Торговля и Склад · 10 мин
Как добавить подарочный сертификат в 1С
Пошаговая инструкция: как добавить подарочный сертификат в 1С Розница и Управление торговлей, настроить виды, номиналы, продажу и оплату сертификатом.
Подарочный сертификат в 1С — это не просто товарная позиция, а отдельный объект учёта: у него есть вид, номинал, срок действия и правила оплаты. Если завести его как обычный товар, программа не сможет контролировать погашение, остатки и авансовый характер выручки, а кассир не увидит сертификат как способ оплаты в чеке.
Механизм сертификатов встроен в конфигурации «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». В типовых решениях поддерживаются собственные сертификаты магазина (серийные и бессерийные) и сертификаты сторонних эмитентов. Ниже разобран полный цикл: включение функциональности, создание вида сертификатов, выпуск, продажа, приём к оплате и контроль остатков.
Где в 1С находится учёт подарочных сертификатов
В типовых конфигурациях сертификаты учитываются в справочнике «Виды подарочных сертификатов» и связанных с ним документах: «Реализация подарочных сертификатов», «Аннулирование подарочных сертификатов», «Возврат подарочных сертификатов». В «1С:Розница» раздел находится в меню «Продажи» или «Маркетинг», в «Управлении торговлей» — в разделе «CRM и маркетинг» или «Продажи» в зависимости от версии.
Программа различает два подхода к учёту. Серийные сертификаты имеют уникальные номера (штрихкоды), каждый экземпляр отслеживается отдельно — от выпуска до погашения. Бессерийные учитываются суммарно по виду: программа знает только общий объём проданных и погашенных номиналов. Для магнитных карт и электронных сертификатов с уникальным кодом правильный выбор — серийный учёт.
Включение функциональности и первичная настройка
По умолчанию механизм сертификатов может быть скрыт. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (в Рознице — «Настройка» → «Продажи») и установите флаг «Подарочные сертификаты». После включения опции в интерфейсе появятся соответствующие справочники и документы, а в РМК станет доступен вид оплаты «Подарочный сертификат».
Дополнительно проверьте настройки учётной политики: продажа сертификата в большинстве схем учитывается как получение аванса, а выручка признаётся при погашении. Это влияет на проводки в бухгалтерском учёте и на кассовые чеки — при продаже сертификата пробивается чек с признаком способа расчёта «Аванс», при оплате сертификатом — полный расчёт. Согласуйте схему с бухгалтером до начала продаж, а не после.
Создание вида подарочного сертификата
Откройте справочник «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент. Заполните ключевые параметры: наименование (например, «Сертификат 3000 руб.»), номинал, валюту, срок действия в днях или фиксированную дату окончания. Укажите тип сертификата — серийный или бессерийный.
Обратите внимание на настройку частичного погашения. Если она разрешена, покупатель может потратить часть номинала, а остаток сохранится на сертификате до конца срока действия. Если запрещена — неиспользованная сумма при оплате сгорает, и это нужно честно прописать в условиях использования сертификата, чтобы избежать претензий покупателей.
Для серийных сертификатов настройте шаблон штрихкода или диапазон номеров. Если карты печатаются типографией с готовыми кодами, внесите эти коды при регистрации выпуска. Если коды генерируются в 1С, задайте маску генерации, исключающую совпадения с другими картами магазина.
- 1Включите опцию «Подарочные сертификаты» в настройках раздела «Продажи»
- 2Откройте справочник «Виды подарочных сертификатов» и создайте новый элемент
- 3Укажите номинал, валюту, срок действия и тип учёта (серийный/суммовой)
- 4Настройте частичное погашение и шаблон штрихкода
- 5Сохраните вид и проверьте, что он доступен при продаже в РМК
Выпуск и регистрация сертификатов
Для серийных сертификатов перед продажей выполняется регистрация выпуска. В «1С:Розница» используется документ или обработка регистрации серий, где указывается вид сертификата и список номеров — вручную, сканером штрихкодов или загрузкой из файла. Незарегистрированный номер касса не продаст: программа сообщит, что сертификат не найден.
Бессерийные сертификаты отдельной регистрации не требуют — достаточно созданного вида. Это удобно для бумажных сертификатов без уникальных номеров, но лишает возможности отследить конкретный экземпляр и блокировать утерянный. Для электронных сертификатов, продаваемых через сайт, серийный учёт практически обязателен: иначе один код можно будет предъявить многократно.
Продажа сертификата покупателю
В РМК «1С:Розницы» продажа выполняется через кнопку «Продажа подарочного сертификата» или через специальную операцию: кассир выбирает вид сертификата, сканирует или вводит номер (для серийного), принимает оплату любым способом. Программа активирует сертификат — с этого момента он доступен к погашению.
В «Управлении торговлей» продажа оформляется документом «Реализация подарочных сертификатов» или через чек ККМ. При оптовой продаже сертификатов корпоративному клиенту документ позволяет указать контрагента, количество и номиналы, а оплату зарегистрировать по безналичному расчёту.
