Торговля и Склад · 9 мин
Как добавить количество товара в 1С:Розница
Как добавить количество товара в 1С:Розница: оприходование, инвентаризация, перемещение, установка остатков. Пошаговые инструкции, ошибки и проверка результата.
Количество товара в 1С:Розница не вводится напрямую в карточку номенклатуры — остатки формируются только складскими документами. Это принципиальное отличие учётной системы от простой таблицы: каждое изменение количества должно быть подтверждено документом (поступлением, оприходованием, инвентаризацией или перемещением), который фиксирует, откуда товар появился и по какой цене он учтён.
На практике чаще всего остатки добавляют четырьмя способами: документом «Поступление товаров» при закупке у поставщика, «Оприходованием товаров» при вводе начальных остатков или излишков, «Инвентаризацией товаров» при сверке фактического наличия с учётным и «Перемещением товаров» между складами и магазинами. Выбор зависит от экономического смысла операции.
Ниже разобраны все рабочие сценарии для конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.2 и 2.3, а также базовые версии): где находятся нужные документы, как их заполнять, как проверить, что остаток изменился, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С:Розница хранится и отображается количество товара
Прежде чем добавлять остатки, полезно понять, как программа их учитывает. Карточка номенклатуры (раздел «НСИ» → «Номенклатура») содержит только описание товара: наименование, артикул, штрихкод, единицу измерения, вид номенклатуры. Само количество хранится в регистрах складского учёта и привязано к конкретному складу или магазину.
Поэтому один и тот же товар может иметь разные остатки на разных складах: например, 10 штук на складе магазина и 50 — на распределительном. Текущее количество удобно смотреть в отчётах: «Закупки» → «Отчеты по закупкам» → «Остатки товаров» либо «Склад» → «Отчеты по складу» в зависимости от релиза. Также остаток виден в подборе товаров в документах, если включён показ остатков.
Добавление количества через поступление товаров
Документ «Поступление товаров» — основной способ увеличить остатки при закупке у поставщика. Он находится в разделе «Закупки» → «Поступления товаров». Нажмите «Создать», заполните шапку и табличную часть, затем проведите документ.
В шапке укажите магазин (склад получателя), поставщика и организацию. В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену закупки и ставку НДС. Если товар новый, создайте карточку номенклатуры прямо из документа кнопкой «Создать» в поле выбора товара.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» → «Создать».
- 2Укажите магазин, поставщика и организацию в шапке документа.
- 3Добавьте товары в табличную часть: номенклатура, количество, цена.
- 4Проверьте итоговую сумму и при необходимости заполните номер и дату входящей накладной.
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте остаток в отчёте «Остатки товаров».
После проведения количество на выбранном складе увеличится на указанное число. Если ценообразование ведётся в программе, дополнительно оформляют документ «Установка цен номенклатуры» — само поступление розничные цены не меняет.
Ввод начальных остатков и излишков через оприходование
Если вы только начинаете работу в программе или обнаружили товар, которого нет в учёте, используйте «Оприходование товаров»: раздел «Склад» → «Оприходования товаров». Этот документ увеличивает остаток без поставщика и без задолженности.
Создайте документ, укажите склад, добавьте товары и количество. Обратите внимание на цену: в оприходовании она определяет учётную стоимость излишков. Если ввести нулевую цену, товар будет числиться на складе с нулевой себестоимостью, что исказит валовую прибыль в отчётах при последующей продаже.
Корректировка количества по результатам инвентаризации
Когда фактический остаток расходится с учётным, правильный путь — инвентаризация, а не ручное оприходование «на глаз». В 1С:Розница процесс состоит из двух этапов: документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад» → «Пересчеты товаров») фиксирует фактическое количество, а по его результатам программа формирует оприходование излишков и списание недостач.
Создайте пересчёт, выберите склад и заполните фактическое количество — вручную, загрузкой из терминала сбора данных или по штрихкодам через сканер. После завершения пересчёта программа покажет расхождения: на их основании кнопкой создания на основании формируются «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Только после проведения этих документов учётный остаток изменится.
Такой порядок важен для контроля: остаётся история, кто и когда пересчитывал товар, какие были расхождения и на какую сумму. Прямое оприходование в обход пересчёта этой аналитики не даёт.
