов находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Сводно» → «Склады и магазины» (в УТ 11 также доступен из раздела «Склад и доставка»). Создайте элемент для каждого реального места хранения: оптовый склад, розничный магазин, склад брака, транзитная зона. Укажите тип склада — оптовый или розничный: от этого зависит, какие цены и документы будут применяться.

Рекомендуется создавать отдельные склады для брака, товаров на комиссии и зарезервированных позиций, чтобы они не смешивались с чистым остатком. Группируйте склады папками, если их много, — это упростит отборы в отчётах.

Шаг 2. Выберите схему учёта: финансовая или ордерная

Финансовая схема означает, что остаток изменяется в момент проведения товарного документа: «Приобретение товаров и услуг» увеличивает остаток, «Реализация товаров и услуг» уменьшает. Этот вариант подходит для небольших складов, где один сотрудник оформляет и документы, и фактическое движение.

Ордерная схема разделяет бухгалтерское и фактическое движение: менеджер оформляет распоряжение (заказ, накладную), а кладовщик фиксирует приёмку документом «Приходный ордер на товары» или отгрузку «Расходным ордером». Расхождение между «товарами к поступлению» и фактически принятыми видно отдельно. Включить ордерную схему можно индивидуально для каждого склада в его карточке — флаги «Ордерная схема при поступлении», «при отгрузке», «при отражении излишков, недостач и порчи».

Какую схему выбрать

Финансовая схема

Подходит для 1–2 складов и малого штата. Минусы: нет контроля факта приёмки, расхождения всплывают только при инвентаризации.

Ордерная схема

Подходит для складов с отдельными кладовщиками и большим документооборотом. Требует дисциплины: если ордера не оформлять вовремя, остатки «по документам» и «по факту» разойдутся.

Смешанная

Ордерная схема только на оптовом складе, финансовая — в рознице. Гибкий вариант, но требует понимания обеих схем всеми сотрудниками.

Шаг 3. Введите начальные остатки

Если учёт в 1С начинается не с нуля, остатки нужно ввести до начала рабочих документов. В УТ 11 и КА используется документ «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или одноимённый журнал документов). Создайте документ с типом операции «Собственные товары», укажите организацию, склад и заполните табличную часть номенклатурой, количеством и себестоимостью.

Альтернативный способ — ввести остатки через инвентаризацию: создайте «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчёт товаров» с фактическими количествами и на его основании «Оприходование излишков». Этот путь удобен, когда фактические остатки известны, а учётных данных нет вообще.

Перед вводом убедитесь, что заполнена карточка каждой номенклатурной позиции: вид номенклатуры, единица измерения, признак «Товар» (а не «Услуга»). Услуги на складской учёт не встают, и попытка ввести по ним остаток приведёт к ошибке.

1. 1
   Включите учёт по складам и создайте нужные склады
2. 2
   Проверьте карточки номенклатуры: тип «Товар», заполнены единицы измерения
3. 3
   Создайте документ «Ввод начальных остатков» с операцией «Собственные товары»
4. 4
   Заполните таблицу: номенклатура, количество, себестоимость, склад
5. 5
   Проведите документ и откройте отчёт «Остатки товаров на складах»
6. 6
   Сверьте итог по каждому складу с данными инвентаризации

Шаг 4. Настройте документы движения и резервирование

Каждый документ, меняющий остаток, должен содержать склад: поступление, реализация, перемещение между складами, списание, оприходование, сборка (разборка). Проверьте, что у пользователей заполнено значение склада по умолчанию в настройках («Настройки пользователей и прав» → «Значения по умолчанию»), — это снижает количество документов с пустым или неверным складом.

Если нужно резервировать товар под заказы клиентов, включите в настройках «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» флаг «Резервирование товаров». Тогда в отчётах появится разделение остатка на «в наличии», «в резерве» и «доступно». Резерв не уменьшает физический остаток, но блокирует товар от продажи другим клиентам.

Для перемещений между складами используйте документ «Перемещение товаров», а не пару «списание + оприходование»: перемещение корректно отражает товары в пути и не искажает себестоимость.

Шаг 5. Настройте отчёты для контроля остатков

Основные отчёты находятся в разделе «Склад и доставка» → «Отчеты по складу». Ключевые из них: «Остатки товаров на складах» (текущие остатки на дату), «Ведомость по товарам на складах» (приход, расход и остатки за период), «Товары в пути» и «Оформление накладных и ордеров» (расхождения между распоряжениями и фактом при ордерной схеме).

