Торговля и Склад · 9 мин
Как делать списания в 1С:Розница
Как оформить списание товаров в 1С:Розница: документы, причины, порядок проведения, инвентаризация, типичные ошибки и проверка остатков после списания.
Списание в 1С:Розница применяется, когда товар нельзя продать: он испорчен, просрочен, повреждён при транспортировке, разбит или вышел из строя. Операция уменьшает складские остатки и переносит стоимость товара на расходы, поэтому оформлять её нужно корректно — с указанием причины, количества и склада.
Основной инструмент — документ «Списание товаров», который создаётся вручную или автоматически по результатам инвентаризации. Второй вариант предпочтительнее при массовых расхождениях: программа сама сформирует списание на недостачу и оприходование на излишки после пересчёта.
Ниже разобраны подготовка к списанию, ручное оформление документа, списание по инвентаризации, проверка результата, частые ошибки и ограничения, при которых самостоятельная работа может привести к искажению учёта.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что товар, который нужно списать, фактически числится на складе в программе. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сверьте количество: если в учёте товара нет, списание уйдёт в отрицательные остатки, и документ либо не проведётся, либо создаст минус, который потом придётся разбирать.
Определите причину списания заранее: порча, истёкший срок годности, бой, недостача по инвентаризации, использование на собственные нужды. От причины зависит, на какой счёт и статью расходов попадёт стоимость товара при синхронизации с бухгалтерской программой, а также как операция отразится в налоговом учёте.
Проверьте права пользователя. Для создания и проведения документов списания нужны соответствующие роли. Кассир или продавец с ограниченными правами может не видеть раздел закупок и склада — в этом случае документ оформляет старший смены, товаровед или менеджер.
Ручное списание через документ «Списание товаров»
Документ находится в разделе «Закупки» (в некоторых версиях конфигурации — «Склад» или «Запасы и закупки») → «Списания товаров» → кнопка «Создать». Откроется форма нового документа, где последовательно заполняются шапка и табличная часть.
В шапке укажите магазин и склад, с которого списывается товар. Если ведётся учёт по нескольким складам, выбор склада критичен: списание с неправильного склада создаст минус на одном и лишний остаток на другом. Также укажите организацию, если в базе их несколько.
В табличную часть добавьте товары кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой позиции укажите количество — оно не должно превышать фактический остаток. При работе с серийными номерами или характеристиками номенклатуры заполните соответствующие колонки, иначе остатки по характеристикам разъедутся.
Заполните причину списания — она выбирается из справочника или вводится текстом в зависимости от настроек конфигурации. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа сформирует движения по регистрам товаров и уменьшит остатки.
- 1Откройте раздел «Закупки» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Укажите магазин, склад и организацию
- 3Добавьте товары в табличную часть и проставьте количество
- 4Заполните причину списания для каждой позиции или документа
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остатки отчётом по складу
Списание по результатам инвентаризации
Если списание вызвано недостачей, выявленной при пересчёте, правильнее идти через инвентаризацию, а не создавать документ вручную. Последовательность: «Приказ на проведение инвентаризации» → «Инвентаризационная опись» (в неё заносятся фактические остатки) → «Пересчёт товаров». На основании пересчёта программа автоматически формирует «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки.
Такой путь сохраняет документальную связь: видно, что списание основано на пересчёте, а не произвольно. Это важно при проверках и при разборе расхождений с материально ответственными лицами. Кроме того, автоматическое создание исключает ошибки в количествах — недостача рассчитывается как разница между учётным и фактическим остатком.
Не создавайте ручное списание по недостаче до завершения инвентаризации: иначе после пересчёта программа снова сформирует списание на то же количество, и остатки уйдут в двойной минус.
Отдельные сценарии списания
Просроченный товар и порча
Для товаров с истёкшим сроком годности списание оформляется стандартным документом, но причину указывайте явно: «истёк срок годности». Это важно для налогового учёта и для возможных претензий поставщикам. Если товар с сериями и сроками годности, в табличной части выберите конкретную серию — тогда спишется именно просроченная партия, а не свежая.
