Торговля и Склад · 10 мин
Как настроить заказы в 1С: полное руководство
Настройка заказов покупателей и поставщикам в 1С: включение механизма, статусы, резервирование, согласование и контроль оплаты. Практическое руководство.
Заказы в 1С — это основа планирования продаж и закупок: документ «Заказ покупателя» фиксирует потребность клиента, а «Заказ поставщику» — потребность компании в товарах. Без корректной настройки механизма заказов невозможно резервировать товар на складе, контролировать оплату и отгрузку, рассчитывать потребность в закупках. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация 2», но общая логика применима и к «Управлению нашей фирмой».
Настройка состоит из нескольких этапов: включение функциональных опций, выбор схемы использования заказов, настройка статусов и согласования, включение резервирования и контроля оплаты. Пропуск любого шага приводит к типичным проблемам: заказы создаются, но не влияют на остатки; отгрузка проходит без оплаты; менеджеры видят чужие документы.
Перед началом работ убедитесь, что у вас есть права администратора или доступ к разделу «НСИ и администрирование». Все изменения выполняйте сначала в копии базы, если работаете в крупной компании с действующим учётом.
Включение механизма заказов в настройках программы
По умолчанию в свежеустановленной конфигурации заказы могут быть отключены. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Найдите группу «Заказы покупателей» и установите флажок «Заказы покупателей». После этого станут доступны варианты использования: «Заказ как счёт», «Заказ со склада и под заказ», «Заказ только со склада».
Аналогично для закупок: «НСИ и администрирование» → «Закупки» → флажок «Заказы поставщикам». Здесь же включаются опции «Не закрывать заказы поставщикам без поступления» и «Не закрывать без оплаты» — они защищают от преждевременного закрытия документов.
Выбор варианта «Заказ как счёт» подходит компаниям, которые работают по предоплате и не ведут складской учёт в разрезе резервов: заказ используется только для выставления счёта, отгрузка оформляется отдельной реализацией. Вариант «Заказ со склада и под заказ» нужен тем, кто резервирует имеющийся товар и одновременно закупает недостающее под конкретного клиента.
Настройка статусов и согласования заказов
Статусы определяют жизненный цикл заказа. Для заказов покупателей в разделе «Продажи» включите «Статусы заказов покупателей». Станут доступны этапы: «К согласованию», «В работе», «На отгрузку», «Выполнен». Статус «К согласованию» блокирует дальнейшие действия, пока руководитель не подтвердит условия сделки — это полезно при индивидуальных скидках или отсрочке платежа.
Для заказов поставщикам статусы включаются отдельно: «Согласуется», «Подтверждён», «Готов к поступлению», «Закрыт». Включите контроль «Не допускать поступление товаров по заказу в статусе "Согласуется"», чтобы склад не мог принять товар по несогласованному заказу.
- 1Откройте «НСИ и администрирование → Продажи» и включите «Статусы заказов покупателей»
- 2Установите флажок контроля отгрузки при несогласованном заказе
- 3Повторите для раздела «Закупки» — включите статусы заказов поставщикам
- 4Назначьте пользователям роли: кто согласует, кто только создаёт заказы
- 5Создайте тестовый заказ и проверьте, что отгрузка блокируется до согласования
Если согласование нужно не всегда, а только при превышении лимита скидки или суммы, используйте механизм «Согласование заказов покупателей» с условиями — он настраивается в разделе «Продажи» → «Согласование документов». Там задаются правила: например, согласование требуется, если скидка больше заданного процента или клиент новый.
Резервирование товара под заказы
Резервирование гарантирует, что товар, обещанный клиенту, не будет продан другому. В разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» включите опцию «Резервирование товаров». После этого в заказе покупателя появится колонка «Действие» в табличной части: «Резервировать на складе», «Отгрузить», «К обеспечению», «Не обеспечивать».
Заполнение действий можно автоматизировать: в карточке склада или в настройках заказа задайте способ обеспечения по умолчанию. Например, для ходовых позиций — «Резервировать на складе», для редких — «К обеспечению» (товар попадёт в расчёт потребностей и в заказ поставщику).
Контролируйте резервы через отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад»). Он показывает свободный остаток с учётом резервов — именно эту цифру должны видеть менеджеры, чтобы не продать один и тот же товар дважды.
Контроль оплаты и отгрузки по заказам
Этапы оплаты настраиваются в карточке соглашения с клиентом или непосредственно в заказе на вкладке «Оплата». Типовые схемы: предоплата 100%, частичная предоплата с постоплатой, кредит с отсрочкой. Для каждого этапа указывается процент и срок.
