Как делать заявку на товар в 1С

Заявка на товар (заказ поставщику, заявка на закупку, внутренний заказ) — документ, с которого в 1С начинается процесс снабжения. Он фиксирует, какие позиции, в каком количестве и к какому сроку нужны компании, и служит основой для последующих заказов поставщику и приходных накладных. Корректно оформленная заявка позволяет контролировать потребность, не допускать дублирующих закупок и видеть статус каждой позиции.

В разных конфигурациях 1С механизм реализован по-разному. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используются документы «Заказ поставщику» и «Заказ на внутреннее потребление», а также планирование закупок по потребностям. В «1С:Комплексная автоматизация» логика похожа. В старых конфигурациях вроде «Управление торговлей 10.3» есть отдельный документ «Заказ поставщику» без полноценного механизма заявок. Ниже разобран общий порядок работы, который с минимальными отличиями применим в большинстве типовых решений.

Точные названия документов и пунктов меню зависят от версии конфигурации и настроек функциональности. Если какого-то документа нет в интерфейсе, чаще всего причина в отключенной опции в разделе «НСИ и администрирование», а не в отсутствии функции как таковой.

Где в 1С находится документ заявки на товар

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» рабочее место закупок находится в разделе «Закупки». Основные документы: «Заказы поставщикам» — для заявок на закупку у внешнего контрагента, и «Заказы на внутреннее потребление» — для заявок на перемещение товара между складами или подразделениями. Оба журнала доступны из подсистемы «Закупки» главного меню.

Если раздела или документа нет, проверьте настройки функциональности: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки». Там включаются опции «Заказы поставщикам», «Заказы на внутреннее потребление», «Статусы заказов поставщикам» и другие. Изменение функциональности требует прав администратора и влияет на всех пользователей базы.

В «1С:Бухгалтерии» полноценного механизма заявок нет — это конфигурация для учёта, а не для управления закупками. Там потребность обычно оформляется сразу документом «Поступление (акты, накладные)» или «Счёт на оплату поставщику». Если в компании нужен именно контроль заявок, работать следует в торговой или ERP-конфигурации.

Подготовка: что проверить перед созданием заявки

Перед тем как создавать заявку, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Номенклатура должна быть заведена с правильным видом номенклатуры (товар, материал, услуга), единицей измерения и, при необходимости, характеристиками. Если позиции нет в справочнике, её придётся создавать в процессе — это допустимо, но повышает риск дублей.

Проверьте карточку поставщика: у контрагента должны быть заполнены соглашение или условия закупок, если в конфигурации включён их учёт. От соглашения подтягиваются цены, условия оплаты и валюта. Если соглашение не заполнено, цены придётся вводить вручную, а контроль условий работать не будет.

Полезно заранее посмотреть текущие остатки по складу через отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Это помогает не заказать лишнего: заявка, созданная без анализа остатков, часто приводит к избыточным запасам и замороженным деньгам.

Создание заявки шаг за шагом

Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, поставщика, склад поступления и желаемую дату поставки. Если включены соглашения, после выбора поставщика система предложит подставить условия закупки автоматически — согласитесь, это сэкономит время на заполнении цен.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции. Способы заполнения: подбор из справочника кнопкой «Добавить», множественный подбор через «Подбор», загрузка из файла (Excel) через обработку «Загрузка данных из табличного документа», либо заполнение по потребностям — «Заполнить» → «По потребностям», если ведётся планирование. Для каждой строки укажите количество, проверьте цену и ставку НДС.

После заполнения установите статус документа. Типовая цепочка статусов: «Не согласован» → «Согласован» → «Подтвержден» → «К поступлению» → «Закрыт». Проводить документ в статусе «Не согласован» обычно можно, но поступление по нему система не даст оформить, пока статус не будет повышен. Сохраните и проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать»
2. 2
   Заполните шапку: организация, поставщик, склад, дата поступления
3. 3
   Добавьте товары на вкладке «Товары», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте суммы, НДС и условия оплаты
5. 5
   Установите статус «Согласован» (или отправьте на согласование)
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что он виден в списке с нужным статусом

Согласование и статусы заявки

Механизм статусов — основной инструмент контроля заявок. Пока заказ в статусе «Не согласован», он считается черновиком потребности: по нему нельзя оформить поступление, и он не резервирует товар жёстко. После перевода в «Согласован» заявка становится рабочим основанием для закупки.

