Как делать возврат товара в 1С:Управление торговлей

Возврат товара в 1С:Управление торговлей 11 оформляется отдельными документами, которые корректируют складские остатки, взаиморасчёты и регистры продаж. Программа различает два основных направления: возврат товара от покупателя и возврат товара поставщику. Для каждого направления предусмотрен свой документ с собственной логикой проведения, и путать их нельзя — иначе расчёты и остатки разойдутся с фактом.

Ключевое правило: возврат всегда создаётся на основании первичного документа — реализации товаров и услуг (для возврата от клиента) или поступления товаров и услуг (для возврата поставщику). Такой подход сохраняет связь в учёте, позволяет корректно закрыть взаиморасчёты и при необходимости сформировать корректировочные документы для налогового учёта.

Дальше разберём оба сценария по шагам: от подготовки и настройки до проверки результата в отчётах, а также частые ошибки, из-за которых возвраты «зависают» в расчётах или искажают себестоимость.

Какие виды возвратов поддерживает 1С:Управление торговлей

В конфигурации предусмотрено несколько сценариев возвратов, и выбор документа зависит от того, кто кому возвращает товар и по какой причине. Основные документы: «Возврат товаров от клиента» (раздел «Продажи»), «Возврат товаров поставщику» (раздел «Закупки») и «Возврат товаров между организациями» для внутрихолдинговых операций.

Возврат от клиента дополнительно разделяется по типу операции: возврат от розничного покупателя, от оптового клиента или от комиссионера. От типа зависит, какие регистры затронет документ и как будет строиться корректировка выручки. Например, при возврате от комиссионера товар не был продан конечному покупателю, поэтому сторнируется только передача на комиссию.

Как подготовить программу к оформлению возвратов

Перед первым возвратом проверьте настройки. В разделе «НСИ и администрирование» → «Продажи» должна быть включена возможность оформления возвратов от клиентов, а в разделе «Закупки» — возвратов поставщику. Если используется ордерный склад, убедитесь, что для склада настроены ордерные схемы на поступление: возврат тогда будет проходить через приходный ордер.

Также проверьте соглашения с клиентами и договоры с поставщиками: в них задаются условия оплаты, валюта и порядок расчётов, от которых зависит, как возврат закроет задолженность. Если расчёты ведутся по заказам или накладным, возврат обязательно должен ссылаться на тот же документ-основание, иначе задолженность не скорректируется автоматически.

Отдельно проверьте права пользователей: роль, оформляющая возвраты, должна иметь доступ к документам продаж и закупок, а также к кассовым документам, если по возврату выдаются деньги покупателю.

Как оформить возврат товара от покупателя

Откройте раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов» и создайте новый документ. Быстрее и надёжнее делать это кнопкой «Создать на основании» из документа «Реализация товаров и услуг» — тогда программа сама подставит клиента, соглашение, склад и табличную часть с ценами продажи.

В документе укажите операцию (например, «Возврат от оптового клиента»), организацию, склад и партнёра. В табличной части оставьте только фактически возвращаемые позиции и скорректируйте количество — покупатель может вернуть часть товара. Цены подтянутся из реализации; менять их без причины не стоит, иначе возникнет разница в расчётах.

Обратите внимание на поля «Способ возврата» и качество товара. Если возвращается брак, его можно оприходовать на отдельный склад или с указанием статуса «некондиция» (при использовании статусов качества), чтобы он не попал в свободный остаток для продажи.

1. 1
   Откройте реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента»
2. 2
   Проверьте операцию, склад, партнёра и соглашение
3. 3
   Скорректируйте количество возвращаемых позиций
4. 4
   Укажите качество товара: годное или брак
5. 5
   Проведите документ и при ордерном складе оформите приходный ордер
6. 6
   Проверьте взаиморасчёты и при необходимости оформите возврат денег

Возврат денег покупателю

Сам по себе документ возврата уменьшает долг клиента, но деньги он не выдаёт. Если покупатель уже оплатил товар, оформите «Расходный кассовый ордер» или «Операцию по платёжной карте» с видом операции «Возврат оплаты клиенту» на основании возврата. Для безналичного возврата используется документ списания безналичных денежных средств.

Розничный возврат по чеку ККМ

В рознице при подключённой кассе возврат оформляется из рабочего места кассира: кассир находит чек продажи, выбирает позиции и пробивает чек возврата. При закрытии смены программа автоматически формирует документ «Возврат товаров от клиента» по данным отчёта о розничных продажах. Вручную такой возврат за дублирующий период создавать не нужно — получите двойное списание.

Как оформить возврат товара поставщику

Откройте раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» и создайте документ на основании «Поступления товаров и услуг». Программа подставит поставщика, договор и товары с ценами закупки. Укажите фактически отгружаемое обратно количество и склад, с которого уходит товар.

