Торговля и Склад · 10 мин
Как делать списания в 1С: инструкция по основным операциям
Как оформить списание товаров, материалов, основных средств и дебиторской задолженности в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Документы, проводки, ошибки.
Списание в 1С — это документальное оформление выбытия активов из учёта: товаров, материалов, основных средств, денежных средств или дебиторской задолженности. В зависимости от того, что именно списывается, используются разные документы, и у каждого свои проводки, счета и нюансы заполнения.
Ошибка в списании приводит к расхождению складского и бухгалтерского учёта, завышению или занижению себестоимости и проблемам при инвентаризации. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, какие движения он формирует и как проверить результат.
Ниже разобраны основные сценарии списания в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей: товары и материалы, основные средства, дебиторская задолженность, денежные средства, а также списание по результатам инвентаризации.
Какие документы используются для списания
В 1С нет одного универсального документа «Списание». Программа разделяет операции по типу актива и причине выбытия. Выбор неправильного документа — самая частая причина ошибок в учёте.
| Что списываем | Документ в 1С:Бухгалтерии | Типовые проводки |
|---|---|---|
| Материалы в производство или на нужды | Требование-накладная | Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10 |
| Товары (порча, недостача, просрочка) | Списание товаров | Дт 94 — Кт 41, затем Дт 91.2 — Кт 94 |
| Основные средства | Списание ОС | Дт 01.В — Кт 01, Дт 02 — Кт 01.В, Дт 91.2 — Кт 01.В |
| Дебиторская задолженность | Списание задолженности | Дт 91.2 (63) — Кт 62 (60, 76) |
| Деньги с расчётного счёта | Списание с расчётного счёта | Зависит от вида операции |
В 1С:Управление торговлей логика похожая, но документы называются иначе: «Списание товаров» заменено на «Списание недостач товаров», а для отражения результатов пересчёта используется цепочка «Пересчёт товаров» → «Списание недостач» / «Оприходование излишков».
Списание товаров и материалов
Для материалов, передаваемых в производство или на хозяйственные нужды, используйте документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В табличной части укажите номенклатуру, количество и склад, на закладке «Счёт затрат» — счёт списания (20, 25, 26, 44) и аналитику: подразделение, статью затрат, номенклатурную группу.
Для испорченных, просроченных или утраченных товаров применяется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). Здесь критично правильно указать причину: если недостача выявлена инвентаризацией, суммы сначала уходят на 94 счёт, а уже потом, после решения о виновнике, закрываются на 91.2 или 73.
Как оформить списание товаров пошагово
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» → «Создать».
- 2Заполните организацию, склад и дату списания.
- 3Добавьте номенклатуру и количество — вручную или через «Подбор».
- 4На закладке «Счёт затрат» укажите счёт списания (94 или 91.2) и статью затрат.
- 5Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт» для просмотра проводок.
- 6Сверьте остатки: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» должен показать уменьшение на списанное количество.
Если товар списывается по результатам инвентаризации, не создавайте документ вручную: используйте кнопку «Создать на основании» из документа «Инвентаризация товаров». Тогда количество подтянется автоматически из расхождений, и риск ошибки в цифрах минимален.
Списание основных средств
Основное средство списывается документом «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). В документе укажите объект, причину списания (износ, поломка, хищение, ликвидация) и счёт списания — обычно 91.2 «Прочие расходы».
При проведении программа автоматически формирует комплекс проводок: списывает накопленную амортизацию (Дт 02 — Кт 01.В), переносит первоначальную стоимость на выбытие (Дт 01.В — Кт 01) и относит остаточную стоимость на прочие расходы (Дт 91.2 — Кт 01.В). Если объект полностью самортизирован, остаточная стоимость будет нулевой, и в расходы попадёт только сумма оценки.
Если при демонтаже остаются пригодные материалы или запчасти, их нужно оприходовать отдельным документом «Оприходование товаров» с указанием рыночной стоимости — эта сумма увеличит прочие доходы.
Списание дебиторской задолженности
Безнадёжную задолженность покупателей списывают документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» → «Списание задолженности» или через «Операции»). Основания: истечение срока исковой давности, ликвидация должника, невозможность взыскания, подтверждённая актом пристава.
В документе выберите вид задолженности — «Задолженность покупателя», подберите долг по кнопке «Заполнить» или вручную с указанием документа расчётов. Счёт списания зависит от того, создан ли резерв по сомнительным долгам: если резерв есть — Дт 63, если нет — Дт 91.2.
