Торговля и Склад · 10 мин
Как оформить возврат поставщику в 1С
Как сделать возврат товара поставщику в 1С: создание документа, выбор операции, корректировка НДС, проверка проводок и типичные ошибки при возврате.
Возврат товара поставщику — стандартная операция в учёте, но в 1С она оформляется по-разному в зависимости от конфигурации, причины возврата и того, оплачен ли товар. Ошибка в документе приводит к зависшим остаткам на складе, неверной задолженности перед поставщиком и искажённому НДС. Поэтому важно не просто «списать» товар, а провести возврат корректным документом.
В конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» для этого используется документ «Возврат товаров поставщику». В старых версиях и некоторых конфигурациях возврат оформляется через «Корректировку поступления» или документом поступления с отрицательным количеством — так делать не нужно, это нарушает аналитику взаиморасчётов.
Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций на управляемых формах: создание документа на основании поступления, заполнение вручную, особенности НДС, возврат брака и проверка результата. Интерфейс конкретной версии может немного отличаться, но логика везде одинаковая.
Когда какой документ использовать
Прежде чем оформлять возврат, определите ситуацию: от этого зависит выбор документа и вида операции. Основных сценариев три: возврат качественного товара (например, неликвид или пересорт), возврат бракованного товара и возврат до момента оприходования, когда товар фактически не принят.
Если товар уже оприходован документом «Поступление товаров и услуг», используйте «Возврат товаров поставщику». Если ошибка обнаружена сразу и товар ещё не проведён по учёту, достаточно откорректировать или отменить само поступление. Если возвращается часть товара по цене или количеству, отличной от первичного документа, в некоторых конфигурациях применяют «Корректировку поступления» с видом операции «Возврат товаров».
Как выбрать действие
Создание возврата на основании поступления
Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому принят возвращаемый товар, и нажмите кнопку «Создать на основании» (в некоторых конфигурациях — «Ввести на основании»). Выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, организацию и табличную часть с товарами, ценами и ставками НДС из исходного документа.
Если возвращается не вся партия, отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемого товара. Цены подставятся из поступления — это важно, потому что возврат должен идти по тем же ценам, по которым товар принят, если иное не согласовано с поставщиком. Проверьте склад списания: он должен совпадать со складом, где товар числится фактически.
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует движения: списание товара со склада, уменьшение расчётов с поставщиком (возникает дебиторская задолженность поставщика, если товар уже оплачен) и корректировку НДС. Если товар не оплачен, задолженность перед поставщиком просто уменьшится на сумму возврата.
- 1Найдите документ поступления, по которому принят товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Проверьте контрагента, договор, склад и организацию
- 4Оставьте только возвращаемые позиции, укажите фактическое количество
- 5Сверьте цены и ставки НДС с исходным поступлением
- 6Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат
- 7Проверьте остатки по складу и взаиморасчёты с поставщиком
Создание возврата вручную
Иногда документ поступления найти нельзя: товар принят давно, база свёрнута или поступление оформлено в другой информационной базе. Тогда возврат создаётся вручную: раздел «Покупки» (или «Склад», в зависимости от конфигурации) → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать».
Вручную заполните шапку: организацию, контрагента, договор и склад. В табличной части подберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Главный риск ручного ввода — расхождение цены возврата с ценой поступления: программа не сможет автоматически связать возврат с конкретной партией, и в отчётах по взаиморасчётам появятся «висячие» суммы. Поэтому перед ручным вводом поднимите первичные документы и сверьте цены.
НДС при возврате поставщику
При возврате товара покупатель, применяющий общую систему налогообложения, выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар — по сути, происходит обратная реализация. В 1С счёт-фактура на возврат формируется на основании документа возврата: ссылка «Оформить счёт-фактуру» или «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный» в зависимости от конфигурации.
Проверьте, чтобы сумма НДС в счёте-фактуре совпадала с НДС в документе возврата, а ставки соответствовали ставкам из поступления. Если поставщик работает без НДС (упрощенец), в документе возврата ставка должна быть «Без НДС», и счёт-фактура не оформляется. Ошибки в НДС при возврате — частая причина расхождений в книге продаж и декларации, поэтому после проведения сверьте данные с отчётом «Книга продаж».
