Как добавить прайс в 1С: пошаговая инструкция

Прайс-лист в 1С — это не отдельный документ «сам по себе», а результат связки трёх элементов: справочника номенклатуры, видов цен и документа установки цен. Пока в базе нет товаров и назначенных им цен, сформировать прайс невозможно. Поэтому задача «добавить прайс» обычно распадается на три: завести номенклатуру, задать цены и вывести их в печатную форму или отчёт.

Есть два основных пути: загрузить данные из файла (чаще всего Excel, который прислал поставщик) или внести позиции вручную. Первый вариант подходит для прайсов на сотни и тысячи позиций, второй — когда товаров немного или нужно добавить несколько новых. Ниже разобраны оба сценария на примере типовых конфигураций 1С: Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP — логика в них одинаковая, отличаются только названия пунктов меню.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение справочника номенклатуры и документов установки цен. В большинстве конфигураций эти операции доступны ролям «Менеджер по закупкам», «Администратор» или «Полные права». Если нужных кнопок нет в интерфейсе — обратитесь к администратору базы.

Подготовьте базу: виды цен и структура номенклатуры

До загрузки прайса проверьте, что в базе создан нужный вид цен. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Справочники») → «Виды цен». Типовые варианты: «Закупочная», «Оптовая», «Розничная». Если прайс поставщика планируется хранить отдельно, создайте вид цен «Цены поставщика» — так вы не смешаете его со своими отпускными ценами.

Одновременно решите, как будет структурирована номенклатура. Если в прайсе поставщика есть группы (например, «Крепёж», «Инструмент», «Расходные материалы»), создайте соответствующие папки в справочнике «Номенклатура». Это упростит поиск товаров и последующую настройку скидок и наценок по группам.

Отдельно проверьте единицы измерения. Если поставщик указывает цену за упаковку, а вы ведёте учёт в штуках, при загрузке легко получить цены, завышенные или заниженные в десять раз. Лучше заранее определить базовую единицу для каждой группы товаров.

Как добавить прайс вручную

Ручной способ подходит, когда позиций немного — до нескольких десятков. Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС и группу. Наименование лучше писать так, как товар будет выглядеть в прайсе для клиентов — отдельное поле «наименование для печати» есть не во всех конфигурациях.

После создания товаров перейдите к назначению цен: раздел «Закупки» (или «Продажи») → «Цены номенклатуры» → «Установка цен номенклатуры». Создайте новый документ, выберите вид цен, добавьте товары кнопкой «Подбор» и укажите цену по каждой строке. Проведите документ — с этого момента цены действуют с даты документа.

Удобный приём: в табличной части документа установки цен можно заполнить одну колонку (например, закупочную цену), а остальные рассчитать автоматически через кнопку «Изменить цены» → «Рассчитать по формуле» с наценкой в процентах. Это избавляет от ручного пересчёта оптовой и розничной цены по каждой строке.

1. 1
   Создайте вид цен в справочнике «Виды цен»
2. 2
   Заведите товары в справочнике «Номенклатура»
3. 3
   Создайте документ «Установка цен номенклатуры»
4. 4
   Подберите товары и укажите цены
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Сформируйте отчёт «Прайс-лист» и проверьте результат

Как загрузить прайс из Excel

Для больших прайсов используйте типовую обработку загрузки. В УТ 11 и КА она находится в разделе «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из файла» (в некоторых версиях — «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из табличного документа»). Перед загрузкой приведите файл поставщика к простому виду: одна строка заголовков, колонки «Артикул», «Наименование», «Цена», без объединённых ячеек, промежуточных итогов и пустых строк в середине таблицы.

В обработке загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника: наименование → наименование, артикул → артикул, цену — либо в реквизит, либо сразу в документ установки цен, если обработка это поддерживает. Запустите загрузку и дождитесь отчёта о результатах: в нём будет указано, сколько позиций создано, сколько обновлено и какие строки пропущены с ошибками.

Ключевой момент — поиск дублей. Обработка ищет существующие товары по артикулу или наименованию. Если у поставщика артикулы нестабильны, а наименования отличаются от ваших («Болт М8х40» против «Болт М8*40 DIN 933»), загрузка создаст дубли номенклатуры. Поэтому первую загрузку от нового поставщика лучше делать на копии базы или небольшим фрагментом файла в 20–30 строк.

