Как добавить новый склад в 1С

Склад в 1С — это справочное значение, которое указывается в документах поступления, реализации, перемещения и инвентаризации. Без корректно заведённого склада нельзя оформить приход товара на новое место хранения, а остатки начнут «висеть» на старых складах, искажая учёт. Поэтому добавление склада — операция простая, но требующая понимания последствий.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» справочник складов развитый, с типами, статусами и ордерной схемой, а в «1С:Бухгалтерии» достаточно указать название и тип склада. Ниже разобраны оба сценария, а также ввод начальных остатков, настройка прав доступа и проверка результата.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на редактирование справочников — обычно это роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или полные права. В файловой базе желательно сделать резервную копию через «Администрирование → Обслуживание», если планируете сразу вводить остатки или менять настройки учёта.

Где находится справочник складов в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием» откройте раздел «НСИ и администрирование» и найдите ссылку «Склады и магазины». Если раздела не видно, проверьте, включён ли в настройках функциональный опциональный блок «Склады и доставка» и не ограничен ли интерфейс вашей ролью.

В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: меню «Справочники → Товары и услуги → Склады». Здесь справочник минималистичный — наименование, тип склада (оптовый, розничный, неавтоматизированная торговая точка) и при необходимости комментарий.

В «1С:Комплексной автоматизации» и старых версиях УТ 10.3 справочник называется просто «Склады» и доступен через «Справочники» или панель функций. Логика везде одинакова: склад — это элемент справочника, а не отдельная база данных.

Пошаговое создание склада в УТ 11 и ERP

Откройте «НСИ и администрирование → Склады и магазины» и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип склада: оптовый, розничный магазин или производственный (в ERP). От типа зависят доступные настройки и поведение в документах.

Заполните основные поля: наименование (оно будет видно в документах и отчётах), подразделение-владелец, если ведётся учёт по подразделениям, и при необходимости адрес склада. Для розничного склада дополнительно укажите тип цен розничной торговли — от него будут подставляться цены в чеки и отчёты по рознице.

Если на складе планируется ордерная схема (расходные и приходные ордера как отдельные документы), включите соответствующий флаг в карточке склада. Включать её стоит только при реальной потребности: ордерная схема усложняет документооборот, и отключить её после начала работы без корректировки документов уже непросто.

Нажмите «Записать и закрыть». Склад сразу становится доступным для выбора в документах — дополнительной публикации или обновления не требуется.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование → Склады и магазины»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип склада
3. 3
   Заполните наименование, подразделение и адрес
4. 4
   Для розницы укажите тип цен; для ордерной схемы — включите флаг
5. 5
   Запишите элемент и проверьте его доступность в документе «Приобретение товаров и услуг»

Создание склада в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в «Справочники → Товары и услуги → Склады» и нажмите «Создать». Укажите наименование и тип склада. Тип важен: для неавтоматизированной торговой точки учёт ведётся по продажным ценам на счёте 42 «Торговая наценка», и ошибка в типе исказит бухгалтерские проводки.

После записи склад можно выбирать в документах «Поступление товаров», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров» и «Инвентаризация товаров». Если склад розничный, убедитесь, что в учётной политике организации выбран соответствующий способ оценки товаров в рознице.

Обратите внимание: в Бухгалтерии склад привязан к организации только косвенно, через документы. Если в базе несколько организаций и раздельный учёт, согласуйте с бухгалтером, какие склады к какой организации относятся, чтобы не смешивать остатки.

Как ввести остатки на новый склад

Само по себе создание склада не переносит товары — остатки нужно либо переместить с существующего склада, либо ввести первично. Для переноса товара со старого склада используйте документ «Перемещение товаров» (в Бухгалтерии — «Перемещение товаров» в разделе «Склад»). Это правильный способ, если товар физически уже есть в учёте.

Если склад новый и товар на нём появляется «с нуля» — например, вы начинаете учёт в 1С или открыли новую точку, — используйте документ «Оприходование излишков товара» в УТ/ERP или «Ввод начальных остатков» (помощник в разделе «Начало работы») в Бухгалтерии. Оприходование создаёт приход без поставщика, поэтому указывайте корректную себестоимость, иначе исказится валовая прибыль.

