Как изменить кассира в 1С

Кассир в 1С — это не просто фамилия на чеке, а связка из пользователя информационной базы, физического лица, прав доступа и настроек кассового оборудования. Когда сотрудник увольняется, переводится на другую торговую точку или меняется фамилия, нужно корректно перенастроить все эти элементы, иначе в чеках будет печататься неверное имя, а в отчётах возникнет путаница по выручке.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой» интерфейс отличается, хотя логика одна и та же. Ниже разобраны основные сценарии: смена пользователя на рабочем месте кассира, замена физлица в чеке, настройка прав и работа с несколькими кассирами на одной кассе.

Откуда 1С берёт имя кассира для чека

Прежде чем что-то менять, важно понять, откуда программа подставляет ФИО кассира в кассовый чек. В типовых конфигурациях работает цепочка: пользователь информационной базы → связанное с ним физическое лицо → именно это физлицо передаётся в фискальный регистратор как «кассир» при пробитии чека.

Если физическое лицо пользователю не назначено, часть конфигураций подставляет имя пользователя, а часть — оставляет поле пустым, что может привести к ошибке при печати чека или к нарушению требований к обязательным реквизитам чека. Поэтому первое правило: у каждого кассира должна быть своя учётная запись с привязанным физлицом.

Создание нового пользователя-кассира

Откройте раздел «Администрирование» → «Настройка прав и пользователей» → «Пользователи» (в «Рознице» — «Администрирование» → «Пользователи и права»). Нажмите «Создать», укажите имя для входа, полное имя и при необходимости пароль. В поле «Физическое лицо» выберите существующего сотрудника из справочника или создайте нового прямо из формы пользователя.

Далее назначьте права. В конфигурациях с профилями групп доступа («Розница 2», «Управление торговлей 11», «УНФ») добавьте пользователя в профиль «Кассир» или «Кассир ККМ». В «Рознице» также проверьте настройку «Рабочее место» и магазин по умолчанию, чтобы кассир видел только свою кассу.

1. 1
   Создайте физлицо нового кассира в справочнике «Физические лица»
2. 2
   Создайте пользователя в «Администрирование → Пользователи» и привяжите к нему физлицо
3. 3
   Назначьте профиль или роль «Кассир» / «Кассир ККМ»
4. 4
   Проверьте привязку пользователя к магазину и кассе ККМ
5. 5
   Войдите под новым пользователем и пробейте тестовый чек

Как поменять кассира в чеке и кассовых документах

Если чек уже пробит с неверным кассиром, исправить его «задним числом» нельзя — фискальные данные хранятся в фискальном накопителе и не редактируются. Можно только оформить чек коррекции или возврат и пробить заново под правильным пользователем. Поэтому важно менять кассира до начала смены.

В кассовых документах («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Чек ККМ») в «1С:Бухгалтерии» и «Управлении торговлей» ответственное лицо подставляется из текущего пользователя. Чтобы в документах значился другой кассир, откройте документ и вручную измените поле «Ответственный» или «Кассир», если оно доступно для редактирования.

Смена подписи кассира в печатных формах

В «1С:Бухгалтерии» подпись кассира в ПКО и РКО берётся из настроек организации: «Главное» → «Реквизиты организации» → подписи ответственных лиц. Если кассир сменился, обновите запись в этом списке, указав новое физлицо и дату, с которой действует подпись.

Настройка нескольких кассиров на одной кассе

Одна касса ККМ может обслуживать нескольких сменных кассиров. Для этого каждому создаётся отдельный пользователь со своим физлицом, а при входе в программу кассир выбирает свою учётную запись. Фискальный регистратор получит имя текущего пользователя автоматически.

В некоторых драйверах ККТ (АТОЛ, Штрих-М) имя кассира можно задать прямо в настройках подключаемого оборудования в 1С: «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» → «ККТ с передачей данных» → «Настроить». Там есть поле «Кассир» и пароль кассира. Если это поле заполнено, драйвер может использовать его в приоритете над данными из 1С — при смене кассира не забудьте обновить и эту настройку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Тестовый чек

Норма

В чеке напечатано корректное ФИО нового кассира

Тревожный признак

Печатается старая фамилия или поле пустое

Журнал чеков

Норма

Чеки отражаются под новым пользователем

Тревожный признак

Чеки продолжают создаваться от имени старого пользователя

Права доступа

Норма

Кассир открывает РМК и пробивает чеки без ошибок прав

Тревожный признак

Сообщения о недостаточности прав при открытии смены

Что делать при увольнении кассира

Удалять пользователя уволенного кассира не рекомендуется: все его чеки, отчёты и кассовые документы хранят ссылку на этого пользователя, и удаление может нарушить целостность данных. Правильный порядок: снять пароль или установить признак «Недействителен» / запретить вход в базу, убрать пользователя из профилей доступа.

После этого создайте нового пользователя для сменщика по инструкции выше. Такой подход сохраняет историю продаж по каждому кассиру, что важно для анализа выручки, инвентаризаций и разбора расхождений в кассе.

Типичные ошибки при смене кассира

Отдельная частая ситуация — незакрытая кассовая смена. Если кассир ушёл, не закрыв смену, новый сотрудник не сможет начать работу корректно. Смену нужно закрыть (при необходимости — администратором с полными правами), сформировать Z-отчёт, и только потом новый кассир открывает свою смену.

Отличия в популярных конфигурациях

Сравнение вариантов

1С:Розница

Кассир задаётся через пользователя и физлицо; дополнительно важна привязка к магазину и кассе ККМ в карточке пользователя

1С:Управление торговлей 11

Права назначаются через профили групп доступа; кассир в чеке — физлицо текущего пользователя

1С:Бухгалтерия

Нет РМК, кассир фигурирует в подписях ПКО/РКО и настраивается через ответственных лиц организации

1С:УНФ

Кассир привязан к пользователю, в настройках кассы ККМ можно указать кассира по умолчанию

Во всех конфигурациях общий принцип один: сначала физлицо, потом пользователь, потом права и привязка к кассе. Отличается только расположение настроек в интерфейсе и набор ролей.

Частые вопросы

Можно ли изменить кассира в уже пробитом чеке?

Нет. Данные чека фиксируются в фискальном накопителе в момент пробития и не подлежат редактированию. Если имя указано неверно, оформляется возврат или чек коррекции, а дальнейшие чеки пробиваются уже под правильным пользователем.

Почему в чеке печатается старая фамилия после смены пользователя?

Чаще всего имя кассира задано в настройках драйвера ККТ (поле «Кассир» в параметрах оборудования) и имеет приоритет над данными 1С. Откройте настройки подключаемого оборудования и обновите или очистите это поле.

Нужно ли создавать нового пользователя, если кассир просто сменил фамилию?

Нет. Достаточно отредактировать ФИО в карточке физического лица — новая фамилия автоматически начнёт подставляться в чеки и документы, а вся история работы сотрудника сохранится.

Может ли один кассир работать на нескольких кассах?

Да. Одному пользователю можно разрешить доступ к нескольким кассам ККМ и магазинам. При открытии смены он выбирает нужную кассу, а его ФИО корректно передаётся в чек на любом рабочем месте.

Что делать, если новый кассир не может открыть смену?

Проверьте три вещи: закрыта ли предыдущая кассовая смена, назначен ли пользователю профиль или роль кассира, привязан ли он к нужной кассе ККМ и магазину. Ошибка прав устраняется добавлением в профиль «Кассир ККМ».