Возврат брака и товара на комиссии
Возврат бракованного товара
Документально возврат брака оформляется тем же «Возвратом товаров поставщику», но до этого брак рекомендуется переместить на отдельный склад (например, «Склад брака») документом «Перемещение товаров» или оформить «Списание недостач» с последующим восстановлением — зависит от принятой в компании схемы. Возврат тогда делается со склада брака, что сохраняет прозрачность аналитики: видно, сколько брака накоплено и сколько возвращено.
Возврат комиссионного товара
Если товар принят на комиссию, он числится на забалансовом счёте 004, и обычный возврат здесь не подойдёт. В документе возврата выберите вид операции, связанный с договором комиссии (в конфигурациях он может называться «Возврат товаров комитенту»). Тогда программа спишет товар со счёта 004 без формирования задолженности и без НДС — ведь собственником товара остаётся комитент.
Проверка результата после проведения
После проведения возврата не ограничивайтесь отсутствием ошибок программы — проверьте учётные данные. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество по возвращённой номенклатуре уменьшилось и не ушло в минус. Затем сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» с поставщиком: возврат должен отразиться как уменьшение вашей задолженности или как долг поставщика, если товар был предоплачен.
Дополнительно проверьте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»): типовые движения — Дт 60 Кт 41 (сторно задолженности и товара) и корректировка НДС. В бухгалтерской конфигурации при возврате оплаченного товара может формироваться Дт 76 (или 60 с минусом) — сверьте с методологией, принятой в вашей учётной политике. Если ожидается возврат денег, далее оформляется документ «Возврат от поставщика» в разделе банковских операций при поступлении оплаты.
Как проверить результат
Количество уменьшилось на возвращённое, остаток неотрицательный
Минусовой остаток или количество не изменилось
Возврат виден отдельной строкой на сумму документа
Возврата нет в взаиморасчётах или сумма не совпадает
Счёт-фактура на возврат отражён, сумма НДС совпадает с документом
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС расходится
Корреспонденция счетов соответствует схеме возврата
Задолженность зависла на неожиданном счёте
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляется отдельным документом «Возврат товаров поставщику», желательно на основании поступления — так сохраняются цены, партии и аналитика. После проведения обязательно проверьте складские остатки, взаиморасчёты и НДС. Комиссионный товар и брак требуют отдельных сценариев.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат поставщику, если документ поступления удалён?
Да, создайте «Возврат товаров поставщику» вручную и заполните все поля самостоятельно. Цены и ставки НДС возьмите из бумажных первичных документов или архивной копии базы. Учтите, что без связи с поступлением программа не сможет автоматически закрыть конкретную партию, поэтому после проведения сверьте взаиморасчёты.
Что делать, если возврат не проводится из-за нехватки остатка?
Это значит, что по данным программы товара на складе меньше, чем вы возвращаете. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» в разрезе складов и партий: возможно, товар числится на другом складе, уже списан или поступление не проведено. Исправьте исходные данные, а не отключайте контроль остатков.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате, если мы на УСН?
Если покупатель применяет упрощённую систему и не является плательщиком НДС, счёт-фактура при возврате не оформляется. В документе возврата укажите ставку «Без НДС». Поставщик при этом делает корректировку у себя на основании вашего документа возврата.
Как вернуть поставщику только часть товара из накладной?
Создайте возврат на основании поступления и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, указав фактическое количество. Остальные строки удалите. Программа проведёт частичный возврат, а в поступлении останется видна связь с документом возврата.
Поставщик вернул деньги за возвращённый товар — как это отразить?
Когда деньги поступят на расчётный счёт, оформите документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» и укажите документ возврата в качестве основания. Тогда дебиторская задолженность поставщика, образовавшаяся после возврата товара, закроется.
Чем возврат отличается от корректировки поступления?
Корректировка поступления исправляет сам документ приёмки — цены, количество, реквизиты — и применяется, когда стороны согласовали изменение условий поставки. Возврат — это физическая отгрузка товара обратно поставщику со своими отгрузочными документами. Если товар уезжает со склада, нужен именно возврат.