Торговля и Склад · 11 мин
Как добавить склад в 1С: инструкция для бухгалтера и кладовщика
Пошаговая инструкция, как добавить склад в 1С: создание карточки склада, настройка типов, ордерной схемы, проверка остатков и типичные ошибки.
Склад в 1С — это элемент справочника «Склады» (в некоторых конфигурациях — «Склады и магазины»), который используется для учёта товарных остатков, оформления приходных и расходных документов, перемещений и инвентаризаций. Без корректно созданного склада невозможно оприходовать товар, списать его или построить отчёт по остаткам в разрезе мест хранения.
Процедура добавления склада занимает несколько минут, но от правильности заполнения карточки зависит дальнейший учёт: тип склада влияет на доступные документы, а настройки ордерной схемы — на то, как будут оформляться поступления и отгрузки. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в остатках и необходимости переделывать документы.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия 8». Названия разделов могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая логика одинакова.
Где находится справочник складов в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизации» справочник складов расположен в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» → «Склады и магазины». Также быстрый доступ есть через раздел «Склад и доставка».
В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: «Справочники» → «Товары и услуги» → «Склады». Если пункта «Склады» нет в списке, проверьте, что в настройках функциональности («Администрирование» → «Параметры учёта») включён складской учёт — без него справочник скрыт, а в документах поле склада не отображается.
Если раздел не виден даже при включённой функциональности, вероятная причина — ограничение прав. У пользователя должна быть роль, разрешающая добавление элементов справочника «Склады». Обычно это права кладовщика, заведующего складом или полные права администратора.
Пошаговое создание склада
Откройте справочник складов и нажмите кнопку «Создать». В «Управлении торговлей 11» программа предложит выбрать тип создаваемого объекта: склад (оптовый или производственный), розничный магазин или складскую группу. В бухгалтерской конфигурации тип выбирается уже внутри карточки.
Заполните основные поля карточки:
- Наименование — понятное название, которое увидят пользователи в документах и отчётах, например «Основной склад», «Склад готовой продукции», «Магазин на Ленина». Избегайте сокращений, понятных только одному сотруднику.
- Тип склада — оптовый, розничный (в УТ 11) или «Оптовый / Розничный / Неавтоматизированная торговая точка» (в Бухгалтерии). От типа зависит набор доступных документов и порядок учёта.
- Подразделение — к какому подразделению компании относится склад. Влияет на отбор в документах и отчётах.
- Родитель (группа) — если склады организованы в иерархию, укажите группу, например «Склады центрального офиса».
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Склад сразу становится доступным для выбора в документах — отдельной «активации» не требуется.
- 1Откройте справочник «Склады» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «Предприятие»; в БП: «Справочники» → «Склады»)
- 2Нажмите «Создать» и выберите тип склада
- 3Заполните наименование, тип и подразделение
- 4При необходимости настройте ордерную схему и ценовую группу
- 5Нажмите «Записать и закрыть»
- 6Создайте тестовый документ поступления и проверьте, что склад доступен для выбора
Выбор типа склада: оптовый, розничный, НТТ
Тип склада — ключевой параметр, который нельзя менять бессистемно после начала учёта. Оптовый склад ведёт учёт в покупных (учётных) ценах и используется для отгрузки контрагентам. Розничный магазин в «Управлении торговлей» может учитывать товары в продажных ценах и связан с кассами ККМ и отчётами о розничных продажах.
В «1С:Бухгалтерии» выделяют три типа: оптовый склад, розничный магазин и неавтоматизированная торговая точка (НТТ). НТТ используется, когда на точке нет учётной программы: товары приходуются суммово, а выручка и инвентаризация оформляются сводно. Выбирать НТТ для обычного склада нельзя — это исказит учёт.
| Тип склада | Когда использовать | Ограничения |
|---|---|---|
| Оптовый | Хранение и отгрузка товаров контрагентам, учёт в учётных ценах | Не предназначен для розничных продаж через кассу |
| Розничный магазин | Продажи через кассу, возможен учёт в продажных ценах | Требует настройки касс ККМ и видов цен |
| НТТ (в БП) | Точки без автоматизации, суммовой учёт | Нет количественного учёта по номенклатуре |
Настройка ордерной схемы и дополнительных параметров
В «Управлении торговлей 11» и ERP для склада можно включить ордерную схему — раздельное оформление финансовых документов (поступление товаров и услуг) и складских распоряжений (приходный ордер на товары). Это нужно, когда менеджер и кладовщик — разные люди, и фактическое движение товара должно подтверждаться отдельным документом.
Ордерная схема включается в карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура» отдельно для поступления, отгрузки и перемещения, с указанием даты начала применения. Важно: ордерная схема работает только если в настройках НСИ включены статусы приходных и расходных ордеров.
Дополнительно в карточке склада можно задать:
- Ценовую группу и розничный вид цен — для автоматической подстановки цен в документы;
- Текущего ответственного — кладовщика, подставляемого в документы по умолчанию;
- Адрес и реквизиты — для печатных форм ТОРГ-12, УПД и транспортных накладных;
- Ячеистое хранение — если на складе используется адресное хранение с ячейками.