После ввода остатков сверьтесь с фактическим количеством на складе. Удобно сразу оформить документ «Инвентаризация товаров» с нулевыми расхождениями — это зафиксирует точку отсчёта и упростит последующие пересчёты.

Настройка прав доступа и подстановки склада по умолчанию

Если сотрудники должны видеть только свой склад, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS) по группам доступа складов. Это делается в «Администрирование → Настройки прав и пользователей → Группы доступа». Без ограничений любой пользователь с правами на документы увидит остатки всех складов.

Для ускорения работы задайте склад по умолчанию в настройках пользователя: в УТ 11 это «Персональные настройки → Основной склад», в Бухгалтерии — «Персональные настройки → Основные значения». Тогда новый склад будет подставляться в документы автоматически, что снижает риск ошибочного выбора.

Проверьте также подписки на события и обработчики заполнения, если конфигурация доработана: иногда склад по умолчанию жёстко прописан в коде, и новый склад придётся добавить в доработку. Признак проблемы — в документах подставляется старый склад независимо от настроек пользователя.

Проверка результата и типичные ошибки

После всех настроек откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам) и убедитесь, что новый склад присутствует в списке, а остатки по нему соответствуют ожиданиям. Пустая строка склада в отчёте без остатков — норма, если движений ещё не было.

Частая ошибка — создание дублей: склад «Основной» и склад «Основной склад» как два разных элемента. Это дробит остатки и ломает отчёты. Перед созданием найдите в справочнике похожие наименования. Если дубль уже образовался, перенесите остатки перемещением и пометьте лишний элемент на удаление.

Ещё одна ошибка — неверный тип склада в Бухгалтерии (розничный вместо оптового). Она влияет на проводки и счета учёта, поэтому исправлять тип нужно до проведения документов; после — потребуется корректировка проводок вручную или перепроведение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в справочнике

Норма

Элемент записан, тип указан верно, дублей нет

Тревожный признак

Есть похожие наименования или тип не соответствует назначению

Остатки в отчёте

Норма

Отчёт «Остатки товаров на складах» показывает корректные количества

Тревожный признак

Остатки задвоены или товар числится на старом складе

Документы

Норма

Новый склад доступен для выбора и подставляется по умолчанию

Тревожный признак

Склад не виден в списке выбора или подставляется старый

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад после того, как по нему проведены документы?

Да, наименование — это просто реквизит справочника, его можно менять в любой момент. Все документы и отчёты автоматически покажут новое название, потому что хранят ссылку на элемент, а не текст. Менять тип склада сложнее: в Бухгалтерии это влияет на проводки, поэтому делайте такую правку до начала движений или после консультации с бухгалтером.

Почему новый склад не виден в документах?

Чаще всего причина в ограничении прав: проверьте, входит ли склад в группы доступа вашего пользователя. Вторая причина — склад помечен на удаление или создан в другой копии базы. Реже помогает обновление интерфейса (закрыть и открыть форму документа) или перезапуск клиента при кэшированных настройках.

Нужно ли заводить отдельный склад для брака или резерва?

Это распространённая практика: «виртуальные» склады для брака, резервов и товаров в пути упрощают аналитику и не мешают основному учёту. В УТ 11 часть этих задач решают статусы и качество номенклатуры без отдельных складов, поэтому сначала проверьте, нет ли штатного механизма под вашу задачу — лишние склады усложняют перемещения и отчёты.

Как перенести все остатки со старого склада на новый одним документом?

Создайте документ «Перемещение товаров» и заполните табличную часть подбором или через кнопку «Заполнить по остаткам» (в УТ 11 есть такая команда). В Бухгалтерии используйте обработку ввода остатков или заполните перемещение подбором. Перед проведением сверьте итоговые количества с отчётом по старому складу.

Что делать, если склад случайно создали дважды и по обоим есть движения?

Выберите, какой элемент оставить, затем документами «Перемещение товаров» перенесите остатки с лишнего склада на основной на текущую дату. После этого пометьте дубль на удаление. Исторические документы по помеченному складу останутся в базе и будут видны в отчётах за прошлые периоды — это нормально и не требует исправления.