Как изменить кассира в чеке в 1С Розница

Вопрос смены кассира в чеке возникает в 1С Розница регулярно: сотрудник уволился, кассу обслуживают несколько продавцов посменно, чек пробили под чужой учётной записью или в чеке указан неверный кассир по данным фискального накопителя. В зависимости от ситуации действия различаются: где-то достаточно завести нового пользователя и выбрать его в РМК, а где-то потребуется корректировка уже закрытого чека или даже чек коррекции.

Важно понимать ключевое ограничение: данные о кассире попадают в фискальный чек в момент пробития и фиксируются в фискальном накопителе. Изменить кассира в уже отправленном в ОФД чеке нельзя — фискальные данные не редактируются. Можно либо исправить учётные данные в 1С (например, ФИО сотрудника в карточке физического лица), либо оформить возврат и пробить чек заново под правильным кассиром.

Где в 1С Розница хранится информация о кассире

Кассир в чеке формируется из связки нескольких объектов. В справочнике «Пользователи» (раздел «Администрирование» → «Пользователи и права») хранится учётная запись, под которой сотрудник входит в программу. Каждый пользователь привязан к элементу справочника «Физические лица», откуда берутся ФИО для печати в чеке. Дополнительно в карточке физического лица может быть указан ИНН — он тоже передаётся в фискальные данные, если настроено.

Кроме того, в настройках кассы ККМ и в параметрах подключения фискального регистратора могут быть заданы кассир по умолчанию и его ИНН. Если в драйвере ККТ прописан кассир отдельно, чек может уходить с данными из драйвера, а не из 1С — это частая причина путаницы. Поэтому проверять нужно оба места: карточку пользователя в программе и параметры оборудования.

Как добавить нового кассира в программу

Откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Администрирование») → «Настройка пользователей и прав» → «Пользователи». Создайте нового пользователя, укажите имя для входа и при необходимости пароль. В поле «Физическое лицо» выберите существующего сотрудника или создайте новое физлицо с корректными ФИО — именно эти данные попадут в чек.

Назначьте пользователю группу доступа с правами кассира (обычно это профиль «Кассир» или аналогичный, созданный в вашей конфигурации). Без права на работу с РМК сотрудник не сможет открыть смену и пробивать чеки. Если используется вход по паролю или по штрихкоду карты сотрудника, настройте соответствующий способ аутентификации.

1. 1
   Администрирование → Пользователи → Создать
2. 2
   Заполните имя пользователя и привяжите физическое лицо с правильными ФИО
3. 3
   Назначьте профиль прав кассира и сохраните
4. 4
   Проверьте вход под новой учётной записью и доступ к РМК

Как сменить кассира в РМК при работе

Если на одной кассе работают несколько сотрудников посменно, корректный порядок такой: текущий кассир закрывает кассовую смену (в РМК — команда «Закрытие смены», формируется Z-отчёт), затем под новым пользователем открывается новая смена. Все последующие чеки уйдут в ОФД с данными нового кассира.

В ряде конфигураций смену можно не закрывать, а просто сменить пользователя в РМК — тогда кассир в чеке определяется текущим пользователем сеанса. Однако с точки зрения кассовой дисциплины правильнее закрывать смену при передаче кассы: так разграничивается материальная ответственность и корректно считается выручка по каждому кассиру.

Как исправить ФИО кассира для будущих чеков

Если кассир правильный, но в чеке ошибка в написании ФИО (опечатка, смена фамилии), откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и исправьте фамилию, имя или отчество. Проверьте также поле ИНН, если оно передаётся в чек. После сохранения новые чеки будут печататься с исправленными данными.

Если же ФИО в чеке не совпадают с данными из 1С, проверьте настройки драйвера ККТ: в параметрах подключения фискального регистратора (раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование») может быть задан отдельный кассир, который перекрывает данные программы. Уберите или исправьте эту настройку и пробейте тестовый чек.

Что делать, если чек уже пробит не на того кассира

Фискальный чек после пробития изменить нельзя — данные зафиксированы в накопителе и переданы в ОФД. Если чек пробит под неверным кассиром, а корректность критична (например, для отчётности или разбора инцидента), единственный легальный путь — оформить возврат ошибочного чека и пробить продажу заново под правильным пользователем.

В 1С Розница для этого используется документ «Чек ККМ на возврат» на основании исходного чека. После возврата войдите под нужным кассиром и повторите продажу. Учтите: если покупатель уже ушёл с товаром, согласуйте порядок оформления с руководителем и бухгалтерией — дублирование продажи и возврата должно быть документально объяснимо.

Способы решения

Смена пользователя в РМК

Подходит для новых чеков при смене сотрудника на кассе; не исправляет уже пробитые чеки

Исправление карточки физлица

Подходит при опечатке в ФИО; действует только на будущие чеки

Возврат и повторное пробитие

Единственный способ исправить кассира в совершённой продаже; требует оформления возврата

Настройка драйвера ККТ

Нужна, когда кассир в чеке задаётся оборудованием, а не 1С

Проверка результата и типичные ошибки

После любых изменений пробейте тестовый чек на минимальную сумму (затем при необходимости сделайте возврат) и проверьте строку «Кассир» на бумажном чеке и в электронной копии. Сверьте данные с карточкой физического лица и убедитесь, что чек ушёл в ОФД с правильными реквизитами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка «Кассир» на тестовом чеке

Норма

ФИО совпадают с карточкой физического лица

Тревожный признак

Указан другой сотрудник или старые ФИО

Данные в ОФД

Норма

Электронный чек содержит актуального кассира

Тревожный признак

В личном кабинете ОФД старые данные

Настройки драйвера ККТ

Норма

Кассир не задан или совпадает с данными 1С

Тревожный признак

В драйвере прописан другой кассир

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить кассира в уже пробитом чеке?

Нет. Данные фискального чека фиксируются в фискальном накопителе в момент пробития и не подлежат редактированию. Исправить ситуацию можно только через возврат чека и повторное пробитие продажи под правильным пользователем.

Почему в чеке печатается не тот кассир, который вошёл в программу?

Чаще всего в настройках подключаемого оборудования (драйвера ККТ) отдельно задан кассир, который перекрывает данные 1С. Проверьте параметры фискального регистратора в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» и очистите или исправьте это поле.

Откуда 1С берёт ФИО кассира для чека?

Из справочника «Физические лица» — из карточки сотрудника, привязанного к пользователю, под которым пробивается чек. Изменение имени самого пользователя на печатную форму чека не влияет.

Нужно ли закрывать смену при смене кассира?

Формально в некоторых настройках можно просто сменить пользователя, но правильная практика — закрывать смену с Z-отчётом и открывать новую под другим кассиром. Так корректно разграничивается выручка и материальная ответственность.

Что делать, если кассир уволился, а его учётная запись осталась?

Заблокируйте или удалите пользователя в справочнике «Пользователи», чтобы под ним нельзя было войти. Карточку физического лица удалять не обязательно — она нужна для истории ранее пробитых чеков и отчётности.