Торговля и Склад · 12 мин
Как настроить заказы клиентов в 1С: полное руководство
Настройка заказов клиентов в 1С: включение механизма, статусы, соглашения, резервирование, оплата и отгрузка. Практическая инструкция для УТ 11 и КА 2.
Документ «Заказ клиента» в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2 — центральный инструмент отдела продаж. Он фиксирует договорённость с покупателем, резервирует товар на складе, контролирует оплату и служит основанием для реализации. Если механизм не настроен, менеджеры работают «вслепую»: нет резервов, нет контроля долгов, а отгрузки оформляются вручную без связи с заказом.
Настройка сводится к четырём блокам: включение функциональности, выбор вариантов использования заказов, настройка статусов и резервирования, а также привязка оплаты и отгрузки. Всё это выполняется в интерфейсе без программирования, но требует понимания бизнес-процесса компании — от того, как клиент оформляет заявку, до момента отгрузки и закрывающих документов.
В статье разобран порядок настройки на примере УТ 11.4/11.5 и КА 2.4/2.5: интерфейс и названия разделов в них практически идентичны. Для «1С:ERP Управление предприятием» логика та же, отличается только расположение части настроек.
Включение механизма заказов клиентов
По умолчанию в свежеустановленной конфигурации заказы могут быть отключены. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» и установите флажок «Заказы клиентов». После этого в разделе «Продажи» появится журнал «Заказы клиентов», а в карточке соглашения с клиентом станут доступны связанные настройки.
Рядом находятся дополнительные флажки, которые определяют сценарии работы:
- «Заказы со склада и под заказ» — позволяет в одном заказе смешивать товары со склада и позиции, которые нужно закупить под клиента;
- «Доверенности на получение товаров» — для печати доверенностей по заказам;
- «Причины отмены заказов клиентов» — обязательное указание причины при отмене, полезно для аналитики потерянных продаж.
Если компания работает с несколькими организациями или подразделениями, проверьте, что в разделе «Настройка НСИ и разделов → Предприятие» включён учёт по подразделениям — тогда в заказе появится соответствующий реквизит, и продажи будут корректно распределяться в отчётах.
Выбор варианта использования заказа
В настройках оптовых продаж задаётся вариант использования заказов: «Заказ как счёт», «Заказ только как заказ» или «Заказ как счёт и заказ». Этот выбор определяет, будет ли документ выполнять роль счёта на оплату с этапами оплаты или только фиксировать потребность в товаре.
| Вариант | Когда подходит | Ограничение |
|---|---|---|
| Заказ как счёт | Работа по предоплате, счёт выставляется из заказа | Нет отдельного документа «Счёт на оплату» в цепочке |
| Заказ только как заказ | Отгрузка без привязки к оплате, счета не нужны | Контроль оплаты только по факту реализации |
| Заказ как счёт и заказ | Типовой сценарий: оплата → отгрузка с контролем этапов | Статусная модель сложнее, требует дисциплины менеджеров |
Для большинства торговых компаний оптимален третий вариант: он позволяет печатать счёт прямо из заказа, контролировать этапы оплаты и при этом использовать заказ как основание отгрузки. Переключить вариант можно и позже, но уже созданные документы сохранят старую логику статусов — поэтому решение лучше принять до старта эксплуатации.
Как выбрать вариант использования
Настройка статусов и жизненного цикла заказа
Статусы заказа задаются в карточке документа и в настройках соглашения. Типовая цепочка: «Не согласован» → «К согласованию» → «Согласован» → «К отгрузке» → «Закрыт». Согласование включается флажком «Использовать согласование заказов клиентов» в настройках продаж — тогда заказ не перейдёт в отгрузку, пока ответственный не подтвердит его.
Статус «К отгрузке» имеет ключевое значение: только в нём (и выше) заказ участвует в резервировании и доступен для оформления реализации. Если менеджер жалуется, что «не могу создать реализацию по заказу», первым делом проверьте статус документа.
Для контроля сроков используйте реквизиты «Дата отгрузки» в шапке и табличной части, а также отчёт «Состояние исполнения заказов» — он показывает просроченные по оплате и отгрузке документы. Настройте в рабочем месте менеджера по продажам оповещения о просроченных заказах, чтобы заявки не зависали.
- 1Включите «Использовать согласование заказов» в настройках продаж, если нужен контроль перед отгрузкой
- 2Назначьте пользователей с правом согласования (роль согласования заказов)
- 3Проверьте на тестовом заказе: документ не должен переходить «К отгрузке» без согласования
- 4Настройте отчёт «Состояние исполнения заказов» как рабочий инструмент контроля
Резервирование товара под заказ
Резервирование включается в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка» флажком «Резервирование товаров» (в новых версиях — «Резервирование и обособление»). После этого в строках заказа появляется колонка «Действие», где менеджер выбирает: «Резервировать», «К обеспечению», «Отгрузить», «Не обеспечивать».
Логика действий в строке заказа:
- «Резервировать» — товар списывается из свободного остатка и закрепляется за заказом; другие заказы его не получат;
- «К обеспечению» — формируется потребность; товар попадёт в заказ поставщику или производственное задание через механизм обеспечения потребностей;
- «Отгрузить» — строка готова к оформлению реализации прямо сейчас;
- «Не обеспечивать» — позиция фиксируется без обещания поставки (например, услуга или товар под вопросом).
Массово действия в строках устанавливаются кнопкой «Заполнить обеспечение» в командной панели табличной части. Можно настроить автоматический выбор действия по остаткам: система сама поставит «Резервировать» там, где товар есть на складе, и «К обеспечению» — где его нет.
