Торговля и Склад · 11 мин
Как изменить статус заказа в 1С
Как изменить статус заказа в 1С: Управление торговлей и Комплексной автоматизации. Ручная смена, групповая обработка, настройка статусов и типичные ошибки.
Статус заказа в 1С определяет, на каком этапе обработки находится документ: согласуется ли он, ожидает оплаты, готов к отгрузке или уже закрыт. От статуса зависят движения по регистрам, резервирование товара и контроль оплат, поэтому менять его нужно осознанно, а не «для галочки».
Порядок смены статуса зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и «ERP» используется система статусов заказа клиента («К согласованию», «В работе», «К отгрузке» и др.). В «Управлении нашей фирмой» логика похожая, но набор состояний свой. Ниже разобраны универсальные приёмы, которые работают в большинстве типовых решений.
Перед изменением статуса убедитесь, что у вас есть права на редактирование документа и что заказ не закрыт обработкой «закрытия заказов». Если документ проведён и по нему есть связанные документы (реализация, оплата), смена статуса может быть ограничена настройками конфигурации.
Где находится поле статуса и какие статусы бывают
В типовых конфигурациях поле «Статус» расположено в шапке документа «Заказ клиента» — обычно рядом с полями «Организация» и «Соглашение». Это выпадающий список, значения которого заданы в настройках конфигурации и не редактируются произвольно из документа.
Стандартный набор статусов заказа клиента в УТ 11 и КА включает: «Не согласован», «К согласованию», «В работе», иногда «К отгрузке» и «Закрыт». Каждый статус связан с состояниями документа: ожидание оплаты, готовность к отгрузке, готовность к закрытию. Состояния рассчитываются автоматически по факту оплат и отгрузок, а статус меняет пользователь.
Важно различать статус и состояние. Статус вы задаёте вручную и он управляет логикой обработки заказа. Состояние («Ожидается оплата», «Готов к отгрузке») программа вычисляет сама на основании связанных документов. Если состояние не совпадает с ожиданиями, проблема обычно не в статусе, а в отсутствующих или лишних документах оплаты и реализации.
Как изменить статус заказа вручную
Ручная смена статуса — базовый сценарий, который подходит для единичных документов. Порядок действий одинаков в УТ 11, КА и ERP с небольшими различиями в названиях кнопок.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и найдите нужный заказ через поиск по номеру или контрагенту.
- 2Откройте документ двойным щелчком.
- 3В шапке документа найдите поле «Статус» и выберите из списка нужное значение, например «В работе».
- 4Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть», чтобы зафиксировать изменение.
- 5Проверьте, что в списке заказов в колонке «Статус» отображается новое значение.
Если заказ проведён, изменение статуса потребует перепроведения документа — программа сделает это автоматически при записи. Если документ открыт другим пользователем, появится сообщение о блокировке: дождитесь завершения его работы или попросите закрыть документ.
В «Управлении нашей фирмой» логика похожая: в заказе покупателя или заказ-наряде статус выбирается из справочника «Состояния заказов», и там же можно видеть цветовую индикацию. Состав статусов в УНФ администратор может расширять, поэтому набор значений может отличаться от типового.
Групповое изменение статуса нескольких заказов
Когда нужно перевести на новый этап десятки заказов, открывать каждый документ нерационально. В УТ 11 и КА есть несколько способов массовой смены статуса.
Первый способ — через список документов. Выделите несколько заказов в списке с зажатой клавишей Ctrl или Shift, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду изменения статуса (в разных версиях она называется «Установить статус» или находится в меню «Ещё»). Программа применит выбранный статус ко всем выделенным документам, для которых это допустимо.
Второй способ — рабочее место «Заказы клиентов» с группировкой по состояниям. В нём заказы отображаются в виде панелей по этапам («К согласованию», «Ожидается оплата», «Готово к отгрузке»), и документы можно перемещать между этапами. Это удобно менеджерам, которые ведут заказы как воронку.
Настройка использования статусов
Если поле «Статус» в заказе недоступно или содержит только одно значение, скорее всего, в настройках отключено использование статусов. Проверьте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Заказы клиентов». Там задаётся вариант использования статусов: не использовать, использовать для контроля или полноценное согласование.
Включение согласования добавляет этап «К согласованию» и позволяет настроить права: рядовой менеджер переводит заказ на согласование, а руководитель подтверждает. Отключать статусы на работающей базе следует осторожно: заказы, находящиеся в промежуточных статусах, могут потерять контроль по оплатам и отгрузкам.
В некоторых внедрениях статусы заказа дополнены через расширения или доработки. Тогда поведение при смене статуса может отличаться от типового — например, запускаться автоматические уведомления клиенту. Перед массовыми изменениями уточните у администратора, какие обработчики подключены к событию записи заказа.
Связь статуса с оплатой, резервом и отгрузкой
Статус заказа напрямую влияет на складское резервирование и контроль расчётов. Пока заказ в статусе «К согласованию», товар обычно не резервируется и заказ не попадает в задания на отгрузку. После перевода «В работе» программа начинает контролировать оплату по графику и позволяет оформлять реализацию.