Ордерную схему разумно включать только там, где реально разделены роли менеджера и кладовщика. На небольшом складе, где один человек и оформляет документы, и принимает товар, ордерная схема лишь удвоит количество документов без выигрыша в контроле.
Особенности для «1С:Бухгалтерии 8»
В бухгалтерской конфигурации карточка склада проще: наименование, тип склада, комментарий и настройка счетов учёта. Поле «Счёт учёта» позволяет переопределить счёт, на котором учитываются товары этого склада, — например, выделить товары на ответственном хранении отдельно.
Обратите внимание на настройку способа оценки товаров в рознице: «По стоимости приобретения» или «По продажной стоимости». Она задаётся в параметрах учёта, а не в карточке склада, но напрямую влияет на то, как будут формироваться проводки по розничному складу.
Если в программе ведётся учёт по нескольким организациям, склад в «Бухгалтерии» является общим элементом справочника — привязка к организации происходит в самих документах, а не в карточке склада.
Проверка результата и ввод остатков
После создания склада убедитесь, что он корректно работает. Создайте тестовый документ «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров» в БП), выберите новый склад и проведите документ. Затем откройте отчёт по остаткам: в УТ 11 это «Ведомость по товарам на складах», в БП — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» с группировкой по складам.
Если склад создаётся не с нуля, а для уже существующего физического хранилища, остатки нужно ввести документом «Ввод остатков» (в УТ 11 — «Установка остатков по складу» / документы ввода начальных остатков, в БП — «Помощник ввода остатков») или провести инвентаризацию и оприходовать излишки. Проводить товары «минусом» с другого склада перемещением без фактического перемещения — ошибка, которая исказит учёт обоих складов.
Как проверить результат
Новый склад отображается и выбирается в документах поступления и отгрузки
Склад не виден — проверьте, записана ли карточка и нет ли отбора по подразделению
После проведения поступления остаток виден по новому складу
Остаток не отражается — документ не проведён или выбран другой склад
Кладовщик видит склад и может создавать документы
Ошибка доступа — нужно настроить роли или группы доступа складов
Типичные ошибки при добавлении склада
Самая частая ошибка — создание дублей. Перед добавлением нового склада найдите по справочнику похожие наименования: «Склад», «Основной склад», «Склад 1» часто оказываются одним и тем же местом хранения, созданным разными сотрудниками. Дубли дробят остатки и усложняют инвентаризации.
Вторая распространённая проблема — неправильный тип склада. Если для обычного оптового хранения случайно выбрать «Розничный магазин», документы отгрузки контрагентам будут вести себя иначе, а в БП могут формироваться неверные проводки по продажным ценам.
Что важно запомнить
Склад создаётся в справочнике «Склады» за несколько минут: наименование, тип, подразделение. Критично правильно выбрать тип склада и осознанно решить вопрос с ордерной схемой — эти настройки сложно менять после начала учёта. После создания проверьте склад тестовым документом и отчётом по остаткам, а реальные остатки вводите специальными документами ввода остатков.
Частые вопросы
Можно ли удалить склад, если он создан ошибочно?
Если по складу нет ни одного проведённого документа, его можно пометить на удаление через меню «Ещё» → «Пометить на удаление», а затем выполнить «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы уже есть, склад удалить нельзя — только пометить, при этом он перестанет предлагаться в новых документах, но останется в истории и отчётах за прошлые периоды.
Как ограничить доступ пользователей к конкретному складу?
В «Управлении торговлей 11» и ERP используются группы доступа складов: включите в настройках НСИ ограничение доступа на уровне записей, создайте группу доступа складов и назначьте её пользователям в профилях групп доступа. В «Бухгалтерии» штатного ограничения по складам нет — там доступ разграничивается только по организациям.
Нужно ли создавать отдельный склад для товаров на комиссии или ответхранении?
Да, это рекомендуемая практика. Отдельный склад (или отдельный счёт учёта в карточке склада в «Бухгалтерии») позволяет чётко отделить собственные товары от принятых на комиссию или ответственное хранение, упрощает сверки с комитентами и не даёт случайно продать чужой товар.
Что делать, если склад создан, но не виден в документах?
Проверьте три вещи: записана ли карточка склада (не закрыта без сохранения), нет ли в документе отбора по подразделению или организации, которому склад не принадлежит, и достаточно ли прав у пользователя. Также убедитесь, что склад не помечен на удаление — помеченные элементы не отображаются в списках выбора.
Как переименовать склад, не потеряв историю?
Откройте карточку склада, измените наименование и запишите. Наименование — это просто текстовое поле: все документы и отчёты за прошлые периоды автоматически покажут новое название, так как они ссылаются на элемент справочника, а не на его текст. Учётные данные при переименовании не затрагиваются.
Можно ли объединить два склада в один?
Штатной команды «объединить склады» нет. Практический путь: оформить документы «Перемещение товаров» с лишнего склада на основной, проверить, что остатки на старом складе обнулились, пометить старый склад на удаление и исключить его из настроек. Если по старому складу включена ордерная схема или ячеистое хранение, сначала закройте все незавершённые ордерные документы.