Как добавить товар в резерв в 1С

Резервирование товара в 1С — это механизм, который «закрепляет» свободный остаток на складе за конкретным заказом клиента, чтобы эти позиции не были проданы другому покупателю. Функция доступна в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Комплексная автоматизация 2». В «1С:Бухгалтерии» автоматического резервирования по заказам нет — там учёт остатков ведётся без привязки к заказам.

Резерв формируется на основании документа «Заказ клиента» (в некоторых сценариях — «Заказ на внутреннее потребление» или «Заказ на производство»). Пока заказ активен, зарезервированное количество исключается из свободного остатка, но физически товар остаётся на складе и не списывается. Списание происходит только при отгрузке — документом «Реализация товаров и услуг».

Ниже разобраны основные способы поставить товар в резерв, настройки, влияющие на поведение программы, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых резерв «не работает».

Какие настройки нужно включить перед резервированием

Прежде чем резервировать товар, убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» и проверьте, что включён признак «Заказы клиентов». Там же задаётся вариант использования заказов: «Заказ со склада и под заказ» — это значение позволяет резервировать как имеющийся остаток, так и позиции под будущие поступления.

В разделе «Склад и доставка» проверьте настройку «Статусы реализаций» и ордерный режим склада. Если склад ордерный, резервирование работает совместно с расходными ордерами, и отгрузка оформляется в два этапа: распоряжение (реализация) плюс ордер. На неордерном складе достаточно одного документа реализации.

Ещё один важный параметр — способ обеспечения потребностей в карточке склада или в карточке номенклатуры. Он определяет, будет ли программа автоматически предлагать резервирование или создание заказов поставщику при нехватке остатка. Для ручного резервирования специальную настройку способов обеспечения делать не обязательно.

Резервирование товара в заказе клиента

Основной сценарий — резервирование из документа «Заказ клиента». Создайте заказ через раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать», заполните клиента, соглашение, склад и добавьте товары в табличную часть. Склад указывайте обязательно: резерв формируется по конкретному складу, и без склада программа не сможет закрепить остаток.

Выделите строки, которые нужно зарезервировать, и нажмите кнопку «Состояние обеспечения» (в ряде версий — меню «Ещё» в табличной части). В открывшейся форме для каждой строки можно выбрать действие. Если остаток на складе есть — программа предложит «Отгрузить» с датой отгрузки; при этом свободный остаток сразу резервируется под заказ. Если остатка нет, выберите «Резервировать по мере поступления» — товар будет резервироваться автоматически при его оприходовании.

После выбора действий нажмите «Перенести в документ» и проведите заказ. Признак того, что резерв создан: в колонке состояния строки появляется соответствующий статус, а в отчётах по остаткам количество заказа переходит из свободного остатка в резерв.

1. 1
   Включите заказы клиентов в настройках продаж, если они ещё не используются
2. 2
   Создайте заказ клиента, укажите клиента, склад и добавьте товары
3. 3
   Выделите строки и откройте «Состояние обеспечения»
4. 4
   Для доступного остатка выберите действие «Отгрузить», для недостающего — «Резервировать по мере поступления»
5. 5
   Нажмите «Перенести в документ» и проведите заказ
6. 6
   Проверьте резерв отчётом «Остатки и доступность товаров»

Как резервировать при поступлении товара

Когда товара на складе нет, но заказ уже принят, используется действие «Резервировать по мере поступления». В этом случае программа запоминает потребность заказа, и при проведении документа «Приобретение товаров и услуг» (или другого поступления) свободный остаток автоматически закрепляется за заказом. Никаких дополнительных действий в момент поступления выполнять не нужно — достаточно провести документ оприходования.

Если поступление уже есть, а резерв не сформировался, откройте заказ и в форме состояния обеспечения нажмите «Обновить» или повторно установите действие «Отгрузить» для строки. Иногда резерв не встаёт из-за того, что поступление оформлено на другой склад или на другую организацию — резерв строго привязан к складу, указанному в заказе.

Для массового перераспределения остатков между заказами в УТ 11 и ERP предусмотрена обработка «Обеспечение потребностей» (раздел «Склад и доставка» или «Продажи» в зависимости от версии). Она показывает все незакрытые потребности и позволяет распределить доступный остаток по заказам автоматически по приоритетам дат отгрузки.

Если заказов много и остатки распределяются вручную, полезно раз в день запускать обработку обеспечения потребностей: она переназначит резервы по датам отгрузки и покажет позиции, под которые нужно заказать поставку. Это снижает риск, что срочный заказ останется без резерва из-за более позднего документа.

Как проверить, что товар зарезервирован

Самый быстрый способ — отчёт «Состояние выполнения заказа»: он открывается прямо из заказа кнопкой «Отчёты» и показывает по каждой позиции количество заказано, зарезервировано, к отгрузке и отгружено. Если в колонке резерва стоит нужное количество — механизм сработал.

