Торговля и Склад · 10 мин
Как найти доверенность в 1С:Торговля
Где искать доверенность в 1С:Управление торговлей: журнал документов, поиск по номеру и контрагенту, печать формы М-2, типичные ошибки и проверка результата.
Доверенность в 1С:Управление торговлей (редакции 10.3 и 11) — это документ, который оформляют на сотрудника для получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Найти уже созданную доверенность нужно при повторной печати, проверке срока действия, исправлении реквизитов или привязке к приходному документу. Проблема в том, что в разных редакциях журнал доверенностей расположен в разных разделах интерфейса, а в УТ 11 документ может быть скрыт настройками функциональности.
Ниже разобраны все рабочие способы поиска: через журнал документов, полнотекстовый поиск, отбор по контрагенту и через связанный документ поступления. Отдельно описаны ситуации, когда доверенность «не находится» из-за ограничения прав, отборов в журнале или особенностей конфигурации.
Где находится журнал доверенностей в разных редакциях
В «1С:Управление торговлей 11» доверенность относится к блоку закупок. Стандартный путь: раздел «Закупки» → группа «Документы закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ». Если в командном интерфейсе раздела такой ссылки нет, откройте общий журнал «Документы закупки (все)» и в отборах укажите тип документа «Доверенность». Либо используйте панель «Все функции» (если она включена администратором): «Документы» → «Доверенности на получение ТМЦ».
В «1С:Управление торговлей 10.3» интерфейс построен на классическом меню. Откройте верхнее меню «Документы» и найдите пункт «Доверенности» — откроется список всех выданных доверенностей. Также документ доступен через меню «Покупки», если в вашей конфигурации включён соответствующий пункт.
В обеих редакциях список по умолчанию показывает документы за текущий период или с установленным отбором. Если доверенность старая, первым делом снимите ограничение по дате: в УТ 11 — кнопка «Ещё» → «Настроить список», в УТ 10.3 — кнопка отбора на панели журнала.
Как найти доверенность по номеру и дате
Самый быстрый способ, когда известен номер документа, — встроенный поиск по журналу. В УТ 11 откройте список доверенностей и в строке поиска (Ctrl+F или поле «Найти» над таблицей) введите номер без префикса. Система ищет по подстроке, поэтому достаточно последних цифр номера. Учтите, что нумерация доверенностей может быть сквозной внутри организации и содержать префикс базы.
Если номер неизвестен, но известна примерная дата выдачи, установите отбор по периоду. В УТ 11: «Ещё» → «Настроить список» → добавьте условие «Дата» → «в периоде». В УТ 10.3 используйте кнопку отбора на панели инструментов журнала и задайте интервал дат. Это сузит список до нескольких строк, которые легко просмотреть глазами.
- 1Откройте раздел «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ»
- 2Снимите лишние отборы: «Ещё» → «Настроить список» и очистите условия
- 3Введите в строку поиска номер доверенности или фрагмент наименования поставщика
- 4Если поиск не дал результата — установите отбор по периоду, когда доверенность выдавалась
- 5Откройте найденный документ двойным щелчком и проверьте статус и реквизиты
Поиск по контрагенту и ответственному
Когда номер и дата неизвестны, надёжнее всего отобрать доверенности по поставщику. В УТ 11 в форме списка нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Контрагент равно …» и выберите поставщика из справочника. Альтернатива — открыть карточку контрагента и перейти по связанным документам, если в вашей настройке интерфейса доступна панель навигации по документам.
Полезный дополнительный отбор — по полю «Физическое лицо» (сотрудник, на которого выписана доверенность). Комбинация «поставщик + сотрудник» обычно оставляет в списке один-два документа. Если доверенностей на одного сотрудника много, добавьте третье условие — по организации, когда в базе ведётся учёт нескольких юридических лиц.
Полнотекстовый поиск по всей базе
Если журнал недоступен или вы не знаете, в каком вообще разделе искать документ, используйте глобальный поиск. В УТ 11 строка полнотекстового поиска находится в правом верхнем углу главного окна (иконка лупы). Введите номер доверенности, название поставщика или ФИО сотрудника — в результатах появятся и документы, и элементы справочников.
У полнотекстового поиска есть ограничение: он работает только если администратор включил индексацию и она актуальна. При недавнем обновлении индекса новые документы могут не находиться. В УТ 10.3 аналогичный поиск вызывается через меню «Операции» → «Полнотекстовый поиск данных» или стандартную команду поиска в форме списка.
Полнотекстовый поиск ищет по содержимому полей, поэтому запрос вида «две тысячи сто» не найдёт номер 2100 — вводите цифры. Если поиск по номеру не срабатывает, попробуйте ФИО сотрудника из доверенности: оно хранится в реквизите и индексируется.
Поиск доверенности через документ поступления
Частая практическая ситуация: доверенность нужна не сама по себе, а как подтверждение к конкретной поставке. В этом случае искать проще от приходного документа. Откройте «Поступление товаров и услуг» (в УТ 10.3 — «Поступление товаров») и проверьте реквизиты входящего документа или вкладку с дополнительной информацией — во многих конфигурациях там указывается доверенность, по которой получен товар.