Сохраните варианты отчётов с группировкой по складам и отбором по конкретному складу — кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Это избавит от повторной настройки при каждом открытии. Для руководителей полезен отчёт «Остатки и доступность товаров», показывающий свободный остаток с учётом резервов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» по каждому складу

Норма

Сумма по складам равна общему остатку, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Есть минусовые остатки или склад «пустой» в отчёте при наличии документов

Отчёт «Оформление накладных и ордеров» (при ордерной схеме)

Норма

Нет незакрытых расхождений между распоряжениями и ордерами

Тревожный признак

Висят неоформленные поступления или отгрузки старше нескольких дней

Ведомость по товарам за период

Норма

Остаток на начало + приход − расход = остаток на конец

Тревожный признак

Сальдо не сходится — ищите документы с ручной корректировкой

Шаг 6. Проводите инвентаризации и исправляйте расхождения

Инвентаризация в 1С оформляется цепочкой документов: «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров» и/или «Оприходование излишков товаров». Пересчёт автоматически подтягивает учётные остатки на дату приказа; кладовщик вносит фактические количества, программа считает отклонения.

На время инвентаризации рекомендуется приостановить проведение документов по складу, иначе учётные остатки «уплывут» в процессе пересчёта. В крупных конфигурациях есть механизм блокировки складских операций на период инвентаризации.

Расхождения не стоит исправлять прямым редактированием документов прошлых периодов без необходимости: это ломает последовательность проведения, себестоимость и закрытые отчётные периоды. Корректируйте текущим числом через списание или оприходование.

Шаг 7. Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельная настройка безопасна на этапе создания складов, включения флагов и ввода остатков в копии базы. Рискованные операции — массовая корректировка движений, изменение схемы учёта на складе с историей, перепроведение документов за длительный период: они меняют себестоимость и регламентированную отчётность.

Перед любыми массовых изменениях сделайте резервную копию базы (для файловой — копию каталога, для клиент-серверной — выгрузку через конфигуратор или средствами СУБД). Если в базе уже ведётся учёт и требуется перейти на ордерную схему или разделить один склад на несколько, эту работу лучше поручить специалисту по 1С: потребуется корректное перераспределение остатков и проверка связанных документов.

Полезная привычка — сверять отчёт «Остатки товаров на складах» с данными бухгалтерского учёта (счёт 41) хотя бы раз в месяц. Расхождение между складским и бухгалтерским остатком почти всегда означает документы, проведённые не по всем учётам, или ручные операции.

Частые вопросы

Почему в отчёте по остаткам отрицательное количество?

Минус означает, что расход проведён раньше или больше, чем приход: реализация оформлена до поступления, поступление введено на другой склад или не проведено вовсе. Найдите товар в отчёте «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до документа и восстановите правильную последовательность: сначала приход, затем расход.

Можно ли вести учёт по нескольким складам в 1С:Бухгалтерии?

Да. Включите в настройках плана счетов учёт по складам для счёта 41 («Параметры учёта» → «Запасы» → «По складам»), создайте склады в одноимённом справочнике и указывайте склад в документах поступления и реализации. Ордерной схемы и резервирования в Бухгалтерии нет — для этого нужна Управление торговлей или ERP.

Как перенести остатки с одного склада на другой?

Используйте документ «Перемещение товаров»: укажите склад-отправитель, склад-получатель и таблицу товаров. При ордерной схеме дополнительно оформляются расходный ордер на складе-отправителе и приходный на складе-получателе. Не используйте для этого списание и оприходование — они искажают себестоимость и статистику движений.

Что делать, если остаток в 1С не совпадает с фактическим на складе?

Проведите инвентаризацию: создайте приказ, документ «Пересчёт товаров» и зафиксируйте фактические количества. Программа покажет отклонения, на основании которых оформляются списание недостачи или оприходование излишков. Перед инвентаризацией проверьте, нет ли непроведённых документов по этому складу — часто причина именно в них.

Нужно ли вводить остатки, если склад новый и товаров ещё нет?

Нет. Для пустого склада достаточно создать его в справочнике и указать в документах поступления — остатки появятся автоматически после проведения приходных накладных. Документ ввода начальных остатков нужен только при переносе данных из другой программы или при старте учёта с уже существующим запасом.

Как ограничить пользователю доступ только к его складу?

В типовых конфигурациях это настраивается через профили групп доступа: в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка прав и пользователей» включите ограничение доступа на уровне записей по складам и задайте в профиле пользователя разрешённые значения. Тогда кладовщик будет видеть и изменять документы и остатки только своего склада.