В типовых конфигурациях согласование выполняет пользователь с соответствующими правами — например, руководитель отдела закупок. Он открывает список заказов, фильтрует по статусу «Не согласован», проверяет суммы и меняет статус. В ERP можно настроить более сложные маршруты через механизм задач и бизнес-процессов, но это уже доработка процесса, а не базовый сценарий.

Обратите внимание на операцию заказа: «Закупка у поставщика», «Поступление из переработки», «Закупка по импорту» и другие. От операции зависят доступные проводки, аналитика и последующие документы. Ошибка в операции на старте приведёт к тому, что поступление оформится с неправильным типом, и исправлять придётся цепочку документов.

Контроль исполнения заявки

После проведения заявки её исполнение отслеживается автоматически. Когда кладовщик оформляет «Поступление товаров и услуг» на основании заказа, система связывает документы и уменьшает неисполненный остаток по заказу. При попытке принять больше, чем указано в заявке, программа выдаст предупреждение или запрет — в зависимости от настроек контроля.

Для анализа используйте отчёты раздела «Закупки»: «Состояние исполнения заказов поставщикам», «Анализ причин отмены заказов», «Отклонение от условий закупок». Отчёт по состоянию исполнения показывает по каждой позиции: сколько заказано, сколько поступило, сколько осталось получить. Это основной инструмент ежедневного контроля.

Когда поставка завершена полностью, заказ нужно закрыть — перевести в статус «Закрыт» вручную или через обработку «Закрытие заказов». Незакрытые заказы засоряют отчёты по потребностям и могут учитываться при расчёте обеспечения, искажая картину реальных потребностей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заказа в списке

Норма

Статус соответствует этапу: «Согласован» или «К поступлению»

Тревожный признак

Заказ проведён, но остался «Не согласован» — поступление не оформить

Связь с поступлением

Норма

В поступлении заполнено поле «Заказ поставщику»

Тревожный признак

Поступление создано без заказа — исполнение не отслеживается

Отчёт об исполнении

Норма

Количество «осталось получить» уменьшается после каждой поставки

Тревожный признак

Остаток по заказу не меняется — поступление не связано с заказом

Закрытие

Норма

Полностью исполненные заказы закрыты

Тревожный признак

Старые заказы висят в статусе «К поступлению» месяцами

Типичные ошибки при работе с заявками

Самая частая ошибка — оформление поступления без связи с заказом. Пользователь создаёт приходную накладную «с нуля», и хотя товар физически принят, заказ остаётся неисполненным. Итог: дублирование потребности, лишние закупки, некорректные отчёты. Правило простое: поступление всегда создавайте кнопкой «Создать на основании» из заказа.

Вторая группа ошибок — работа с дублями номенклатуры. Если одна и та же позиция заведена в справочнике дважды, заявки и остатки расползаются по разным карточкам, и контроль потребности ломается. Перед созданием новой позиции ищите по наименованию, артикулу и штрихкоду.

Третья типичная проблема — игнорирование статусов. Пользователи проводят заказы и сразу оформляют поступления, минуя согласование, либо наоборот забывают повысить статус и не могут понять, почему система не даёт принять товар. Договоритесь внутри компании о единой регламентной цепочке статусов и следуйте ей.

Альтернативные сценарии: внутренняя заявка и автоматический заказ

Заявка на перемещение между складами

Если товар нужен не от поставщика, а с другого склада компании, используйте документ «Заказ на внутреннее потребление» или «Заказ на перемещение» (раздел «Склад и доставка»). Логика та же: указываете склад-отправитель, склад-получатель, позиции и количество, а исполнение оформляется документом «Перемещение товаров» на основании заказа.

Автоматическое формирование заказов по потребностям

В УТ 11 и ERP есть обработка «Формирование заказов по потребностям» (раздел «Закупки»). Система анализирует остатки, минимальные запасы, неисполненные заказы клиентов и предлагает готовый перечень позиций к закупке. На её основе заказы поставщикам создаются пакетно. Это удобно при большой номенклатуре, но требует корректно настроенных параметров обеспечения: точек заказа, страховых запасов, способов обеспечения по каждой позиции.

