Торговля и Склад · 11 мин
Как добавить срок годности в 1С
Пошаговая инструкция по включению учета сроков годности в 1С:Управление торговлей и ERP: настройка серий, карточка номенклатуры, приемка, отгрузка и контроль остатков.
Учет сроков годности в 1С реализуется через механизм серий номенклатуры: каждая партия товара получает свою серию с датой производства и сроком годности, а программа отслеживает остатки по каждой партии отдельно. Это стандартный функционал конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Розница» — включать его нужно в настройках, а не дорабатывать программно.
Типичная ошибка — попытка хранить срок годности в дополнительном реквизите товара. Такой подход не работает для складского учета: один и тот же товар приходит с разными сроками, и реквизит карточки номенклатуры не позволяет различить партии. Правильный путь — серии с политикой «Справочное указание серий» или «Управление остатками серий» в зависимости от того, нужно ли видеть остатки в разрезе сроков.
Ниже разобран полный цикл: включение механизма, настройка видов номенклатуры, заполнение сроков при приемке, отбор партий при отгрузке по принципу FEFO и контроль просроченных остатков. Инструкции приведены для интерфейса «Такси» актуальных редакций УТ 11 и ERP 2; в «1С:Рознице» логика аналогична, отличается только расположение разделов.
Как работает учет сроков годности в 1С
В типовых конфигурациях срок годности — это не отдельное поле товара, а реквизит справочника «Серии номенклатуры». Серия объединяет партию товара с одинаковыми характеристиками: номером партии, датой производства и сроком годности. Когда серия указана в документе, программа знает, какая именно партия приходуется или списывается.
Ключевой параметр — политика учета серий. Она определяется для вида номенклатуры и задает два важных свойства: тип политики (справочное указание или управление остатками) и необходимость указывать срок годности. Если в политике включен флаг указания срока годности, поле появится в серии и в документах.
Способы учета сроков годности
Штатный способ: остатки по партиям, отбор FEFO, контроль просрочки. Требует заполнения серий в документах.
Подходит только для фиксированного срока хранения товара в целом (например, «12 месяцев с даты производства»). Не различает партии.
Теоретически возможно, но не рекомендуется: характеристики не содержат механизмов контроля истечения срока и усложняют отчеты.
Включение учета серий в настройках
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» (в ERP: «НСИ и администрирование» → «Настройка параметров системы» → «Номенклатура»). Установите флажки «Серии номенклатуры» и, если нужно разделять остатки по складам детально, «Статусы серий» и «Серии на складах» — в зависимости от редакции конфигурации набор флажков отличается.
После включения флага в карточках видов номенклатуры появится закладка или блок «Серии», а в справочниках — «Серии номенклатуры» и «Политики учета серий». Если флажок неактивен, проверьте права: изменение функциональных опций доступно пользователю с правами администратора.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура»
- 2Установите флажок «Серии номенклатуры» и при необходимости связанные опции складского учета
- 3Сохраните настройки и проверьте появление справочника «Политики учета серий»
- 4Проверьте на тестовом виде номенклатуры, что закладка серий стала доступна
Настройка политики учета серий со сроком годности
Создайте новую политику: «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Политики учета серий» (или откройте справочник через поиск). Укажите тип политики. Для большинства товаров со сроком годности подходит «Управление остатками серий» — тогда программа ведет количественный учет по каждой серии и позволяет видеть остатки партий. «Справочное указание серий» фиксирует серию в документах, но не ведет по ней остатки — этого недостаточно для контроля просрочки.
В политике установите флажок «Указывать срок годности серии» и при необходимости «Указывать дату производства». Если заполнить оба признака, программа сможет автоматически рассчитывать срок годности от даты производства, если в виде номенклатуры задан срок хранения в днях.
Теперь привяжите политику к виду номенклатуры: откройте справочник «Виды номенклатуры», выберите нужный вид (например, «Продукты питания»), перейдите к настройкам серий и укажите созданную политику, а также склад или группу складов, на которых она действует. Все товары этого вида унаследуют настройку — перенастраивать каждую карточку не потребуется.
Заполнение срока годности при приемке товара
При оформлении документа «Приобретение товаров и услуг» (или «Приходный ордер на товары» при ордерной схеме) в табличной части появится колонка «Серия». Для каждой строки товара с политикой серий нажмите на поле серии и создайте новую серию: укажите номер партии поставщика, дату производства и срок годности.
Если в виде номенклатуры заполнен срок хранения в днях, достаточно ввести дату производства — срок годности рассчитается автоматически. Это удобно и снижает количество ошибок оператора: дату производства поставщик обычно указывает на упаковке и в документах, а высчитывать конечную дату вручную не нужно.
