Торговля и Склад · 11 мин
Как делать учет в 1С:Розница: пошаговое руководство
Как организовать учет в 1С:Розница: настройка магазина и склада, оприходование товара, продажи через РМК, инвентаризация, отчеты и типичные ошибки новичков.
1С:Розница — типовая конфигурация для автоматизации розничной торговли: она ведет товарный учет, регистрирует продажи через рабочее место кассира (РМК), считает остатки по складам и магазинам, формирует отчеты по выручке и марже. Чтобы учет был достоверным, важно с самого начала правильно настроить структуру магазина, завести номенклатуру и выстроить ежедневный порядок работы кассиров и товароведа.
Основная логика программы строится вокруг документов: поступление товаров увеличивает остаток, продажа через чек ККМ уменьшает его, перемещение переносит товар между складами, а инвентаризация фиксирует расхождения. Если какой-то документ не проведен или проведен «задним числом» без контроля, остатки расходятся с фактическими — это главная причина большинства проблем в розничном учете.
Ниже разобран практический порядок ведения учета: от первоначальной настройки до закрытия смены и сверки остатков. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Розница 2.3/3.0, но общие принципы одинаковы для всех редакций.
Первоначальная настройка: магазин, склады, кассы
Работа начинается с раздела «НСИ и администрирование» (в некоторых версиях — «Администрирование»). Сначала создайте магазин: откройте справочник «Магазины», добавьте элемент, укажите наименование и тип ценообразования. Магазин в 1С:Розница — это не просто справочная запись, а центральный объект, к которому привязываются склады, кассы ККМ, кассы предприятия и правила ценообразования.
Затем создайте склады. Как минимум нужен один торговый зал (склад типа «Торговый зал») и, при необходимости, склад запасов. Продажи через РМК списывают товар именно со склада торгового зала, поэтому при оприходовании важно указывать правильный склад-получатель — иначе касса будет продавать «в минус».
Далее настройте кассу ККМ: в справочнике «Кассы ККМ» создайте элемент, привяжите его к магазину и складу, укажите тип кассы (фискальный регистратор, ККТ по 54-ФЗ или эквайринговый терминал — для безналичной оплаты). Проверьте, что в настройках РМК выбрана именно эта касса, иначе чеки будут формироваться, но не фискализироваться.
Заведение номенклатуры и штрихкодов
Номенклатура — справочник товаров. Карточку товара создают вручную, загружают из файла поставщика (Excel, CSV) или получают из коробки поставки через обработку загрузки. Минимальный набор полей: наименование, вид номенклатуры (обычно «Товар»), единица измерения, ставка НДС. Для маркируемых товаров (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) дополнительно указывается вид продукции и признак маркировки.
Штрихкоды вводятся на закладке карточки товара или сканированием при заполнении документов. Если у товара нет заводского штрихкода, сгенерируйте внутренний и распечатайте этикетку — в 1С:Розница для этого есть встроенная обработка «Печать этикеток и ценников». Учет без штрихкодов возможен (поиск по наименованию), но он резко замедляет работу кассира и повышает число ошибок.
Проверьте результат простым способом: отсканируйте штрихкод в РМК — товар должен найтись мгновенно и с правильной ценой. Если находится «не тот» товар, вероятен дубль штрихкода в справочнике: его нужно найти поиском по значению штрихкода и исправить.
Оприходование товара и установка цен
Поступление товара оформляется документом «Оприходование товаров» (в ряде версий — «Поступление товаров»). Порядок действий: создайте документ, выберите магазин и склад-получатель, заполните табличную часть сканированием штрихкодов или подбором из номенклатуры, укажите количество и цену закупки, затем проведите документ.
После оприходования товар появляется на остатках склада, но продавать его по правильной цене можно только после установки розничных цен. Для этого используется документ «Установка цен номенклатуры» (или «Применение цен номенклатуры» в зависимости от редакции): укажите вид цен магазина, заполните товары (можно «по поступлению» — кнопка заполнения), задайте продажные цены и проведите. Цена действует с даты документа.
Частая ситуация: товар пришел, цены не установили, кассир продает по нулевой или старой цене. Чтобы этого избежать, настройте контроль: в параметрах магазина можно включить запрет продажи по нулевой цене, а товароведу — ежедневно смотреть отчет «Товары без установленных цен» или аналогичный.
- 1Создайте документ оприходования, выберите магазин и склад-получатель
- 2Заполните товары сканером штрихкодов, сверьте количество с накладной поставщика
- 3Проведите документ и проверьте остаток отчетом по складу
- 4Создайте установку цен на основании оприходования, задайте розничные цены
- 5Распечатайте ценники и этикетки для новых позиций
- 6Отсканируйте один товар в РМК — убедитесь, что цена корректна
Продажи через РМК и закрытие кассовой смены
Кассир начинает работу с открытия смены: в РМК нажимается соответствующая кнопка, печатается отчет об открытии смены, и касса готова к пробитию чеков. Продажа оформляется сканированием товара, выбором способа оплаты (наличные, карта, смешанная) и пробитием чека. Каждый чек ККМ — это документ, который списывает товар со склада торгового зала.
Возвраты оформляются документом «Возврат товаров от покупателя» на основании чека ККМ — не сторнируйте продажу «вручную» другими документами, это ломает отчетность по кассе и по 54-ФЗ. Для возврата в день покупки и в другой день порядок действий в РМК различается, ориентируйтесь на подсказки интерфейса.