Установка цен поставщика и регистрация прайса

Если нужно хранить именно прайс поставщика (а не свои отпускные цены), используйте документ «Регистрация цен поставщика» (в УТ 11) или установку цен на специальный вид цен «Закупочная». Это позволяет сравнивать цены разных поставщиков в отчёте и автоматически подставлять последнюю цену в заказы.

Типовой сценарий: загрузили файл поставщика → создали документ регистрации цен → на его основании рассчитали свои продажные цены документом «Установка цен номенклатуры» с наценкой. Такая цепочка сохраняет историю: всегда видно, когда и как менялась закупочная цена и как из неё получилась розничная.

История цен хранится в разрезе дат, поэтому прайс можно сформировать «на любое число». Если клиент спорит о цене месячной давности, откройте отчёт по ценам на нужную дату — данные берутся из проведённых документов, а не из текущего состояния справочника.

Как сформировать и проверить прайс-лист

После установки цен сформируйте сам прайс: раздел «Продажи» → «Отчёты» → «Прайс-лист» (в УТ 11 — «CRM и маркетинг» → «Прайс-лист»). Укажите вид цен, дату, при необходимости — отбор по группе товаров или складу. Отчёт можно вывести в табличный документ и сохранить в Excel или PDF для отправки клиентам.

Проверьте результат по контрольным точкам: случайные 5–10 позиций из прайса сверьте с исходным файлом поставщика, убедитесь, что цены соответствуют нужному виду цен, а товары без цены либо отсутствуют в прайсе, либо выводятся с пометкой — в зависимости от настроек отчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Цены в отчёте «Прайс-лист»

Норма

Совпадают с документом установки цен на нужную дату

Тревожный признак

Пустые строки или старые цены — документ не проведён или выбран не тот вид цен

Номенклатура после загрузки

Норма

Количество позиций совпадает с файлом, дублей нет

Тревожный признак

Один товар встречается несколько раз с разными наименованиями

Единицы измерения

Норма

Цена указана за ту единицу, в которой ведётся учёт

Тревожный признак

Цена за упаковку записана как цена за штуку

Типичные ошибки при добавлении прайса

Самая частая проблема — цены «не видны» в документах продажи после загрузки. Причина почти всегда одна: документ установки цен создан, но не проведён, либо в карточке клиента/соглашении указан другой вид цен, чем тот, что вы заполнили. Проверяйте соответствие вида цен в соглашении с клиентом и в документе установки цен.

Вторая группа ошибок связана с файлом: объединённые ячейки в Excel ломают сопоставление колонок, числа, сохранённые как текст, не распознаются как цены, а скрытые строки иногда загружаются «вслепую». Перед загрузкой сохраните файл в простом формате и просмотрите его глазами.

FAQ

Можно ли добавить прайс в 1С без загрузки из Excel?

Да. Для небольшого числа позиций товары заводятся вручную в справочнике «Номенклатура», а цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры». Это полноценный способ, просто трудоёмкий при большом объёме.

Почему после загрузки прайса цены не подставляются в заказ?

Проверьте три вещи: проведён ли документ установки цен, совпадает ли вид цен в документе с видом цен в соглашении с клиентом, и не установлена ли дата заказа раньше даты установки цен. Чаще всего причина в несовпадении видов цен.

Как обновить цены по новому прайсу поставщика, не создавая дубли товаров?

Используйте загрузку с поиском по артикулу или штрихкоду: существующие товары обновятся, а новые создадутся. Если артикулы поставщика меняются, сначала сопоставьте их вручную на небольшом фрагменте файла.

Можно ли хранить прайсы нескольких поставщиков одновременно?

Да. В УТ 11 для этого служит регистрация цен поставщиков с указанием контрагента. Отчёт по ценам поставщиков позволяет сравнить предложения и выбрать минимальную цену по каждой позиции.

Как выгрузить прайс из 1С для отправки клиенту?

Сформируйте отчёт «Прайс-лист» с нужным видом цен и отборами, затем сохраните табличный документ через «Файл → Сохранить как» в формате Excel или PDF. В некоторых конфигурациях есть готовые печатные формы с колонками «Артикул», «Наименование», «Цена».

Что делать, если в прайсе поставщика цены с НДС, а в базе учёт без НДС?

Либо пересчитайте цены в файле до загрузки, либо используйте настройку вида цен «Цена включает НДС» и корректную ставку НДС в карточке товара. Смешение цен с НДС и без НДС в одном виде цен — частая причина ошибок в наценке.