Заявка из заказа клиента

Если закупка делается под конкретную продажу, заказ поставщику создаётся на основании «Заказа клиента» с обеспечением потребности. Тогда поставка резервируется под этого клиента, и цепочка «продажа — закупка — поступление — отгрузка» прозрачна в отчётах.

Какой документ выбрать

Заказ поставщику

Закупка у внешнего контрагента. Поддерживает соглашения, статусы согласования, контроль поступления и оплаты

Заказ на внутреннее потребление

Потребность подразделения в материалах или товарах со склада компании. Исполняется перемещением или расходным ордером

Формирование заказов по потребностям

Автоматический расчёт и пакетное создание заказов. Требует настроенных параметров обеспечения, иначе даст неверные объёмы

Поступление без заказа

Допустимо для разовых мелких закупок, но ломает контроль потребностей и план-фактный анализ

Практические рекомендации и ограничения

Настройте нумерацию и префиксы документов, если в базе работает несколько организаций или обособленных подразделений — это упростит поиск заявок и исключит путаницу в отчётах. Также полезно запретить редактирование заказов в закрытых периодах через даты запрета изменения данных.

Если пользователей много, разграничьте права: менеджер создаёт заявки, руководитель согласовывает, кладовщик оформляет поступления. В типовых конфигурациях это решается профилями групп доступа без доработок. Отдельно проверьте, кто имеет право отменять проведение заказов после поступлений — такое право стоит оставить минимальному кругу лиц.

Учтите ограничение: типовой механизм заявок не заменяет полноценную систему электронного документооборота согласований с маршрутами и визами. Если в компании нужны сложные маршруты утверждения с параллельными согласующими, потребуется настройка бизнес-процессов в ERP или интеграция с системой документооборота — это задача для внедренца, а не для пользователя.

Самый надёжный способ навести порядок в заявках — ввести жёсткое правило: поступление товара оформляется только на основании заказа. Уже через месяц отчёт по исполнению заказов начнёт показывать реальную картину, а не формальные цифры.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить заявку на товар в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного механизма заявок в «1С:Бухгалтерии» нет. Потребность обычно фиксируют счётом на оплату поставщику или сразу документом поступления. Если нужен контроль заказов, статусов и исполнения, используйте «Управление торговлей» или ERP.

Почему система не даёт оформить поступление по заказу?

Чаще всего заказ находится в статусе «Не согласован» — повысьте статус до «Согласован» или «К поступлению». Также проверьте склад в поступлении: он должен совпадать со складом заказа, и убедитесь, что заказ не отменён и не закрыт.

Как загрузить заявку из Excel?

В табличной части документа есть кнопка «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» (в некоторых версиях — через обработку «Загрузка данных из табличного документа» в разделе «Закупки» → «Сервис»). Подготовьте файл с колонками «Номенклатура» (или артикул/штрихкод) и «Количество», сопоставьте колонки в форме загрузки и перенесите данные в документ.

Что делать, если поставщик привёз товар частями?

Ничего особенного настраивать не нужно: оформляйте отдельное поступление на каждую поставку на основании одного и того же заказа. Система будет уменьшать неисполненный остаток, а заказ вы закроете после финальной поставки. Отчёт «Состояние исполнения заказов» покажет, сколько ещё осталось получить.

Как отменить ошибочно созданную заявку?

Если по заказу нет поступлений и оплат, установите статус «Отменён» или просто пометьте документ на удаление. Если связанные документы уже есть, сначала отмените их проведение, затем отмените заказ. Удалять заказ с проведёнными поступлениями нельзя — сначала разорвите цепочку.

Нужно ли распечатывать заявку на товар?

Внутренний заказ поставщику — управленческий документ, унифицированной печатной формы у него нет, и для учёта распечатка не обязательна. При необходимости используйте встроенную печатную форму «Заказ поставщику» из кнопки «Печать» — её достаточно для передачи поставщику или внутреннего согласования.