Бой и повреждение упаковки
Бой оформляется тем же документом с причиной «бой» или «повреждение». Если товар частично пригоден (например, повреждена только упаковка), рассмотрите вариант уценки вместо списания — в 1С:Розница для этого есть механизм переоценки товаров. Уценка сохраняет товар в остатках по сниженной цене, списание полностью выводит его из учёта.
Использование на собственные нужды
Когда товар из ассортимента магазина используется внутри (канцелярия, упаковка, расходники), его также списывают документом «Списание товаров» с соответствующей причиной. Это корректнее, чем «продажа» самому себе, и не искажает показатели выручки и средний чек.
Сравнение вариантов
Подходит для единичных случаев: бой, порча, собственные нужды. Требует ручного контроля остатков и причин.
Подходит для недостач по итогам пересчёта. Документ создаётся автоматически с привязкой к инвентаризации.
Подходит, когда товар можно продать дешевле. Товар остаётся в учёте, списание не требуется.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу и убедитесь, что списанное количество исчезло из остатков. Дополнительно проверьте, что не появились отрицательные позиции — красные минусы в отчёте означают, что списано больше, чем числилось.
Если база синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, проверьте, что документ выгрузился: в плане обмена не должно быть ошибок по этому документу. В бухгалтерской программе списание должно отразиться проводками на соответствующий счёт расходов в зависимости от причины.
Для контроля себестоимости посмотрите, по какой стоимости списался товар. 1С:Розница рассчитывает себестоимость по настройкам учётной политики; если сумма списания выглядит аномально (ноль или явно завышена), проверьте, были ли корректно проведены поступления этого товара.
Как проверить результат
Количество уменьшилось на списанное, минуса нет
Остаток не изменился или ушёл в отрицательное значение
Документ проведён, в журнале нет пометки ошибки
Документ не проводится с сообщением о нехватке остатков
Документ выгружен без ошибок обмена
В мониторе обмена ошибки по документу
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — списание без проверки остатков, из-за чего образуются отрицательные остатки. Минусы мешают корректному расчёту себестоимости и создают проблемы при закрытии месяца. Вторая типичная ошибка — списание не с того склада при многоскладском учёте.
Не удаляйте проведённые документы списания физически. Если документ ошибочен, распроведите его и пометьте на удаление, либо создайте корректирующий документ. Удаление документов задним числом ломает последовательность проведения и может изменить себестоимость последующих продаж.
Учитывайте ограничение по дате запрета редактирования: если период закрыт, провести списание прошлой датой не получится — оформляйте документ текущей датой с пояснением в комментарии. Также помните, что списание маркируемых товаров может требовать дополнительных действий в системе маркировки: вывод из оборота оформляется отдельно, иначе коды останутся «в обороте».
FAQ
Где находится документ списания в 1С:Розница?
В разделе «Закупки» → «Списания товаров». В зависимости от версии конфигурации раздел может называться «Склад» или «Запасы и закупки». Если раздела не видно, проверьте права пользователя и настройки интерфейса.
Почему документ списания не проводится?
Чаще всего причина — недостаточный остаток товара на выбранном складе либо включённый контроль отрицательных остатков. Сверьте количество с отчётом по остаткам, проверьте склад и характеристики номенклатуры в табличной части.
Как списать товар по итогам инвентаризации?
Оформите приказ на инвентаризацию, заполните инвентаризационную опись и пересчёт товаров, затем на основании пересчёта создайте списание — программа сама рассчитает недостачу как разницу учётного и фактического остатка.
Можно ли отменить проведённое списание?
Да: откройте документ и нажмите «Отмена проведения» — остатки вернутся. Если списание было ошибочным, после отмены проведения документ можно отредактировать или пометить на удаление.
Что делать с маркируемым товаром при списании?
Помимо списания в 1С, коды маркировки нужно вывести из оборота в системе маркировки (например, через документ вывода из оборота с соответствующей причиной). Иначе коды останутся активными, что вызовет расхождения при проверках.
Куда попадает стоимость списанного товара?
Стоимость списанного товара относится на расходы по причине списания. При обмене с 1С:Бухгалтерией формируются проводки на счёт расходов, соответствующий причине: порча, недостача, собственные нужды.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и причины; недостачи — через инвентаризацию. Перед проведением сверяйте остатки, после — проверяйте отчёты на отсутствие минусов. Ошибочные документы распроводите, а не удаляйте.