Для общей картины по складу используйте отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчёты»). В нём видны три величины: остаток на складе, резерв и свободный (доступный) остаток. Свободный остаток — это то, что реально можно продать другим клиентам: он равен остатку минус все резервы.

Дополнительно резерв виден в подборе товаров: при добавлении номенклатуры в документ программа показывает доступное количество с учётом резервов. Если продавец пытается добавить в новый заказ больше, чем доступно, программа выдаст предупреждение при контроле обеспечения (если контроль включён).

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Состояние выполнения заказа»

Норма

Колонка «Зарезервировано» соответствует количеству в заказе

Тревожный признак

Резерв нулевой при наличии остатка на складе

Отчёт «Остатки и доступность товаров»

Норма

Свободный остаток уменьшился на величину резерва

Тревожный признак

Свободный остаток не изменился — резерв не создан

Склад в заказе и в поступлении

Норма

Склады совпадают

Тревожный признак

Поступление на другой склад — резерв не встаёт

Снятие и перенос резерва

Резерв снимается автоматически при отгрузке: когда на основании заказа проводится «Реализация товаров и услуг», зарезервированное количество списывается со склада и закрывает потребность заказа. Отдельно снимать резерв перед реализацией не нужно.

Если заказ отменён или клиент отказался от части позиций, откройте заказ, выделите строки и в состоянии обеспечения установите действие «Не обеспечивать» либо отмените строки через кнопку отмены. После проведения документа резерв освобождается, и остаток снова становится доступным для других заказов.

Перенести резерв с одного заказа на другой напрямую нельзя — нужно снять обеспечение в первом заказе и установить его во втором. В обработке «Обеспечение потребностей» это делается быстрее: можно снять обеспечение с одной потребности и назначить его другой в одном окне.

Ограничения и особенности в разных конфигурациях

Резервирование работает только для номенклатуры с типом «Товар» — услуги, работы и наборы без складского учёта зарезервировать нельзя. Также резерв невозможен без указания склада в заказе: если в соглашении с клиентом склад не задан, укажите его в шапке или в строках документа.

В «1С:Бухгалтерии 8» штатного механизма резервирования под заказы покупателей нет. Там можно лишь аналитически контролировать остатки по счёту 41 или использовать документ «Счёт покупателю» без влияния на остатки. Если требуется полноценное резервирование, нужна торговая конфигурация (УТ, ERP, КА) или доработка.

В базовых версиях «1С:Управление нашей фирмой» резервирование также присутствует, но реализовано иначе — через документ «Заказ покупателя» с установкой признака резервирования в строках. Принцип тот же: остаток закрепляется за заказом и освобождается при продаже или отмене.

Часто задаваемые вопросы

Почему в заказе клиента нет кнопки резервирования?

Чаще всего не включена опция «Заказы клиентов» в настройках продаж, либо заказ создан со статусом, не допускающим обеспечения. Также проверьте права пользователя: для изменения состояния обеспечения нужна соответствующая роль. В редких случаях помогает обновление формы документа после изменения настроек.

Можно ли зарезервировать товар без заказа клиента?

В штатном механизме УТ 11 и ERP резерв всегда привязан к документу-основанию: заказу клиента, заказу на внутреннее потребление, заказу на производство или заданию на перевозку. «Просто задержать» остаток без документа нельзя — для этого приходится использовать перемещение на отдельный склад-«карантин».

Что произойдёт с резервом, если удалить заказ?

Удалить проведённый заказ с резервом напрямую нельзя — сначала нужно отменить его проведение. После отмены проведения резерв автоматически освобождается, и остаток возвращается в свободный доступ. Пометка удаления без отмены проведения на движения не влияет.

Резервируется ли товар автоматически при создании заказа?

Зависит от настроек. Если в варианте использования заказов выбрано резервирование со склада, программа может предлагать действие «Отгрузить» по умолчанию для доступных позиций, но окончательное действие пользователь подтверждает в форме состояния обеспечения. Полностью автоматическое резервирование без участия пользователя обычно настраивается через обработку обеспечения потребностей.

Как посмотреть все резервы по складу одним списком?

Используйте отчёт «Остатки и доступность товаров» с группировкой по складам — он показывает остаток, резерв и доступное количество по каждой позиции. Для детализации по заказам подойдёт отчёт по состоянию обеспечения заказов, где видно, какой заказ сколько зарезервировал.

Можно ли зарезервировать часть количества в строке заказа?

Да. В форме состояния обеспечения для строки можно указать, какое количество отгрузить (зарезервировать) сейчас, а какое — резервировать по мере поступления или не обеспечивать. Количество распределяется вручную в соответствующих колонках формы.