В разделе «Продажи» включите «Контроль отгрузки при превышении задолженности» и задайте запрет отгрузки при неоплаченном авансе. Тогда система не даст провести реализацию, пока по заказу не поступила требуемая предоплата. Для постоянных клиентов контроль можно ослабить через соглашение — там задаётся допустимая сумма задолженности.
Как проверить результат
Заказ проводится, товар резервируется, в отчёте «Остатки и доступность» свободный остаток уменьшается
Заказ проводится, но остатки не меняются — не включено резервирование или не заполнены действия в строках
При отсутствии оплаты реализация не проводится с понятным сообщением об ошибке
Отгрузка проходит без оплаты — не включён контроль этапов оплаты
Несогласованный заказ недоступен для создания отгрузочных документов
Любой пользователь переводит заказ в любой статус — не настроены роли
Заказы поставщикам и расчёт потребностей
Заказ поставщику создаётся вручную, на основании заказа покупателя или автоматически через обработку «Формирование заказов по потребностям» (раздел «Закупки»). Обработка рассчитывает дефицит: потребность по заказам клиентов минус свободный остаток минус уже заказанное поставщикам, с учётом минимального остатка по складу.
Чтобы расчёт работал корректно, заполните в карточках номенклатуры способ обеспечения: поставщик, срок поставки, периодичность закупки. Без этих данных обработка сформирует заказы с пустыми датами или не сформирует их вовсе.
Для контроля исполнения используйте отчёт «Состояние исполнения заказов поставщикам»: он показывает, что заказано, что поступило, что оплачено и что просрочено. Регулярно закрывайте полностью исполненные заказы — открытые «хвосты» искажают расчёт потребностей.
Частая ситуация: товар пришёл по частям, заказ поставщику остался открытым на пару позиций, которые поставщик фактически не довезёт. Такие строки продолжают учитываться в расчёте потребностей как «заказано», и система не предложит закупить их повторно. Раз в неделю просматривайте просроченные поставки и отменяйте невыполненные строки через «Отмена невыполненных строк» в меню заказа.
Права доступа и типичные ошибки
Разграничьте права через профили групп доступа: менеджер по продажам создаёт заказы, но не меняет цены сверх лимита и не согласует; руководитель отдела продаж согласует; кладовщик видит заказы только в статусе «На отгрузку». Настройка выполняется в «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Если после настройки что-то работает не так, проверяйте в порядке: функциональные опции → соглашение с клиентом → заполнение табличной части заказа (колонка «Действие») → права пользователя. Большинство проблем решается на первых двух уровнях.
Что важно запомнить
Настройка заказов в 1С — это цепочка: включить опции, выбрать вариант использования, настроить статусы и согласование, включить резервирование и контроль оплаты, раздать права. Каждый шаг проверяется тестовым документом. Регулярно закрывайте исполненные заказы и отменяйте невыполненные строки, чтобы отчёты по потребностям оставались достоверными.
Частые вопросы о настройке заказов в 1С
Можно ли использовать заказы, если складской учёт в 1С не ведётся?
Да. Выберите вариант «Заказ как счёт» — документ будет использоваться только для выставления счёта и фиксации условий сделки, без резервирования и контроля остатков. Отгрузка оформляется реализацией без привязки к складским резервам.
Почему заказ проводится, но товар не резервируется?
Чаще всего не заполнена колонка «Действие» в табличной части или выбрано «Не обеспечивать». Также проверьте, включено ли резервирование в настройках раздела «Склад и доставка» и есть ли свободный остаток на выбранном складе — резервировать нечего, если остаток нулевой.
Как запретить отгрузку без полной предоплаты?
В соглашении с клиентом задайте этап оплаты «Предоплата 100%» и включите контроль отгрузки в настройках раздела «Продажи». Система будет блокировать проведение реализации, пока по заказу не зарегистрирована оплата на требуемую сумму.
Что делать со старыми незакрытыми заказами?
Используйте обработку «Помощник закрытия заказов» (раздел «Продажи» или «Закупки»). Она находит заказы, по которым всё отгружено и оплачено, и закрывает их пакетно. Для частично исполненных заказов сначала отмените невыполненные строки, затем закройте документ.
Отличается ли настройка в «1С:Управление нашей фирмой»?
Логика та же, но настройки компактнее: раздел «Настройки» → «Продажи» → «Заказы покупателей», там же включаются резервы и статусы. Механизм согласования в УНФ проще — доступны статусы и блокировка отгрузки, но гибкие условия согласования по скидкам отсутствуют.
Можно ли сформировать заказ поставщику сразу из заказа покупателя?
Да. В заказе покупателя заполните в строках действие «К обеспечению», затем воспользуйтесь командой создания заказа поставщику на основании — система перенесёт позиции, которых нет в свободном остатке. Альтернатива — обработка «Формирование заказов по потребностям» для массового расчёта по всем заказам сразу.