Одна поставка может содержать несколько партий с разными сроками. В этом случае строку товара в документе нужно разбить: каждая строка соответствует одной серии. Не заводите одну серию «на весь приход» с усредненным сроком — это исказит остатки и сделает контроль просрочки бессмысленным.
Отгрузка по сроку годности и принцип FEFO
При продаже или перемещении в документе «Реализация товаров и услуг» серию можно подобрать вручную из списка доступных на складе. Чтобы не выбирать партии глазами, используйте автоподбор: в строке товара нажмите кнопку подбора серий — программа предложит серии с остатками, и при соответствующей настройке отсортирует их по сроку годности.
Принцип FEFO (First Expired — First Out, первым уходит товар с ближайшим окончанием срока) в типовых конфигурациях реализуется через сортировку серий по сроку годности при подборе. Полностью автоматического списания «самой просрочивающейся» партии без участия оператора в базовой поставке нет — ответственный за отгрузку должен контролировать выбор серии.
Назначьте в регламенте склада правило: кладовщик отгружает только ту серию, которую указал в документе оператор, а оператор подбирает серию с минимальным остатком срока годности. Без такого регламента FEFO на бумаге расходится с фактическим движением товара на полках.
Контроль остатков и просроченных товаров
Для анализа партий используйте отчеты раздела «Склад и доставка»: «Остатки товаров по сериям», «Остатки и доступность товаров» с группировкой по сериям, а также специализированный отчет по срокам годности (в УТ 11 — «Товары с истекающим сроком годности», доступен при включенном учете серий). В отчете задайте период — например, показать партии, у которых срок истекает в ближайшие 14 дней.
Просроченные партии списываются документом «Списание товаров» с указанием серии. Перед списанием проверьте, что серия просрочена фактически, а не из-за ошибочно введенной даты при приемке: сверьтесь с первичным документом поставщика. Исправление срока годности в уже использованной серии затронет все документы с этой серией, поэтому корректнее создать новую серию и перенести остаток документом «Пересортица товаров» или корректировкой.
Как проверить результат
В виде номенклатуры назначена политика серий со сроком годности
Политика не назначена — колонка «Серия» в документах не появляется
В строке товара заполнена серия с датой и сроком годности
Серия пустая либо одна серия на несколько разных партий
Остатки дробятся по партиям с разными сроками
Весь остаток висит на одной серии или без серии
При подборе серии сортируются по сроку годности, берется ближайшая
Списывается произвольная серия, свежий товар уходит раньше старого
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Рознице» учет серий включается в «Администрирование» → «Номенклатура», политики задаются проще, а срок годности заполняется в поступлении товаров. В «1С:Управление нашей фирмой» механизм серий также присутствует, но набор отчетов по срокам годности ограничен — для анализа используйте «Остатки товаров» с отбором по партиям.
В «1С:Бухгалтерии» штатного учета сроков годности нет: там партии нужны для НДС и себестоимости, а не для складского контроля. Если учет ведется только в БП, срок годности придется фиксировать в названии партии или вести параллельный учет — это весомый аргумент в пользу перехода на торговую конфигурацию при работе со скоропортом.
Частые вопросы
Можно ли добавить срок годности без включения серий?
Только как информационное поле через дополнительный реквизит — например, общий срок хранения товара. Учет остатков по партиям с разными сроками без серий невозможен: это ограничение архитектуры типовых конфигураций, а не настройки.
Как перенести сроки годности из Excel при старте учета?
Используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» для справочника «Серии номенклатуры», а затем документ «Ввод остатков» с указанием загруженных серий. Загружать серии напрямую в остатки минуя документы нельзя — остатки формируются только движениями документов.
Программа не дает провести реализацию из-за серий. Что делать?
Проверьте, что по выбранной серии есть свободный остаток на складе отгрузки: откройте отчет «Остатки товаров по сериям». Частая причина — остаток есть в целом по товару, но распределен по другим сериям, либо серия зарезервирована под другой заказ.
Как настроить автоматический расчет срока годности от даты производства?
В карточке вида номенклатуры заполните поле срока хранения в днях, а в политике серий включите указание даты производства и срока годности. Тогда при вводе даты производства в серии срок годности подставится автоматически.
Что делать с просроченным товаром в программе?
Оформите документ «Списание товаров» с указанием серии просроченной партии и статьей расходов. Предварительно убедитесь, что срок в серии указан верно — сверьте с документами поставщика, чтобы не списать годный товар из-за ошибки ввода.
Что важно запомнить
Срок годности в 1С учитывается через серии номенклатуры: включите механизм в настройках, создайте политику учета серий со сроком годности, назначьте ее виду номенклатуры и заполняйте серии при приемке. Контролируйте остатки отчетами по сериям, отгружайте по принципу FEFO, а при включении серий на действующем складе сначала разберите старые остатки.