Как делать списание продуктов в 1С

Списание продуктов в 1С оформляется документом, который снимает товар с учётного остатка и относит его стоимость на расходы или на счёт списаний. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) название документа и расположение в меню отличаются, но логика одна: выбрать склад, указать товары и количество, задать причину списания и провести документ.

Чаще всего списание продуктов требуется при истечении срока годности, порче, бое, недостаче по итогам инвентаризации или передаче товара на собственные нужды (например, на дегустацию). От причины зависит, какой документ использовать и как настроить статью расходов — это влияет и на бухгалтерский, и на налоговый учёт.

Прежде чем списывать, определите, есть ли у вас право на создание документов списания и ведётся ли учёт по срокам годности и сериям. Если серийный учёт включён, при списании придётся указывать конкретную серию, иначе документ не проведётся.

Какой документ использовать для списания в разных конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP основной документ — «Списание товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Списания, расходы и инвентаризации» → «Списания товаров»). В 1С:Розница документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад». В обеих программах документ создаётся вручную или на основании приказа на пересчёт товаров (инвентаризации).

В 1С:Бухгалтерии 8 для списания продуктов со склада используют «Требование-накладную» (раздел «Склад» или «Производство»), а при списании по результатам инвентаризации — документ «Инвентаризация товаров», из которого автоматически создаётся «Списание товаров». Если продукты учитываются как материалы, подойдёт и «Списание материалов».

Сравнение способов списания

Ручное списание товаров

Подходит для разовых случаев: порча, бой, передача на нужды. Необходимо вручную подбирать товары и следить за остатками.

Списание по инвентаризации

Подходит при недостачах: пересчёт фиксирует факт, расхождения списываются автоматически. Требует оформленного приказа на пересчёт.

Списание через ордерный склад

Используется при ордерной схеме хранения: сначала распоряжение, затем расходный ордер. Длиннее цепочка, но выше контроль.

Пошаговое списание в 1С:Управление торговлей и Рознице

Откройте раздел «Склад и доставка» (в Рознице — «Склад») и перейдите в журнал «Списания товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списываются продукты, и дату списания. Склад выбирайте именно тот, где числится товар: если списать с другого склада, на первом останется «зависший» остаток, а на втором появится отрицательный.

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором. Укажите количество в базовых единицах измерения. Если по номенклатуре ведётся учёт по сериям и срокам годности, заполните колонку «Серия» — программа подскажет доступные серии по остаткам. Для товаров с характеристиками (размер, вкус, фасовка) выберите нужную характеристику, иначе спишется не та позиция.

Заполните аналитику расходов: статью расходов (например, «Потери от порчи товаров») и, при необходимости, подразделение и направление деятельности. Статья определяет, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт стоимость списанного товара при отражении в регламентированном учёте. Нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   Добавьте товары, количество, при необходимости серии и характеристики
4. 4
   Заполните статью расходов и аналитику
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах»

Списание по результатам инвентаризации

Если списание вызвано недостачей, корректнее идти через инвентаризацию, а не списывать вручную «на глаз». В УТ 11 создайте «Приказ на пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Приказы на пересчёт товаров»), укажите склад и период. На основании приказа введите «Пересчёт товаров» и заполните фактическое количество — вручную, по штрихкодам или загрузкой из терминала сбора данных.

После проведения пересчёта программа покажет расхождения между учётным и фактическим количеством. Недостачи оформляются документом «Списание товаров», излишки — «Оприходование товаров»; оба документа можно создать автоматически из формы пересчёта. Такой путь оставляет полный документальный след: приказ, ведомость пересчёта, списание.

В 1С:Бухгалтерии последовательность похожая: «Склад» → «Инвентаризация товаров», заполнение фактических остатков кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем ручная корректировка факта. По кнопке «Создать на основании» формируется списание недостачи.

Проводки и отражение в бухгалтерском учёте

В управленческих конфигурациях (УТ, ERP) стоимость списанного товара рассчитывается по настроенному методу оценки запасов — обычно по средней или ФИФО. Отражение в регламентированном учёте выполняется при закрытии месяца или документом «Отражение зарплаты/регламентированных операций» в зависимости от настроек интеграции с бухгалтерией. Типовая корреспонденция: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 41 «Товары», далее Дт 91.02 (или 44, 73 — по решению о виновнике) — Кт 94.

