Торговля и Склад · 10 мин
Как делать списание в 1С 8: инструкция по документам и проводкам
Как оформить списание товаров и материалов в 1С 8: документы, настройка счетов, проводки, проверка остатков, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Списание в 1С 8 — это документальное оформление уменьшения остатков товаров, материалов, денежных средств или основных средств с указанием причины: порча, недостача, использование в производстве, безвозмездная передача. Без корректно проведённого документа списания складские и бухгалтерские остатки расходятся, а расходы не попадают в учёт.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерия 8» используются документы «Списание товаров», «Требование-накладная», «Списание материалов из эксплуатации», в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — «Списание товаров» и «Списание недостач товаров». Логика везде схожая: выбирается склад, указывается номенклатура и количество, задаётся счёт затрат или статья расходов, документ проводится.
Перед списанием важно убедиться, что на складе есть достаточный остаток по количеству и что номенклатура не содержит ошибок в учётных данных. Списание «в минус» при отключённом контроле остатков приводит к отрицательным сальдо, которые потом приходится разбирать вручную.
Какие документы используются для списания
Выбор документа зависит от того, что именно списывается и по какой причине. Неправильный тип документа — частая причина ошибок в отчётности: например, порчу товара оформляют через «Требование-накладную», и расход попадает не на тот счёт.
| Что списывается | Документ в 1С:Бухгалтерия 8 | Типичная причина |
|---|---|---|
| Товары со склада | Списание товаров | Порча, недостача, истёк срок годности |
| Материалы в производство | Требование-накладная | Передача в цех, на хознужды |
| Основные средства | Списание ОС | Износ, поломка, ликвидация |
| Дебиторская задолженность | Списание задолженности | Истёк срок исковой давности |
| Денежные средства | Списание с расчётного счёта | Оплата, комиссии банка |
В «1С:Управление торговлей» перечень похожий, но документы сгруппированы в разделе «Склад и доставка» (или «Склад»). Там же доступно списание по результатам инвентаризации — документ создаётся автоматически на основании «Пересчёта товаров».
Как списать товары в 1С:Бухгалтерия 8
Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад, с которого выполняется списание. Если складской учёт ведётся по нескольким складам, от выбора склада зависит, с какого именно остатка уйдёт количество.
На вкладке «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, количество и, при необходимости, счёт учёта. Количество не должно превышать фактический остаток на складе, иначе при проведении программа выдаст сообщение о нехватке либо сформирует отрицательный остаток — в зависимости от настроек контроля.
На вкладке «Счёт списания» укажите счёт затрат и аналитику: статью затрат или прочих доходов и расходов. Для порчи и недостачи обычно используется счёт 94 с последующим отнесением на виновных лиц или на расходы, для использования на собственные нужды — счета затрат 25, 26, 44. Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию и склад списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество на вкладке «Товары»
- 4Задайте счёт списания и статью расходов
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт») для контроля проводок
- 6Проверьте остаток по складу отчётом «Остатки товаров на складах»
Как списать материалы через «Требование-накладную»
Документ находится в разделе «Производство» → «Требования-накладные». Он подходит, когда материалы передаются в производство, на ремонт, на хозяйственные или административные нужды. Создайте документ, укажите склад и добавьте материалы с количеством.
На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт, подразделение и номенклатурную группу. Если материалы идут на разные направления, используйте флажок «Счета затрат на закладке "Материалы"» — тогда счёт задаётся индивидуально для каждой строки. Это удобно, когда часть цемента идёт на производство, а часть — на ремонт офиса.
После проведения сформируйте проводки через кнопку «Показать проводки и другие движения»: должна быть запись по дебету счёта затрат и кредиту счёта 10. Если проводок нет или счета неверные, проверьте заполнение вкладки затрат и счета учёта в карточке номенклатуры.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена при пересчёте, списание оформляется на основании инвентаризационного документа. В «1С:Бухгалтерия 8» это «Инвентаризация товаров на складе»: после заполнения фактических остатков программа покажет расхождения, и на их основе создаётся «Списание товаров» (для недостачи) и «Оприходование товаров» (для излишков).