Списанная задолженность не исчезает бесследно: она должна пять лет числиться на забалансовом счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов». Проверьте, что в настройках документа включено отражение на забалансовом счёте.
Списание денежных средств и прочие операции
Документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») — это не списание актива в убыток, а регистрация любой исходящей операции по счёту: оплата поставщику, перечисление налогов, выдача зарплаты, банковские комиссии. Вид операции выбирается в шапке документа и определяет проводки.
Типичная ошибка — вручную править проводки в этом документе вместо выбора правильного вида операции. Например, комиссию банка нужно проводить с видом «Прочее списание» со счётом 91.2, а не «Оплата поставщику», иначе задолженность перед контрагентом исказится.
Проверка результата после списания
После проведения любого документа списания выполните три контрольные проверки. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что счета и аналитика соответствуют ожиданиям. Во-вторых, постройте отчёт по счёту актива (ОСВ по 10, 41, 01 или карточка счёта) — остаток должен уменьшиться ровно на списанную сумму и количество.
В-третьих, после закрытия месяца проверьте, что списанные суммы корректно попали в расходы: «Анализ счёта» по 20, 26, 44 или 91.2 покажет, на какие статьи и подразделения легли затраты. Если там появились незаполненные аналитики или неожиданные суммы — вернитесь к документам списания.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на количество и сумму документа
Остаток не изменился или ушёл в минус
Счета и аналитика заполнены, соответствуют причине списания
Пустая аналитика, неверный счёт затрат
Сальдо закрыто решением о виновнике
Сумма «висит» на 94 счёте месяцами
Задолженность числится за балансом
Забалансовый учёт отсутствует
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно выполнять типовые списания: материалы в производство, товары по инвентаризации, очевидно безнадёжные долги с подтверждающими документами. Перед массовыми операциями обязательно сделайте резервную копию базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование).
К специалисту стоит обратиться, если нужно списать НДС с авансов, оформить списание при ликвидации обособленного подразделения, скорректировать списания прошлых закрытых периодов или настроить нестандартные проводки в изменённой конфигурации. Ошибки в таких операциях затрагивают налоговую отчётность, и исправлять их сложнее, чем предотвратить.
Что важно запомнить
Для каждого вида актива в 1С есть свой документ списания: «Требование-накладная» и «Списание товаров» для ТМЦ, «Списание ОС» для основных средств, «Списание задолженности» для долгов. Всегда проверяйте проводки, остатки по счетам и аналитику, а списание долгов отражайте на забалансовом счёте 007.
Частые вопросы
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если период ещё открыт, найдите документ в журнале и используйте «Пометить на удаление» или «Отменить проведение». Если месяц закрыт, лучше не трогать старый документ, а оформить сторнирующую операцию текущей датой через «Операции, введённые вручную» с отрицательными суммами или корректировкой.
Почему при списании товара программа не даёт провести документ?
Чаще всего причина — недостаточный остаток на складе: программа контролирует остатки и блокирует списание в минус. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: возможно, товар оприходован на другой склад, не проведён документ поступления или нарушена последовательность документов по времени.
Чем списание товаров отличается от реализации по нулевой цене?
Списание — это выбытие без встречного обязательства контрагента, стоимость уходит в расходы или на виновное лицо. Реализация, даже бесплатная, — это передача права собственности с НДС с рыночной стоимости. Передавать товар «бесплатно» через документ списания нельзя — это налоговый риск.
Как списать недостачу на виновного сотрудника?
Сначала оформите «Списание товаров» со счётом 94. Затем документом «Операция» или «Передача материалов в эксплуатацию» (в зависимости от конфигурации) отразите Дт 73.2 — Кт 94 на сумму ущерба. Удержание из зарплаты оформляется в зарплатном учёте документом «Удержание прочее» с учётом ограничений по размеру удержаний.
Нужно ли списывать НДС при списании испорченных товаров?
Спорный вопрос: позиция Минфина традиционно требует восстановления НДС при выбытии имущества не для облагаемых операций, но судебная практика часто на стороне налогоплательщиков, если порча документально подтверждена. Безопасный вариант — восстановить НДС документом «Восстановление НДС» или отразить решение в учётной политике после консультации с аудитором.
Можно ли списывать товары автоматически по расписанию?
Типовой механизм автоматического списания по сроку годности есть в 1С:Управление торговлей и отраслевых решениях: настраивается учёт по срокам годности, и программа формирует списания по просроченным сериям. В 1С:Бухгалтерии такой автоматики нет — документы создаются вручную или обработкой.