Как исправить накладную в 1С:Розница

Ошибка в накладной — ситуация рабочая: неверное количество, цена, контрагент или склад. В 1С:Розница способ исправления зависит от того, проведён документ или нет, закрыт ли период и ушла ли накладная в смежные системы (бухгалтерию, ЕГАИС, онлайн-кассу). Универсального правила «просто открой и поправь» нет: для проведённого документа за закрытой датой такое действие нарушит учёт.

Ниже разобраны все типовые сценарии: редактирование непроведённого документа, исправление «задним числом», сторнирование через корректировку, работа с ЕГАИС и печать исправленной формы. Материал ориентирован на 1С:Розница 2.3 и 3.0, но логика применима и к более ранним релизам.

Определите статус накладной перед исправлением

Первый шаг — понять, в каком состоянии находится документ. Откройте накладную (например, «Поступление товаров» или «Реализация товаров») и посмотрите на признаки: проведён ли документ, какая у него дата, есть ли связанные документы (возвраты, корректировки, кассовые документы, ответы ЕГАИС).

Проведённый документ отображается без красной пометки в журнале и формирует движения по регистрам: остатки товаров, себестоимость, взаиморасчёты. Непроведённый (сохранённый) можно править свободно — он ещё ничего не изменил в учёте. Помеченный на удаление документ отмечен красным крестом и в учёте не участвует.

Также проверьте дату запрета редактирования: раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных». Если дата накладной раньше установленной границы, документ откроется только на просмотр.

Исправление непроведённой накладной

Самый простой случай. Откройте документ из журнала «Закупки» → «Поступления товаров» или «Продажи» → «Реализации товаров», измените нужные поля: номенклатуру, количество, цены, контрагента, склад. Затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

Если накладная вообще создана ошибочно и не нужна, установите пометку удаления через меню «Ещё» → «Пометить на удаление». Помеченные документы периодически удаляются физически через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов», но делать это должен пользователь с правами администратора после проверки ссылок.

Исправление проведённой накладной в открытом периоде

Если документ проведён, но период не закрыт и данные никуда не выгружались, допустимо прямое редактирование. Откройте накладную, внесите изменения и перепроведите её. Программа автоматически отменит старые движения и сформирует новые.

После перепроведения обязательно проверьте последствия. Если вы уменьшили количество в реализации, а товар уже был списан другими документами, возможны отрицательные остатки. Если изменили поступление, по которому уже прошла продажа, — себестоимость этой продажи могла быть рассчитана по старой цене, и её потребуется пересчитать перепроведением документов за период.

Проверить результат помогут отчёты: «Остатки товаров на складах», «Движения товара», карточка расчётов с контрагентом. Сравните остатки до и после правки, чтобы убедиться, что изменения дали ожидаемый эффект.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы или убедитесь, что настроено регулярное резервное копирование
2. 2
   Откройте накладную и зафиксируйте исходные значения (скриншот или запись)
3. 3
   Внесите исправления и перепроведите документ
4. 4
   Перепроведите связанные документы за период, если менялись количество или цены
5. 5
   Проверьте остатки и расчёты в отчётах
6. 6
   Распечатайте исправленную форму при необходимости

Корректировка накладной в закрытом периоде

Когда период закрыт (установлена дата запрета, данные сданы в отчётность или выгружены в бухгалтерию), исходный документ не трогают. Вместо этого оформляют корректировку текущей датой. В 1С:Розница для этого используются документы «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации» либо сторнирующие документы — возвраты.

Типовой приём: создайте корректировку на основании исходной накладной — откройте документ и выберите «Создать на основании» → соответствующий вид корректировки. Программа подтянет номенклатуру и суммы из исходного документа, вам останется указать фактические (исправленные) значения. Разница между «было» и «стало» отразится в учёте текущей датой.

Если накладную нужно аннулировать полностью, оформите возврат: «Возврат товаров поставщику» для поступления или «Возврат товаров от покупателя» для реализации, также на основании исходного документа. Это сторнирует все движения без изменения исторического документа.