Перемещение товара между складами и магазинами
Если товар уже есть в базе, но находится не на том складе, количество на нужной точке добавляют документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад» → «Перемещения товаров»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и табличную часть с товарами.
Перемещение не меняет общий остаток по компании — оно лишь перераспределяет количество между складами. Это частая причина «пропажи» товара в отчётах: пользователь ищет остаток на складе магазина, а товар числится на центральном складе, потому что перемещение не оформили.
Сравнение способов добавить количество
Закупка у поставщика. Создаёт задолженность и учитывает входной НДС, но требует заполнения контрагента.
Начальные остатки и излишки. Быстро, но без поставщика и с риском исказить себестоимость при нулевой цене.
Приведение учёта к факту. Даёт контроль расхождений, но занимает больше времени.
Товар уже есть в базе на другом складе. Не увеличивает общий остаток, только переносит между точками.
Массовая загрузка остатков из файла
Когда нужно добавить количество сразу по сотням позиций, ручной ввод неэффективен. В 1С:Розница есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно доступна через «Администрирование» или кнопку загрузки в списке документов), которая позволяет заполнить табличную часть оприходования или поступления из Excel.
Подготовьте файл с колонками: штрихкод или артикул, количество, цена. Создайте документ оприходования, откройте загрузку, сопоставьте колонки файла полям документа и выполните перенос. Ключевое условие — номенклатура должна быть однозначно найдена: дубли штрихкодов приведут к ошибкам сопоставления.
Проверка результата и контрольные точки
После проведения любого документа убедитесь, что остаток действительно изменился. Откройте отчёт «Остатки товаров», установите отбор по складу и номенклатуре, сформируйте отчёт. Количество должно увеличиться ровно на введённое значение.
Дополнительно проверьте движения самого документа: откройте его, нажмите «Перейти» → «Движения документа» и посмотрите записи по регистру товаров на складах. Там должна быть строка с видом движения «Приход» и вашим количеством.
Как проверить результат
Количество увеличилось на введённое значение
Остаток не изменился или изменился на другом складе
Есть приходная запись с верным количеством и складом
Записей нет — документ не проведён
Товар доступен для продажи на кассе
Товар не виден или числится в минусе
Если документ проведён, а остаток не изменился, чаще всего причины три: смотрите отчёт не по тому складу, документ создан черновиком без проведения, либо в отчёте стоит отбор, отсекающий нужную позицию. Снимите лишние отборы и сформируйте отчёт заново.
Что важно запомнить
Количество в 1С:Розница добавляется только документами: поступление — для закупок, оприходование — для начальных остатков и излишков, пересчёт — по итогам инвентаризации, перемещение — между складами. Указывайте верный склад и реальную цену, а результат проверяйте отчётом «Остатки товаров».
Частые вопросы
Почему нельзя просто вписать количество в карточку товара?
Карточка номенклатуры — это справочник, а не складской учёт. Количество хранится в регистрах накопления и меняется только движениями проведённых документов. Такой механизм гарантирует, что каждому изменению остатка соответствует первичный документ с датой, автором и основанием.
Как добавить остатки при первом запуске программы?
Используйте документ «Оприходование товаров» на дату начала учёта. Укажите склад, добавьте все позиции с фактическим количеством и реальной себестоимостью. При большом ассортименте загрузите табличную часть из Excel-файла через обработку загрузки данных.
Что делать, если товар продали в минус?
Сначала найдите причину: скорее всего, поступление или перемещение не оформили вовремя. Введите недостающий документ задним числом с корректной датой, затем перепроведите продажи. Работать с постоянными минусами нельзя — себестоимость продаж при этом считается некорректно.
Можно ли добавить количество сразу на несколько складов одним документом?
Нет, документ оприходования или поступления привязан к одному складу. Для нескольких складов создайте отдельные документы по каждому либо оформите поступление на один склад и распределите товар перемещениями.
Почему после оприходования цена продажи не появилась?
Оприходование не устанавливает розничные цены. Цены назначаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» на основании вида цен магазина. Без него товар на кассе будет продаваться по нулевой или старой цене.
Как исправить ошибочно добавленное количество?
Если документ ещё не закрыт периодом, пометьте его на удаление или отмените проведение и создайте корректный. Если период закрыт, оформите корректировку текущей датой: пересчёт товаров со списанием лишнего количества — так в учёте останется прозрачная история исправления.