Соглашения, условия продаж и этапы оплаты
Заказ наследует условия из соглашения с клиентом: склад, цены, сроки оплаты, порядок расчётов. Настройте типовые соглашения в разделе «CRM и маркетинг → Типовые соглашения с клиентами» — это избавит менеджеров от ручного заполнения реквизитов и снизит число ошибок в ценах.
В соглашении задаются этапы оплаты: например, «Предоплата 30% — до отгрузки, постоплата 70% — 14 дней после отгрузки». В заказе этапы подставляются автоматически, а система контролирует их исполнение: заказ с неоплаченным обязательным авансом не перейдёт в статус «К отгрузке», если в этапе оплаты установлен контроль.
Для контроля задолженности проверьте настройки в разделе «НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчёты»: там включается контроль задолженности по клиенту и ограничение отгрузки при превышении лимита. Это защищает компанию от отгрузок хроническим неплательщикам.
Проверьте вид цен в соглашении и его доступность для организации
Откройте вкладку «Этапы оплаты» в заказе и сверьте с условиями договора
Отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет колонку «В резерве»
Отгрузка, оплата и закрытие заказа
На основании заказа в статусе «К отгрузке» создаётся документ «Реализация товаров и услуг» — кнопка «Создать на основании» в заказе или массовое оформление из рабочего места «Оформление накладных и счетов-фактур». Реализация снимает резерв и списывает товар со склада.
Оплата фиксируется документами «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с указанием заказа как объекта расчётов. Если оплата введена без ссылки на заказ, система распределит её по правилам зачёта авансов — это частая причина «зависших» долгов в отчётах. Проверяйте взаиморасчёты отчётом «Ведомость расчётов с клиентами».
Закрытие заказа происходит автоматически при полной отгрузке и оплате либо вручную — командой «Установить статус "Закрыт"» с указанием причины отмены неотгруженных строк. Незакрытые заказы искажают отчёты по обеспечению и резервам, поэтому раз в месяц стоит проверять список открытых заказов и закрывать «мёртвые» документы.
Проверка результата и типовые проблемы
После настройки пройдите полный цикл на тестовом клиенте: создайте заказ, согласуйте его, зарезервируйте товар, введите оплату, оформите реализацию и закройте заказ. Каждый шаг должен проходить без ручных «костылей» — если на каком-то этапе приходится снимать проведение или править документы напрямую, настройка не завершена.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на количество в заказе, колонка «В резерве» заполнена
Резерв не отображается — проверьте действие в строке и настройку склада
Заказ без аванса не переходит «К отгрузке» при включённом контроле
Отгрузка проходит без оплаты — проверьте этапы оплаты в соглашении
Ведомость расчётов показывает долг по конкретному заказу
Долг висит «на клиенте» без детализации — оплата введена без объекта расчётов
Отчёт показывает заказ закрытым после полной отгрузки и оплаты
Заказ числится открытым — не все строки отгружены или не установлен статус «Закрыт»
Если типовых средств не хватает — например, нужно автоматически согласовывать заказы по сумме или блокировать отгрузку по особым правилам — задача решается расширением конфигурации или доработкой. Это работа для программиста 1С: изменение типовых механизмов обеспечения вручную в коде без понимания архитектуры приводит к ошибкам в остатках и себестоимости.
Что важно запомнить
Настройка заказов клиентов — это включение функциональности, выбор варианта использования, статусная модель, резервирование и этапы оплаты. Проверяйте результат полным тестовым циклом: заказ → резерв → оплата → реализация → закрытие. Все связанные документы вводите на основании заказа, чтобы сохранить целостность расчётов.
Частые вопросы
Можно ли использовать заказы клиентов в 1С:Бухгалтерии?
В «1С:Бухгалтерии» есть документ «Счёт на оплату покупателю», но полноценного механизма заказов с резервированием и обеспечением там нет. Если нужен контроль отгрузок и резервов, используйте Управление торговлей, Комплексную автоматизацию или ERP.
Почему заказ не резервирует товар, хотя он есть на складе?
Проверьте три вещи: включено ли резервирование в настройках склада, какое действие установлено в строках заказа (должно быть «Резервировать») и находится ли заказ в статусе, допускающем обеспечение. Также убедитесь, что склад в заказе совпадает со складом, на котором лежит свободный остаток.
Как запретить отгрузку клиенту с просроченной задолженностью?
В настройках казначейства и взаиморасчётов включите контроль задолженности, а в соглашении с клиентом задайте лимит и срок допустимого долга. Тогда при попытке отгрузки сверх лимита система выдаст предупреждение или запретит проведение — в зависимости от выбранного режима контроля.
Что делать, если заказ частично отгружен, а остаток клиент отменил?
В заказе выделите неотгруженные строки и отмените их командой с указанием причины отмены, затем переведите заказ в статус «Закрыт». Отменённые строки снимут резерв и потребность, а в отчётах по причинам отмены вы увидите статистику потерянных продаж.
Можно ли оформить одну реализацию по нескольким заказам клиента?
Да. В рабочем месте оформления накладных выделите несколько заказов одного клиента с совпадающими реквизитами (организация, склад, соглашение) и создайте общую реализацию. Система объединит строки, сохранив связь с каждым заказом для корректного закрытия.
Как распечатать счёт на оплату из заказа?
Если выбран вариант «Заказ как счёт» или «Заказ как счёт и заказ», в форме заказа доступна печатная форма «Счёт на оплату» с реквизитами организации и этапами оплаты. Макет счёта настраивается в разделе печатных форм — туда можно добавить логотип, подпись и текст условий оплаты.