Способы исправления

Прямое редактирование

Подходит для непроведённых документов и проведённых в открытом периоде. Быстро, но меняет историю учёта

Корректировка на основании

Для закрытого периода и частичных изменений. Сохраняет исходный документ, фиксирует разницу

Возврат (сторнирование)

Для полной отмены накладной. Создаёт обратное движение товаров и расчётов

Пометка на удаление

Только для ошибочно созданных документов без последствий в учёте

Особые случаи: ЕГАИС, касса и обмен с бухгалтерией

Если накладная от поставщика подтверждена в ЕГАИС, исправить её «задним числом» нельзя — подтверждение уже зафиксировано в УТМ. Варианты действий: если поставщик отправил корректирующую накладную, примите её через входящие документы ЕГАИС; если товар принят по ошибочным данным, оформляйте расхождения через акт или списание/оприходование остатков в ЕГАИС.

Для розничных продаж, пробитых через кассу, ситуация жёстче: чек уже фискализирован и передан в ОФД. Отменить его нельзя — оформляется чек возврата, а документ «Отчёт о розничных продажах» корректируется новым документом или возвратом текущей смены.

Если настроен обмен с 1С:Бухгалтерией, исправленный документ выгрузится повторно при следующей синхронизации. Убедитесь, что в бухгалтерии период по этому документу не закрыт, иначе возникнут расхождения между базами.

Печать исправленной накладной

После исправления документа распечатайте актуальную форму: в документе нажмите «Печать» и выберите нужную форму (ТОРГ-12, товарная накладная, УПД — в зависимости от настроек и подсистем). Если накладная уже была передана контрагенту, новую версию нужно передать повторно с пометкой об исправлении.

Для корректировок в закрытом периоде печатная форма формируется из документа корректировки, а не из исходной накладной. Исходный документ остаётся в учёте без изменений — это нормальная практика документооборота.

Проверка результата после исправления

Исправление считается завершённым, когда учёт сходится. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, что количество по изменённым позициям соответствует факту. Для расчётов с контрагентом сформируйте акт сверки или отчёт по взаиморасчётам — задолженность должна отражать исправленные суммы.

Если правили документы за прошлые даты, дополнительно проверьте отсутствие отрицательных остатков на даты между старой и новой версией документа. Отрицательные остатки — признак того, что какие-то связанные документы не перепроведены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки товара в отчёте

Норма

Количество соответствует исправленным данным, нет минусов

Тревожный признак

Отрицательные остатки или старое количество

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Долг соответствует исправленной сумме

Тревожный признак

Сумма не изменилась или появились непонятные разницы

Связанные документы

Норма

Возвраты и корректировки ссылаются на накладную корректно

Тревожный признак

Битые ссылки, непроведённые связанные документы

ЕГАИС (если применимо)

Норма

Остатки УТМ совпадают с учётными

Тревожный признак

Расхождения остатков между базой и УТМ

Частые вопросы

Можно ли исправить накладную, если установлена дата запрета редактирования?

Напрямую — нет, документ откроется только на просмотр. Правильный путь — создать корректировку или возврат на основании исходного документа текущей датой. Снимать дату запрета ради одной правки не рекомендуется: это открывает для изменений весь закрытый период.

Что делать, если после исправления появились отрицательные остатки?

Это означает, что товар был списан другими документами раньше, чем позволяло новое количество. Найдите документы, сформировавшие минус (отчёт по движениям товара), и перепроведите их в хронологическом порядке либо скорректируйте их количество.

Как отменить накладную полностью, а не исправить?

Если документ не проведён — пометьте его на удаление. Если проведён в открытом периоде — распроведите и пометьте на удаление. Если период закрыт — оформите возврат товаров на основании накладной, это полностью сторнирует движения.

Накладная подтверждена в ЕГАИС, но поставщик прислал исправление. Что делать?

Исходную накладную не изменяйте. Дождитесь корректирующей накладной от поставщика во входящих документах ЕГАИС и подтвердите её — остатки скорректируются автоматически. При расхождении фактического товара оформите акт расхождений.

Можно ли исправить чек или отчёт о розничных продажах за вчерашний день?

Пробитый чек отменить нельзя — он уже в ОФД и у налоговой. Оформите документ возврата от покупателя текущей датой с пробитием чека возврата. Отчёт о розничных продажах за закрытую смену не редактируется.

Исправленная накладная не выгрузилась в бухгалтерию. Почему?

Проверьте настройки синхронизации: документ мог попасть в период, закрытый в бухгалтерии, или быть исключённым правилами обмена. Выполните повторную выгрузку документа принудительно через механизм регистрации изменений в настройках обмена.