В конце дня кассир закрывает смену: формируется Z-отчет, а в базе автоматически создается документ «Отчет о розничных продажах» (в новых версиях данные собираются из чеков). Проверьте, что сумма по Z-отчету совпадает с наличными в кассе, а эквайринговые операции — со слип-чеками терминала. Расхождения фиксируйте сразу, пока можно восстановить картину по чекам.
Перемещения, списания и инвентаризация
Перемещение товара между складами (например, со склада запасов в торговый зал) оформляется документом «Перемещение товаров»: укажите склад-отправитель и склад-получатель, заполните товары и проведите. Без этого документа товар «зависнет» на складе запасов, а в торговом зале продажи уйдут в минус.
Порча, бой, истечение срока годности оформляются документом «Списание товаров» с указанием причины. Не списывайте такие потери через продажу по нулевой цене или ручную корректировку остатков — это искажает маржу и статистику продаж.
Инвентаризация делается в три документа: «Приказ на проведение инвентаризации» (фиксирует остатки на дату пересчета), «Пересчет товаров» (вносится фактическое количество, программа показывает отклонения), затем на основании результатов создаются «Списание товаров» (недостача) и «Оприходование товаров» (излишки). Во время пересчета торговый зал желательно закрыть, иначе продажи во время инвентаризации исказят данные.
Отчеты для контроля учета
Ежедневный минимум контроля: отчет «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах») — сверка остатков и выявление минусовых позиций; «Отчет о розничных продажах» / «Продажи» — выручка за день; отчет по движению денежных средств — наличные в кассах. Минусовые остатки — главный сигнал нарушений в документообороте.
Еженедельно полезно смотреть отчеты по валовой прибыли (марже) и по товарам без движения: первый покажет ошибки в ценах и себестоимости, второй — «зависший» товар. Если маржа по позиции отрицательная или аномально высокая, проверьте цену закупки в оприходовании и установленную розничную цену.
Как проверить результат
Нет отрицательных остатков
Минусовые позиции — товар продавался без оприходования на этот склад
Совпадают с точностью до разменной суммы
Расхождение — есть непробитые или отмененные чеки, ошибки сдачи
Равна последней установленной розничной цене
Нулевая или старая цена — не проведен документ установки цен
Сумма безналичных оплат в отчете равна сверке терминала
Разница — сбой связи терминала, часть операций не загружена
Обмен с бухгалтерией и типовые ограничения
1С:Розница ведет оперативный товарный учет, но не заменяет бухгалтерский и налоговый учет. Для передачи данных в 1С:Бухгалтерию используется типовая синхронизация: настраивается обмен, выгружаются документы поступления, отчеты о розничных продажах, возвраты и кассовые документы. Перед запуском обмена сделайте резервную копию обеих баз и проверьте соответствие справочников (контрагенты, номенклатура), иначе получите дубли.
Учтите ограничения конфигурации: в 1С:Розница нет полноценного расчета зарплаты, кадрового учета и регламентированной отчетности — эти задачи решаются в смежных программах. Также при большом ассортименте и нескольких магазинах стоит заранее продумать распределенную структуру (центральный узел + периферийные базы магазинов с обменом по расписанию).
Что важно запомнить
Достоверный учет в 1С:Розница держится на трех правилах: каждая операция оформляется своим документом, цены устанавливаются до начала продаж, остатки и касса сверяются ежедневно, а расхождения разбираются по чекам, а не подгоняются вручную.
Частые вопросы
Можно ли вести учет в 1С:Розница без сканера штрихкодов?
Технически да — товар можно подбирать по наименованию или артикулу. Но на практике это замедляет кассу и повышает число ошибок в выборе позиций. Минимальный рабочий комплект — сканер штрихкодов и фискальный регистратор; для торговли поштучным товаром без сканера обойтись почти невозможно.
Что делать, если товар продался в минус?
Сначала найдите причину: обычно это оприходование не на тот склад, непроведенное перемещение или продажа до оформления поступления. Затем введите или исправьте недостающий документ правильной датой и перепроведите связанные документы. После этого проверьте отчет по остаткам — минус должен исчезнуть.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Обязательная полная инвентаризация определяется учетной политикой организации, но для контроля розницы практикуют выборочные пересчеты: по группам товаров, по подозрительным позициям из отчета об отрицательных остатках или при смене материально ответственного лица. Частые выборочные пересчеты выявляют ошибки раньше, чем редкая полная ревизия.
Нужно ли закрывать смену каждый день?
Да. Кассовая смена по правилам применения ККТ не должна превышать 24 часа — при превышении касса блокирует пробитие чеков. Кроме того, ежедневное закрытие смены формирует отчет о розничных продажах и позволяет сразу сверить выручку, поэтому пропуск закрытия ломает и фискальную дисциплину, и товарный учет.
Можно ли исправить цену в уже пробитом чеке?
Нет, пробитый чек изменить нельзя — это фискальный документ. Если цена была неверной, оформляется возврат товара от покупателя по чеку и новая продажа по правильной цене, а сама цена исправляется новым документом установки цен, чтобы ошибка не повторилась.
Чем 1С:Розница отличается от 1С:Управление торговлей для магазина?
Розница ориентирована на кассовое обслуживание и простой товарный учет точек продаж, а Управление торговлей — на оптовые и смешанные операции, заказы, CRM и более глубокое планирование. Для магазина у дома или сети розничных точек достаточно Розницы; если есть опт, комиссия и сложные договоры с клиентами, рассматривайте Управление торговлей.