Второй вариант — кнопка «Структура подчинённости» (в УТ 11 — «Ещё» → «Связанные документы» или иконка дерева связей на панели документа). Она показывает все документы, связанные с поступлением, включая доверенность, если связь зафиксирована в базе. Это самый надёжный способ, когда доверенность создавалась на основании заказа или поступления.
Как выбрать способ поиска
Почему доверенность не находится: типичные причины
Наиболее частая причина — скрытые отборы в форме списка. В УТ 11 отборы по организации, подразделению или статусу могут сохраняться между сеансами: вы видите не весь журнал, а его часть. Признак — в заголовке списка или рядом с кнопкой настройки отображается активный фильтр. Снимите все условия и повторите поиск.
Вторая причина — ограничение прав на уровне записей (RLS). Если в базе настроен доступ по организациям, доверенность «чужой» организации для вас просто не существует. Проверить это самостоятельно сложно: попросите коллегу с полными правами выполнить тот же поиск. Если у него документ виден — вопрос в настройке ролей.
Третья группа причин — состояние самого документа. Доверенность могла быть помечена на удаление (тогда она не отображается в обычном списке без специальной настройки), создана в другой базе при обмене данными и ещё не загружена, либо введена как внешний документ без проведения. Также в некоторых доработанных конфигурациях вместо типового документа «Доверенность» используют «Дополнительные документы» или печатные формы без объекта в базе — тогда искать нужно печатную форму в документе-основании.
Как проверить, что найдена нужная доверенность
Открыв документ, сверьте ключевые реквизиты: организацию, контрагента-поставщика, сотрудника-получателя, срок действия и перечень материальных ценностей в табличной части. Если доверенность нужна для печати, используйте команду «Печать» → «Доверенность (М-2)» в УТ 10.3 или соответствующую печатную форму в УТ 11 — унифицированная форма М-2 (или М-2а) формируется из данных документа автоматически.
Обратите внимание на статус проведения: непроведённая доверенность — это черновик, печатная форма по ней может быть недоступна или сформируется с предупреждением. Перед печатью проведите документ, если у вас есть на это права.
Как проверить результат
Организация, поставщик и сотрудник совпадают с ожидаемыми
Документ с похожим номером, но другой контрагент или организация
Документ проведён, печатная форма доступна
Документ не проведён или помечен на удаление
Форма М-2 формируется без пустых полей
Пустые реквизиты паспорта или срока действия — данные не заполнены
Дата окончания не истекла на момент использования
Доверенность просрочена — нужно выписывать новую
Частые вопросы
Нет пункта «Доверенности» в разделе «Закупки» — что делать?
Проверьте настройки функциональности: в УТ 11 часть документов скрывается опциями в разделе «НСИ и администрирование». Также откройте «Все функции» → «Документы» — там отображаются все типы документов независимо от настройки командного интерфейса. Если документа нет и там, у вашей роли нет прав на чтение — обратитесь к администратору.
Можно ли найти доверенность, если помнишь только ФИО сотрудника?
Да. В форме списка доверенностей настройте отбор по полю «Физическое лицо» (в УТ 10.3 — «Сотрудник»). Альтернатива — полнотекстовый поиск по фамилии: реквизит сотрудника индексируется, и документ появится в результатах.
Доверенность помечена на удаление — как её восстановить?
Откройте список с отображением помеченных объектов (в УТ 11 — «Ещё» → «Изменить форму» либо поиск с отбором «Пометка удаления»), найдите документ и снимите пометку командой «Снять пометку удаления». Учтите, что если после пометки выполнялось удаление помеченных объектов, документ уже удалён физически и восстановлению не подлежит — придётся создавать заново.
Почему доверенность есть, а печатная форма М-2 не формируется?
Чаще всего документ не проведён или в нём не заполнены обязательные для формы данные: паспортные данные сотрудника, срок действия, должность. Откройте документ, заполните недостающие поля, проведите и повторите печать.
Как найти все доверенности, выданные конкретному поставщику за год?
В форме списка настройте два условия отбора: «Контрагент равно» нужному поставщику и «Дата в периоде» с указанием границ года. Список можно вывести на печать или сохранить в табличный документ через «Ещё» → «Вывести список».
Доверенность создавали в другой базе при обмене — почему её нет в моей?
При распределённом учёте документы переносятся обменом данными. Если синхронизация ещё не выполнялась или завершилась с ошибкой, документ в вашей базе отсутствует. Запустите синхронизацию и проверьте протокол обмена на предмет конфликтов и отказов в загрузке.
Что важно запомнить
Доверенность в УТ 11 ищите в разделе «Закупки», в УТ 10.3 — в меню «Документы». Быстрее всего работают поиск по номеру и отбор по контрагенту; если документ не находится — снимите отборы, проверьте права и пометку удаления. Перед печатью убедитесь, что документ проведён и все реквизиты заполнены.