Если товар возвращается из-за брака, зафиксируйте причину в комментарии или в дополнительных реквизитах — это пригодится при претензионной работе и сверке с поставщиком. При ордерной схеме склада после проведения возврата оформите расходный ордер на отгрузку.

После проведения возврата задолженность перед поставщиком уменьшится. Если поступление уже было оплачено, возникнет аванс поставщику, который можно зачесть по следующим поставкам или запросить возврат денег — тогда оформляется поступление безналичных денежных средств или приходный кассовый ордер от контрагента.

Как возвраты влияют на НДС и корректировочные документы

При возврате от покупателя, если по реализации выставлялся счёт-фактура, продавец принимает НДС к вычету на основании корректировочного счёта-фактуры или документа возврата — в зависимости от настроек учётной политики и сценария. В 1С:УТ 11 корректировочный счёт-фактура создаётся на основании документа возврата через механизм корректировок реализации.

Если возврат приходится на другой налоговый период, корректировка отражается в периоде возврата, а не в периоде первоначальной продажи. Проверьте, что в документе возврата правильно указаны ставки НДС и что дата документа соответствует фактическому принятию товара на склад.

При возврате поставщику покупатель восстанавливает НДС, ранее принятый к вычету по возвращённому товару, если поступление было оприходовано с вычетом. Конкретный порядок зависит от условий договора и причины возврата; при сомнениях сверьте оформление с бухгалтером, отвечающим за налоговый учёт.

Как проверить результат после оформления возврата

После проведения документа проверьте три зоны: склад, взаиморасчёты и финансовый результат. Для склада откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» — возвращённый товар должен появиться на указанном складе с правильным количеством и качеством. Для возврата поставщику, наоборот, остаток должен уменьшиться.

Взаиморасчёты проверяйте отчётами «Расчёты с клиентами» или «Расчёты с поставщиками»: задолженность по конкретному документу должна уменьшиться на сумму возврата. Если образовалась отрицательная задолженность (кредиторская по клиенту), это признак переплаты, которую нужно вернуть деньгами или зачесть.

Выручку и себестоимость контролируйте отчётом «Валовая прибыль» или «Продажи»: возврат должен уменьшить и выручку, и себестоимость на соответствующие суммы. Если выручка скорректировалась, а себестоимость нет — проверьте, проведён ли расчёт себестоимости за период (регламентная операция закрытия месяца).

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Товар появился (или списался) в нужном количестве и качестве

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Расчёты с контрагентом

Норма

Долг по документу-основанию уменьшился на сумму возврата

Тревожный признак

Задолженность не изменилась или появился непонятный аванс

Валовая прибыль

Норма

Выручка и себестоимость уменьшены пропорционально

Тревожный признак

Скорректирована только выручка без себестоимости

Типичные ошибки при оформлении возвратов

Самая частая проблема — возврат без документа-основания. Пользователь создаёт пустой документ, вручную заполняет товары и цены, и в итоге расчёты по конкретной реализации не закрываются, а цены могут отличаться от фактических. Всегда создавайте возврат на основании исходного документа.

Вторая ошибка — неверный склад или качество товара. Брак, оприходованный как годный товар, снова попадает в продажу и вызывает повторные возвраты и претензии. Третья типичная ситуация — дублирование возврата при розничной торговле: чек возврата пробит на кассе, а менеджер дополнительно создаёт документ вручную, и остатки расходятся с фактом.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить частичный возврат по реализации?

Да. Создайте возврат на основании реализации и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, скорректировав количество. Остальные строки удалите. Программа скорректирует расчёты и остатки ровно на указанный объём.

Покупатель вернул товар через несколько месяцев после продажи — какой датой оформлять?

Оформляйте фактической датой приёма товара на склад, в открытом периоде. Корректировка выручки и НДС отразится в текущем периоде, что соответствует общему порядку корректировок. Проводить документ задним числом в закрытый период не следует.

Как вернуть товар, если продажа была в розницу без чека?

Если чек не найден, возврат оформляется документом «Возврат товаров от клиента» с операцией возврата от розничного покупателя вручную, с указанием розничного склада. Денежный возврат оформляется расходным кассовым ордером. Согласуйте такую процедуру с бухгалтерией, так как для налогового учёта обычно требуется подтверждающий документ.

Почему после возврата в отчёте по валовой прибыли ничего не изменилось?

Чаще всего не выполнен расчёт себестоимости за текущий период. Запустите регламентные операции закрытия месяца (расчёт себестоимости) и обновите отчёт. Также проверьте, что возврат проведён и ссылается на ту же партию, что и реализация.

Как оформить возврат комиссионеру товара, который он не продал?

Используйте документ «Возврат товаров от клиента» с операцией возврата от комиссионера на основании передачи на комиссию. Такой возврат не трогает выручку, а только возвращает товар с комиссионного учёта обратно на ваш склад.