Как сделать списание товаров в 1С: инструкция для бухгалтера

Списание товаров в 1С оформляется, когда товар утрачен, испорчен, использован для внутренних нужд или выявлена недостача по итогам инвентаризации. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP» — для этого существуют отдельные документы, и выбор правильного документа определяет, как программа сформирует проводки и на какой счёт попадёт стоимость списанного товара.

Главная ошибка начинающих пользователей — списывать товар «напрямую» через реализацию с нулевой ценой или корректировкой остатков вручную. Такие действия искажают налоговый учёт, ломают себестоимость и создают расхождения между складским и бухгалтерским учётом. Корректное списание всегда идёт через специализированный документ с указанием причины и счёта затрат.

Ниже разобраны основные сценарии списания в разных конфигурациях, порядок оформления документов, проверка проводок и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.

Когда требуется списание товаров и какой документ выбрать

Списание оформляется в нескольких типовых ситуациях: порча товара при хранении или транспортировке, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование товаров на собственные нужды (например, образцы для демонстрации или упаковка), безвозмездная передача. Для каждого случая важна не только механика проведения документа, но и основание — первичный документ, подтверждающий факт списания (акт о порче, инвентаризационная опись, приказ руководителя).

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» основной документ — «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Списания, недостачи и порчи товаров»). В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров») либо «Требование-накладная», если товар передаётся в производство или на хозяйственные нужды. Выбор зависит от экономического смысла операции.

Сравнение вариантов документов

Списание товаров

Подходит для порчи, недостачи, уценки до нуля. Формирует проводки в дебет 94 или 91.02. Не подходит для передачи в производство.

Требование-накладная

Используется, когда товар расходуется на нужды организации: в производство, на ремонт, на рекламные цели. Проводки в дебет счетов затрат (20, 25, 26, 44).

Пересортица товаров

Применяется при излишках одной позиции и недостаче другой по итогам инвентаризации. Не заменяет обычное списание.

Списание товаров в 1С:Управление торговлей и ERP

Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите «Списания, недостачи и порчи товаров». Нажмите «Создать» → «Списание товаров». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату списания. Дата важна: остатки проверяются на момент проведения, и если товара на складе нет, документ не проведётся.

В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Количество не может превышать фактический остаток на складе — программа проконтролирует это при проведении. Если списание идёт по результатам инвентаризации, удобнее создать документ на основании «Пересчёта товаров»: тогда табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями.

Обязательно заполните причину списания и статью расходов (или счёт затрат, в зависимости от настроек). От этого зависит, куда попадёт сумма в бухгалтерском и налоговом учёте. Например, порча по вине сотрудника относится на счёт 73 «Расчёты с персоналом», а естественная убыль в пределах норм — на расходы организации.

1. 1
   Проверьте остаток товара на складе через отчёт «Остатки товаров на складах».
2. 2
   Создайте документ «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка».
3. 3
   Заполните организацию, склад, дату и причину списания.
4. 4
   Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть.
5. 5
   Укажите статью расходов и аналитику (подразделение, виновное лицо при необходимости).
6. 6
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Дт/Кт» для проверки проводок.
7. 7
   Распечатайте акт о списании и подпишите у ответственных лиц.

Списание товаров в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. Укажите склад и дату. В табличной части добавьте списываемые позиции с количеством. Если ведётся суммовой учёт по розничному складу, программа спишет товар по продажной стоимости с корректировкой торговой наценки.

Ключевое поле — счёт затрат в шапке или на закладке «Счёт списания». Для недостачи и порчи типично используют 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», для списания на прочие расходы — 91.02. Если товар списывается на виновное лицо, сначала сумма проводится через 94, затем отдельным документом относится на 73.02.

Для передачи материалов и товаров в производство или на хозяйственные нужды вместо списания используйте «Требование-накладную» (раздел «Склад» или «Производство»). В ней указывается счёт затрат — 20, 25, 26 или 44 — и аналитика: подразделение, номенклатурная группа, статья затрат.

Списание по результатам инвентаризации

Самый надёжный сценарий — списание на основании инвентаризации. В УТ и ERP создайте документ «Пересчёт товаров» (или «Инвентаризационная опись» в Бухгалтерии), заполните фактические остатки, и программа рассчитает расхождения. На основании пересчёта одной кнопкой создаются «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки.