Признак корректной продажи: сертификат появляется в отчёте по остаткам со статусом «активен» (или «продан, не погашен»), а в кассовой смене отражается авансовый чек. Если сертификат продан, но в отчётах не виден, проверьте, была ли завершена регистрация продажи и не работал ли кассир в автономном режиме без обмена данными.
Приём сертификата к оплате
При расчёте в РМК кассир набирает товары, переходит к оплате и выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат», затем сканирует карту или вводит код. Программа проверяет: сертификат существует, активирован, не просрочен и имеет достаточный остаток. Если номинал меньше суммы чека, остаток доплачивается наличными или картой — смешанная оплата поддерживается штатно.
Если номинал больше суммы покупки, поведение зависит от настройки частичного погашения: либо остаток сохраняется на сертификате, либо сгорает. Деньгами разницу кассир не возвращает — это стандартное условие, которое должно быть указано на самом сертификате.
Как проверить результат
Активен, виден в отчёте по остаткам
Не найден при попытке оплаты
Номинал списывается, чек закрывается
Ошибка «сертификат не найден» или «недействителен»
Проданные минус погашенные сходятся с фактом
Расхождения, отрицательные остатки
Отчёты, аннулирование и контроль остатков
Для контроля используйте типовые отчёты: «Остатки подарочных сертификатов», «История использования подарочных сертификатов», «Движения подарочных сертификатов». Они показывают, сколько номинала продано, погашено и какие сертификаты скоро истекают. Регулярная сверка этих отчётов с данными бухгалтерского учёта по авансам полученным предотвращает накопление расхождений.
Аннулирование оформляется отдельным документом и нужно при порче бланка, ошибочной активации или возврате сертификата покупателем. После аннулирования номер нельзя активировать повторно — для замены выпускается новый сертификат. Возврат денег за неиспользованный сертификат оформляйте через документ возврата с пробитием чека возврата аванса.
Если типового механизма недостаточно
В старых или сильно переработанных конфигурациях штатный механизм может отсутствовать или не закрывать сценарии: электронные сертификаты с продажей на сайте, интеграция с процессингом, сложные правила номиналов. Типовые альтернативы — учёт через спецификацию товара с ручным контролем (подходит только для единичных бумажных сертификатов) или доработка конфигурации программистом с добавлением регистра учёта кодов.
Перед доработкой оцените объём: если сертификатов продаётся немного и все они бумажные, ручной учёт в отдельном регистре сведений может оказаться дешевле внедрения полноценного механизма. Для интернет-магазина и сети касс ручные схемы не работают — нужен серийный учёт с автоматической проверкой кодов.
Что важно запомнить
Сертификат в 1С заводится через справочник «Виды подарочных сертификатов» после включения соответствующей опции. Серийные сертификаты требуют регистрации номеров до продажи. Продажа оформляется как аванс, погашение — как оплата в РМК. Контролируйте остатки типовыми отчётами и сверяйте их с бухгалтерским учётом.
Частые вопросы
Можно ли продать сертификат, если его номер не зарегистрирован в базе?
Для серийных сертификатов — нет: программа сообщит, что сертификат не найден. Сначала зарегистрируйте номер через документ выпуска или обработку регистрации. Бессерийные сертификаты продаются без регистрации номеров.
Как принять оплату, если покупки дороже номинала сертификата?
При расчёте выберите оплату сертификатом — программа спишет доступный номинал, а оставшуюся сумму предложит закрыть наличными или банковской картой. Смешанная оплата в одном чеке поддерживается штатно.
Что происходит с сертификатом после окончания срока действия?
Программа перестаёт принимать его к оплате: при сканировании касса выдаёт сообщение о недействительности. Непогашенный номинал остаётся в учёте как обязательство до решения о его списании — порядок списания просроченных авансов согласуйте с бухгалтерией.
Как оформить возврат денег за неиспользованный сертификат?
Оформите документ возврата (в Рознице — через РМК операцией возврата продажи сертификата), пробейте чек возврата аванса, затем аннулируйте сертификат, чтобы его номер нельзя было использовать повторно.
Можно ли использовать один вид сертификата для разных номиналов?
Зависит от конфигурации и настроек: в ряде версий номинал задаётся в виде сертификата, и для каждого номинала создаётся отдельный элемент справочника. В некоторых версиях допускается произвольная сумма при продаже. Проверьте поведение на тестовом сертификате до массового выпуска.
Почему кассир не видит вид оплаты «Подарочный сертификат» в РМК?
Проверьте три вещи: включена ли функциональная опция сертификатов, добавлен ли вид оплаты в настройки РМК или эквайринговых операций текущей кассы ККМ, есть ли у кассира права на операции с сертификатами. Чаще всего причина — не настроенный список видов оплаты для конкретной кассы.