Как добавить номер ГТД в 1С 8.3

Номер ГТД (грузовой таможенной декларации) обязателен при учете импортных товаров: без него нельзя корректно оформить поступление, реализацию и счет-фактуру, а покупатель рискует не принять НДС к вычету. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) номер ГТД хранится в отдельном справочнике и привязывается к партиям товара.

Механика во всех конфигурациях на платформе 8.3 похожа: сначала создается элемент справочника «Номера ГТД», затем он указывается в документе поступления и автоматически подтягивается в документы реализации и счета-фактуры. Ниже — конкретные шаги для типовых конфигураций и разбор ситуаций, когда номер нужно добавить задним числом или исправить.

Формат номера ГТД строго регламентирован: код таможни/номер декларации/порядковый номер товара, например 10002010/150324/0001234. Проверяйте соответствие бумажной декларации до ввода данных в программу — ошибка в одной цифре делает документ некорректным для налогового учета.

Где в 1С 8.3 хранится номер ГТД

В типовых конфигурациях номера ГТД вынесены в отдельный справочник «Номера ГТД». В Бухгалтерии предприятия 3.0 он доступен через «Справочники → Покупки и продажи → Номера ГТД», в Управлении торговлей 11 — через «НСИ и администрирование → Номенклатура» либо непосредственно из табличной части документов закупки.

Такое хранение позволяет не вводить номер вручную в каждом документе, а выбирать уже созданный элемент. Это снижает риск опечаток: один и тот же номер используется в поступлении, перемещениях, реализациях и счетах-фактурах без повторного набора.

Учтите, что номер ГТД привязывается к конкретной партии товара, а не к карточке номенклатуры в целом. Один и тот же товар, ввезенный по разным декларациям, будет учитываться с разными номерами ГТД.

Создание номера ГТД в справочнике

Откройте справочник «Номера ГТД» и нажмите «Создать». В поле номера введите значение строго в формате декларации: код таможенного органа, дата в формате ДДММГГ и регистрационный номер, разделенные косой чертой. Если декларация содержит несколько товарных позиций, для каждой позиции создается отдельный элемент с добавлением номера позиции через четвертый слеш.

Проверьте номер по бумажной или электронной копии декларации посимвольно. Программа не сверяет номер с базой таможни, поэтому ответственность за точность лежит на пользователе. Опечатка проявится только при сверке с поставщиком или при налоговой проверке.

Быстрый способ — создать номер прямо из документа: в табличной части поступления в колонке «Номер ГТД» нажмите кнопку выбора, затем «Создать», введите номер и запишите. Элемент сохранится в справочнике и сразу подставится в строку документа.

1. 1
   Откройте «Справочники → Номера ГТД» или колонку «Номер ГТД» в документе поступления
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите номер в формате код таможни/дата/номер декларации
3. 3
   При необходимости добавьте номер товарной позиции через четвертый слеш
4. 4
   Запишите элемент и сверьте его с бумажной декларацией
5. 5
   Укажите созданный номер в строке товара документа поступления

Указание ГТД в документе поступления

В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» в табличной части есть колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Если колонки не видны, нажмите «Еще → Изменить форму» и включите их отображение, либо проверьте, что в карточке номенклатуры и в настройках учета не отключен учет импортных товаров.

Заполните для каждой строки импортного товара страну происхождения и номер ГТД до проведения документа. Именно из поступления номер попадает в регистры партий и дальше «тянется» по цепочке движения товара. Если поступление уже проведено без ГТД, исправляйте именно его, а не последующие документы.

Для документа «Поступление товаров и услуг» в Управлении торговлей 11 логика аналогична: номер ГТД указывается в табличной части «Товары», а при оформлении таможенной декларации на импорт используется отдельный документ «Таможенная декларация на импорт», который распределяет номера по партиям.

Как номер ГТД попадает в реализацию и счет-фактуру

При проведении документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» программа автоматически подставляет номер ГТД и страну происхождения из остатков партий по методу списания (FIFO или по средней, в зависимости от настроек учетной политики). Вручную заполнять колонку в реализации обычно не требуется.

Если колонка «Номер ГТД» в реализации пустая, значит, либо поступление было проведено без номера, либо товар списывается из партии, где ГТД не указан. В этом случае сначала восстановите корректные данные в поступлении, затем перепроведите реализацию.

В счете-фактуре и УПД номер ГТД выводится в графе, предусмотренной для импортных товаров. Покупатель по этим данным принимает НДС к вычету, поэтому перед отправкой документа контрагенту сверьте печатную форму: номер должен совпадать с декларацией и с данными поставщика, если вы перепродаете товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма ТОРГ-12 или УПД

Норма

В графе номера ГТД указан номер в формате с тремя или четырьмя блоками

Тревожный признак

Графа пустая или номер обрезан

Проводки реализации

Норма

Номер ГТД заполнен в табличной части документа

Тревожный признак

Колонка пустая при наличии импортного товара

Остатки по партиям

Норма

В отчете по остаткам виден номер ГТД у партии

Тревожный признак

Партия числится без номера ГТД

Добавление и исправление ГТД задним числом

Если поступление уже проведено и по нему прошли продажи, простое редактирование документа приведет к необходимости перепровести всю цепочку. Откройте поступление, заполните номер ГТД, проведите документ, а затем перепроведите связанные реализации — только тогда номер появится в отгрузочных документах.

При большом объеме документов используйте обработку группового перепроведения («Операции → Групповое перепроведение документов» в Бухгалтерии). Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы: перепроведение за закрытый период может изменить регистры, декларации и данные по НДС.

Если период закрыт и сдана отчетность, редактирование поступления может потребовать подачи уточненных деклараций. В этой ситуации безопаснее согласовать действия с бухгалтером, отвечающим за налоговый учет, чем править документы самостоятельно.

Типичные ошибки при работе с ГТД

Самая частая проблема — неверный формат номера: пропущен слеш, перепутан порядок блоков, дата указана в другом формате. Программа примет такой номер без ошибок, но печатная форма будет некорректной. Всегда сверяйте введенное значение с оригиналом декларации.

Вторая ошибка — указание ГТД в карточке номенклатуры вместо документа поступления. В типовых конфигурациях номер живет в партиях, и «постоянный» ГТД у товара не хранится. Третья ошибка — создание дублей в справочнике: один и тот же номер заводится несколько раз с незначительными отличиями, что затрудняет поиск и сверку.

FAQ

Обязательно ли указывать ГТД для товара из стран ЕАЭС?

Нет. Для товаров, ввезенных из стран Евразийского экономического союза, вместо декларации оформляется заявление о ввозе, и графа ГТД в документах не заполняется. Но страну происхождения указать нужно.

Почему в реализации номер ГТД не подставляется автоматически?

Чаще всего поступление проведено без номера или товар списывается из старой партии без ГТД. Проверьте документ поступления, заполните номер и перепроведите реализацию.

Можно ли указать несколько номеров ГТД в одной строке документа?

Нет, одна строка — один номер ГТД. Если товар поступил по разным декларациям, разбейте его на несколько строк с соответствующими количествами и номерами.

Что делать, если поставщик прислал исправленный номер ГТД после отгрузки?

Исправьте элемент справочника или создайте новый номер, обновите поступление, перепроведите реализацию и выставьте исправленный счет-фактуру покупателю.

Нужен ли номер ГТД при продаже остатков старого импортного товара?

Да, обязанность указывать номер в отгрузочных документах сохраняется независимо от даты ввоза. Если данные утеряны, восстановите их по архивным документам поставщика.