Такой подход гарантирует, что списывается именно та недостача, которая зафиксирована комиссией, а не произвольные количества. Кроме того, документы остаются связанными: по инвентаризации всегда видно, какие списания и оприходования на её основании сделаны.

Если по одной номенклатуре выявлена недостача, а по другой — излишек, и это пересортица (одинаковые товары разных сортов), используйте документ «Пересортица товаров» вместо двух отдельных операций. Это важно для налогового учёта: взаимозачёт при пересортице имеет свои правила отражения.

Проводки и счета учёта при списании

Типовые проводки при списании товаров: Дт 94 — Кт 41 (недостача или порча по учётной стоимости), Дт 91.02 — Кт 94 (списание потерь на прочие расходы, если виновник не установлен), Дт 73.02 — Кт 94 (отнесение недостачи на виновное лицо), Дт 44 — Кт 41 (списание на торговые расходы, например образцы). В рознице при учёте по продажным ценам дополнительно сторнируется торговая наценка: Дт 41 — Кт 42 красным.

После проведения документа обязательно откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и сверьте счета и суммы с ожидаемыми. Если себестоимость списалась с ошибкой или не списалась вовсе — ищите проблему в остатках партий и настройках способа оценки (FIFO или средняя).

Контрольные точки

Как проверить результат списания

Остаток по складу в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Количество уменьшилось ровно на списанное, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Проводки документа

Норма

Дебет 94/91.02/44, кредит 41, сумма соответствует себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет, сумма нулевая или счёт затрат неверный

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41

Норма

Сальдо по складу совпадает со складским отчётом

Тревожный признак

Расхождения между бухгалтерским и складским учётом

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — попытка списать больше, чем есть на складе. Программа либо заблокирует проведение, либо (при разрешённых отрицательных остатках) создаст минус, который потом исказит себестоимость всех последующих продаж. Перед списанием всегда сверяйте остаток отчётом.

Вторая распространённая проблема — неверный счёт затрат. Если недостачу по вине сотрудника сразу списать на 91.02, сумма потерянного товара не будет взыскана с виновника, а расходы могут быть оспорены при налоговой проверке. Правильная цепочка: 94 → 73.02 (или 91.02, если виновник не установлен).

Помните про документальное оформление: списание в программе без акта о порче, приказа или инвентаризационной описи не имеет юридической силы. Программа формирует печатные формы актов — используйте их и подписывайте у комиссии.

Частые вопросы по списанию товаров в 1С

Можно ли списать товар задним числом?

Технически да, но после проведения документа прошлым периодом нужно перепровести последующие складские документы и восстановить последовательность расчёта себестоимости, иначе стоимость списаний и продаж за этот период будет рассчитана неверно. Также помните, что закрытый отчётный период менять нельзя без корректировки отчётности.

Чем списание отличается от оприходования?

Это зеркальные операции: списание уменьшает остатки при недостаче, порче или расходе, оприходование увеличивает остатки при выявлении излишков. Оба документа обычно создаются на основании инвентаризации и должны иметь документальное основание.

Как списать товар с истёкшим сроком годности?

Оформляется обычным документом «Списание товаров» с указанием причины и статьи расходов. Обязательно составьте акт о выявлении просроченной продукции и акт её уничтожения или утилизации — без них расходы могут не признать. Если ведётся учёт по сериям и срокам годности, выбирайте конкретную серию в табличной части.

Почему документ списания не проводится?

Наиболее частые причины: недостаточный остаток товара на складе, незаполненный счёт затрат или статья расходов, закрытый период (запрет редактирования), отсутствие прав у пользователя. Текст ошибки при проведении обычно прямо указывает причину — начните проверку с неё.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании недостачи?

Вопрос спорный, и позиция налоговых органов и судов менялась. При списании в пределах норм естественной убыли НДС, как правило, не восстанавливают. При недостаче сверх норм и порче безопаснее проконсультироваться с бухгалтером по налогам с учётом текущей практики — в программе восстановление НДС при необходимости оформляется отдельным документом.