Торговля и Склад · 8 мин
Как настроить кассира в 1С Розница
Пошаговая настройка кассира в 1С Розница: создание пользователя, роли и права, касса ККМ, рабочее место кассира, ограничения, проверка и типичные ошибки.
Настройка кассира в 1С:Розница — это не одно действие, а связка из нескольких шагов: создание пользователя, назначение ему прав, привязка к магазину и кассе ККМ, настройка рабочего места кассира (РМК). Если пропустить хотя бы один элемент, кассир либо не сможет войти в систему, либо получит лишние права — например, на изменение цен или удаление чеков.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Розница 8» (редакции 2.2–2.3 и 3.0); в редакции 3.0 часть настроек перенесена, но логика та же. Все действия выполняются под пользователем с правами администратора, желательно в тестовой копии базы или в нерабочее время магазина.
Перед началом подготовьте: список сотрудников, которым нужен доступ, данные магазина (склада продаж) и подключённой кассы ККМ, а также решите, какие операции кассир сможет выполнять самостоятельно, а какие — только с разрешения старшего смены.
Создание физического лица и пользователя
Кассир в 1С — это одновременно физическое лицо (для печати ФИО в чеках и отчётах) и пользователь информационной базы (для входа в систему). Сначала откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Нормативно-справочная информация» → «Физические лица» и создайте карточку сотрудника: укажите ФИО, при необходимости ИНН и другие данные.
Затем перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи». Создайте нового пользователя, свяжите его с ранее созданным физлицом, задайте имя входа и пароль. Пароль лучше установить временный и попросить кассира сменить его при первом входе — так исключается ситуация, когда пароль знают несколько человек.
В карточке пользователя проверьте поле «Магазин» (или «Основной магазин»): если оно заполнено, кассир по умолчанию будет работать в контексте своей торговой точки, и система не предложит ему чужие склады и кассы.
Назначение ролей и прав доступа
Права назначаются через профили групп доступа. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав» → «Профили групп доступа». В типовой поставке есть готовый профиль «Кассир» — в большинстве случаев его достаточно: он разрешает работу в РМК, открытие и закрытие смены, внесение и выемку денег, но закрывает доступ к настройкам, ценообразованию и проведению инвентаризаций.
Если типовой профиль не подходит, создайте копию и скорректируйте состав ролей. Например, старшему кассиру добавляют права на отмену чеков и возвраты без ограничений, а стажёру — наоборот, убирают. После настройки профиля включите пользователя в соответствующую группу доступа.
Отдельно проверьте настройку «Дополнительные права» в карточке пользователя или магазина: там задаются ограничения на скидки сверх лимита, отмену чека, продажу в минус и возврат без чека. Эти ограничения — основной инструмент контроля кассовой дисциплины.
Настройка кассы ККМ и подключаемого оборудования
Откройте «Продажи» → «Настройки и справочники» → «Кассы ККМ» (в 3.0 — через раздел «НСИ и администрирование»). Создайте новую кассу: укажите магазин, организацию, тип кассы (фискальный регистратор, ККТ с передачей данных) и серийный/регистрационный номер. Для онлайн-кассы дополнительно заполните параметры подключения к ОФД, если они требуются драйвером.
Оборудование подключается через «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Установите и обновите драйверы (команда «Установить драйвер» в форме оборудования), затем добавьте экземпляр устройства, выберите драйвер и выполните «Тест устройства». Успешный тест обязателен: без него РМК не сможет пробивать чеки.
- 1Установите драйвер ККТ через раздел «Подключаемое оборудование»
- 2Добавьте устройство, выберите драйвер и выполните тест
- 3Создайте кассу ККМ и привяжите её к магазину и организации
- 4Свяжите кассу с рабочим местом кассира
- 5Откройте смену и пробейте тестовый чек
Если в магазине несколько касс, создайте отдельную кассу ККМ для каждой и привяжите к конкретным рабочим местам. Не используйте одну кассу на нескольких компьютерах — это приводит к конфликтам нумерации чеков и ошибкам фискального накопителя.
Настройка рабочего места кассира (РМК)
РМК — основной экран, в котором работает кассир. Откройте «Продажи» → «Настройка РМК» (или «Настройки рабочего места кассира»). Создайте настройку для конкретной кассы: укажите кассу ККМ, склад, вид цен, шаблон чека, горячие клавиши и раскладку кнопок товаров.