Если после смены статуса заказ не появился в списке «Готовые к отгрузке», проверьте три вещи: проведён ли сам заказ, есть ли свободный остаток товара на складе отгрузки и не блокирует ли отгрузку задолженность по оплате при включённом контроле. Состояние заказа подскажет, на каком этапе остановка.
Обратная ситуация — заказ числится «В работе», хотя по факту отгружен и оплачен. Это нормально: типовая логика предполагает, что исполненные заказы закрываются отдельной обработкой «Закрытие заказов» (раздел «Продажи» → «Сервис»). Она переводит полностью исполненные заказы в закрытое состояние и снимает лишние резервы.
Как проверить результат
Отображается новое значение сразу после записи
Статус старый — документ не был перепроведён или изменение не сохранено
Соответствует факту: оплачен — «Оплачен», отгружен — «Отгружен»
Состояние зависло — ищите непроведённые или лишние связанные документы
После перевода «В работе» появился резерв по позициям заказа
Резерва нет — проверьте вариант обеспечения в строках заказа
Типичные ошибки при смене статуса
Большинство проблем со статусами возникает не из-за самой смены, а из-за нарушения последовательности этапов или работы с устаревшими данными. Разберите ошибку по симптомам, прежде чем менять что-то в документе.
Отдельная группа ошибок — расхождение статуса и состояния. Если статус «В работе», а состояние показывает «Ожидается аванса», значит, по графику оплаты заказ ещё не оплачен и отгрузка заблокирована. Менять статус дальше в такой ситуации бессмысленно — сначала оформите оплату или скорректируйте условия оплаты в заказе.
Как выбрать действие
Ограничения и когда нужен администратор
Самостоятельная смена статуса безопасна, пока вы работаете в рамках штатного бизнес-процесса: переводите заказ по этапам, проверяете результат в списке и не трогаете исполненные документы. За пределами этого сценария начинаются зоны, где ошибка влияет на учётные данные.
Обратитесь к администратору или специалисту по 1С, если: статус не меняется из-за прав доступа; требуется изменить сам состав статусов или добавить новые состояния; нужна автоматическая смена статуса по расписанию или по событию (например, при поступлении оплаты); после обмена с сайтом или CRM статусы «расползлись» и требуется сверка.
Автоматизация смены статусов обычно реализуется через регламентные задания, бизнес-процессы или настройку обмена с внешними системами. Это задачи уровня конфигурирования — выполнять их стоит на копии базы с последующим переносом в рабочую среду.
Полезная привычка: раз в неделю открывайте список заказов с отбором «Статус = В работе» и сверяйте состояния. Заказы, которые давно оплачены и отгружены, но не закрыты, искажают отчёты по резервам и портят картину неисполненных обязательств.
Что важно запомнить
Статус заказа меняется в шапке документа с последующим проведением, массово — через список заказов. Статус задаёт этап обработки, а состояние программа считает сама по оплатам и отгрузкам. Закрывайте исполненные заказы обработкой «Закрытие заказов» и не меняйте статусы, если не уверены в правах и настройках согласования.
Частые вопросы
Почему поле «Статус» в заказе недоступно для редактирования?
Чаще всего причина в отключённом использовании статусов в настройках продаж или в нехватке прав. Проверьте раздел «НСИ и администрирование» → «Продажи» → «Заказы клиентов». Если настройка включена, а поле всё равно заблокировано, уточните у администратора состав вашей роли — возможно, согласование заказов доступно только руководителю.
Можно ли вернуть заказ на предыдущий статус?
Да, если по заказу ещё не оформлены документы, которые этому мешают. Откройте заказ, выберите прежний статус и перепроведите. Если по заказу уже есть реализация или он закрыт обработкой закрытия, сначала придётся отменить закрытие и разобраться со связанными документами.
Чем статус отличается от состояния заказа?
Статус выбирает пользователь вручную — это этап бизнес-процесса («К согласованию», «В работе»). Состояние («Ожидается оплата», «Готов к отгрузке», «Просрочен») программа рассчитывает автоматически по факту оплат и отгрузок. Смена статуса не меняет состояние напрямую.
Как закрыть заказ, который частично отгружен и больше не будет исполняться?
Используйте обработку «Закрытие заказов» в разделе «Продажи» → «Сервис» с указанием причины отклонения. Программа снимет резервы по неотгруженным позициям и переведёт заказ в закрытое состояние. Просто менять статус вручную в этом случае не рекомендуется — останутся «висящие» резервы.
Можно ли настроить автоматическую смену статуса при оплате?
В типовой поставке статус по факту оплаты сам не меняется — меняется только состояние. Автоматический перевод статуса реализуется доработкой: регламентным заданием, подпиской на событие записи документа оплаты или бизнес-процессом. Такую настройку должен выполнять специалист по 1С на тестовой копии базы.
Статусы заказов приходят с сайта и не совпадают с 1С. Что делать?
Проверьте настройку соответствия статусов в модуле обмена с сайтом: там задаётся, какой статус на сайте соответствует какому статусу в 1С. Если соответствие не задано или задано неверно, заказы будут получать неправильные статусы. После исправления настройки выполните повторный обмен по проблемным заказам.