В «Управлении торговлей» цепочка выглядит так: «Приказ на проведение пересчёта» → «Пересчёт товаров» → «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков». Автоматическое создание по основанию исключает ручные ошибки в количестве и номенклатуре.
Проводки и счета: что проверить после проведения
После проведения документа откройте его движения. Для списания товаров типовая проводка — Дт 94 (или счёт затрат) Кт 41. Для материалов — Дт 20, 25, 26, 44 Кт 10. Для списания ОС формируется несколько проводок: списание первоначальной стоимости и амортизации, отражение остаточной стоимости в расходах.
Контрольные точки: сумма списания должна равняться себестоимости списанного количества по данным учёта, аналитика (статья, подразделение) — соответствовать причине списания, а остаток по складу после проведения не должен уходить в минус. Если себестоимость равна нулю, вероятно, товара не было на остатке или нарушена последовательность документов.
Как проверить результат списания
Остаток уменьшился на списанное количество, отрицательных позиций нет
Появился минус или остаток не изменился
Дт счёта затрат/94 — Кт 41 или 10, сумма равна себестоимости
Проводок нет, неверные счета или нулевая сумма
Статья и подразделение соответствуют причине списания
Расход попал на неверную статью или пустую аналитику
Частые ошибки при списании и как их избежать
Самая распространённая ошибка — списание при отрицательном остатке. Она возникает, когда приходный документ не проведён, проведён более поздней датой или оформлен на другой склад. Решение: восстановите последовательность документов и проверьте остатки отчётом перед списанием.
Вторая типичная проблема — неверный счёт списания. Например, порчу товара отнесли сразу на 91 счёт вместо 94, и недостача «зависла» без отражения виновных лиц. Третья ошибка — списание не той единицы измерения: в документе указаны штуки вместо упаковок, и количество искажено.
Что делать, если списание не проводится
Программа обычно сообщает причину отказа: нехватка остатка, незаполненные обязательные поля, запрет изменения данных в закрытом периоде. Прочитайте сообщение об ошибке целиком — в нём указаны конкретные позиции и недостающее количество.
Если не хватает остатка, проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией до документов: найдите, куда ушёл товар. Если период закрыт датой запрета редактирования, либо попросите администратора временно открыть период, либо оформляйте списание текущей датой с корректным комментарием.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о списании в 1С 8
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» — движения удалятся, остатки восстановятся. Если период закрыт, потребуется снять дату запрета редактирования. Полностью удалять документ стоит только если он не попал в отчётность; иначе лучше оставить его непроведённым с комментарием о причине.
Почему при списании себестоимость равна нулю?
Чаще всего на складе нет положительного остатка по этой позиции на дату документа: приход не проведён, оформлен позже списания или относится к другому складу. Проверьте карточку расчётов по номенклатуре и восстановите последовательность проведения документов.
Можно ли списать товар в минус?
Технически — да, если в настройках учёта отключён контроль отрицательных остатков, но делать этого не следует: себестоимость такого списания будет нулевой или искажённой, а разбор минусов потребует времени. Включите контроль остатков при проведении, чтобы программа блокировала такие операции.
Каким документом списать основное средство?
Используйте документ «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА». Укажите объект, причину списания и статью расходов. Программа автоматически сформирует проводки по списанию первоначальной стоимости, накопленной амортизации и отнесению остаточной стоимости на расходы.
Чем списание отличается от перемещения?
Перемещение переносит остаток с одного склада на другой — общий остаток организации не меняется. Списание выводит актив из учёта безвозвратно: количество уменьшается, а стоимость уходит на расходы, недостачу или другие счета выбытия.
Как списать несколько сотен позиций сразу?
Используйте подбор номенклатуры (кнопка «Подбор») или загрузку табличной части из файла Excel, если она поддерживается конфигурацией. При списании по инвентаризации табличная часть заполнится автоматически по расхождениям — это самый быстрый способ для больших объёмов.
Что важно запомнить
Списание оформляется профильным документом: товары — «Списание товаров», материалы — «Требование-накладная», недостачи — на основании инвентаризации. Перед проведением проверьте остаток и счёт списания, после — проводки и отчёт по остаткам. Не списывайте закрытые периоды без резервной копии и согласования с бухгалтерией.