Настройте быстрые товары — кнопки для позиций без штрихкода (хлеб, пакеты, услуги). Проверьте поведение при сканировании: поиск по штрихкоду, автоматическое добавление в чек, запрос количества для весового товара. Для весов с печатью этикеток убедитесь, что префиксы весовых штрихкодов совпадают в настройках 1С и в самих весах.
Включите в настройках РМК запрет на продажу при отрицательных остатках, если это критично для учёта, но учтите: при расхождениях остатков кассир не сможет пробить товар, и очередь встанет. Компромисс — разрешить продажу, но настроить отчёт по отрицательным остаткам для контроля.
Открытие смены, кассовые операции и ограничения
Рабочий день кассира начинается с открытия кассовой смены: в РМК — кнопка «Открыть смену», система распечатает отчёт об открытии. Проверьте, что в чеке открытия корректно указаны фискальные данные и ФИО кассира — именно эти данные уходят в ОФД и ФНС.
Настройте типовые операции: внесение денег в начале смены, выемка при превышении лимита наличных в кассе, закрытие смены с Z-отчётом. Лимит наличных задаётся в настройках кассы ККМ; при превышении система напомнит о необходимости выемки.
Для операций возврата и отмены чека определите порядок: кто имеет право выполнять их без подтверждения, а кто — только после авторизации старшего смены (вводом его логина и пароля прямо в РМК). Это настраивается через дополнительные права и роли.
Проверка результата и тестовая продажа
После настройки войдите в базу под учётной записью кассира и пройдите полный цикл: открытие смены, продажа за наличные, продажа по карте, возврат, внесение и выемка, закрытие смены. Каждая операция должна завершиться печатью корректного документа.
Проверьте чек внимательно: наименование организации, ИНН, адрес магазина, ФИО кассира, систему налогообложения и признак способа расчёта. Ошибки в этих полях — основание для штрафов при проверке, поэтому исправлять их нужно до начала реальной торговли.
Как проверить результат
Открывается РМК, доступны только кассовые функции
Кассир видит настройки, отчёты по всем магазинам или не может войти
Корректные реквизиты организации, ФИО кассира, чек ушёл в ОФД
Ошибка фискализации, неверные реквизиты или чужое ФИО
Отображаются цены и склад своего магазина
Видны цены и остатки других торговых точек
Z-отчёт печатается, данные совпадают с выручкой
Ошибка закрытия, расхождение сумм
Тестовые чеки после проверки следует аннулировать через возврат в той же смене, чтобы не искажать отчётность. Все тесты лучше проводить до открытия магазина или после закрытия.
Частые вопросы
Кассир не может войти в базу — что проверить в первую очередь?
Проверьте, что пользователь активен (снят флаг «Недействителен»), включён в группу доступа с профилем «Кассир» и что пароль введён с учётом регистра. Также убедитесь, что у пользователя заполнено связанное физическое лицо — без него РМК может не открыться.
Как ограничить максимальную скидку для кассира?
Откройте карточку пользователя или настройки магазина, найдите раздел дополнительных прав и задайте максимальный процент ручной скидки. При превышении система потребует авторизацию пользователя с более широкими правами.
Нужно ли создавать отдельного пользователя для каждого кассира?
Да, обязательно. Персональная учётная запись обеспечивает корректное указание кассира в чеке (требование к реквизитам ККТ) и позволяет отследить действия конкретного сотрудника — возвраты, отмены чеков, выемки денег.
Что делать, если в РМК не отображаются товары или цены?
Проверьте, что в настройке РМК указаны правильные склад и вид цен, что для магазина установлены цены номенклатуры и проведён документ их установки. Также убедитесь, что кассир привязан к нужному магазину.
Можно ли настроить кассира без прав администратора?
Нет, первичную настройку (пользователи, права, кассы ККМ, оборудование, РМК) должен выполнять администратор или внедренец. Кассиру для ежедневной работы достаточно профиля «Кассир» — открытие смены, продажи и закрытие смены он выполняет самостоятельно.
Как перевести кассира на другое рабочее место?
Создайте настройку РМК для новой кассы и убедитесь, что на том компьютере подключено и протестировано оборудование. Учётная запись кассира остаётся той же; при необходимости измените магазин в карточке пользователя.