В 1С:Бухгалтерии проводки формируются сразу при проведении «Требования-накладной» или «Списания товаров»: Дт счёта затрат (указанного в документе) — Кт 41.01. Проверьте, какой счёт затрат подставился: для порчи в пределах норм естественной убыли и сверх норм налоговый учёт различается, поэтому статьи затрат должны быть настроены корректно.

Настройки, от которых зависит успешное проведение

Если документ не проводится, чаще всего причина в настройках, а не в самом документе. Проверьте, включена ли функциональная опция «Списания товаров» (в УТ 11: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка»). Без неё журнал списаний может быть недоступен.

Второй блок — контроль остатков. Если в настройках склада или учётной политики включён запрет отрицательных остатков, списание количества, превышающего остаток, будет заблокировано. Это защита от ошибок: сначала разберитесь, почему остатка не хватает (не оприходована поставка, товар на другом складе или в другой серии), и только потом списывайте.

Третий момент — права. Пользователю должна быть доступна роль, позволяющая создавать и проводить документы склада. Если кнопка «Провести» неактивна или документ сохраняется только как черновик, обратитесь к администратору 1С за настройкой профиля доступа.

Как проверить результат списания

После проведения откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») с отбором по складу и списанной номенклатуре. Остаток на конец периода должен уменьшиться ровно на списанное количество, а в движениях появится строка расхода вашим документом.

Для проверки стоимости используйте отчёт «Себестоимость товаров» или «Анализ себестоимости» — в нём видно, по какой цене списалась партия. В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41: кредитовый оборот по складу должен соответствовать сумме списания, а на счёте затрат появиться соответствующий дебетовый оборот.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён или списан не с того склада

Движения документа

Норма

В ведомости виден расход именно вашим документом списания

Тревожный признак

Расхода нет — документ записан, но не проведён

Сумма списания в учёте

Норма

Проводка Дт затратного счёта — Кт 41 сформирована на ожидаемую сумму

Тревожный признак

Проводки нет или счёт неверный — проверьте статью расходов и настройки отражения

Частые проблемы и как их решить

Ошибка «Не хватает остатка» при визуально верном остатке обычно означает, что товар числится в другой серии, характеристике или на ордерном складе требуется расходный ордер. Сформируйте отчёт по остаткам с детализацией до серий и складов — расхождение станет видно сразу.

Если списание проведено, а в бухгалтерии проводок нет, проверьте настройку обмена между УТ и БП: документ может не выгружаться из-за статуса, незаполненной статьи расходов или отсутствия склада в правилах синхронизации. В ERP проверьте, выполнено ли регламентное задание отражения документов в учёте.

FAQ: частые вопросы о списании продуктов в 1С

Можно ли отменить проведённое списание?

Да, если период открыт и нет связанных документов. Откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. Если списание создано на основании инвентаризации, сначала отмените проведение списания, затем корректируйте пересчёт. В закрытом периоде изменения делает только пользователь с правом на изменение закрытых данных.

Как списать продукты, если учёт по срокам годности не ведётся?

Оформите обычное «Списание товаров» без указания серий — колонка серии просто останется пустой. Рекомендуется в комментарии указать причину и номер акта о порче, чтобы документ был обоснован при проверке.

Чем отличается списание от перемещения на склад брака?

Перемещение не снимает товар с баланса: стоимость остаётся в активах, просто на другом складе. Списание выводит стоимость в расходы. Распространённая практика — сначала переместить брак на карантинный склад, а списывать после акта и решения комиссии.

Как списать продукты, переданные на дегустацию или рекламу?

Используйте то же «Списание товаров», но укажите статью расходов «Рекламные расходы» или аналогичную. В бухгалтерском учёте стоимость уйдёт на счёт 44. Учтите, что для налогового учёта часть рекламных расходов нормируется — это настраивается в статье затрат.

Почему сумма списания отличается от цены последней закупки?

Стоимость списания рассчитывается по методу оценки запасов (средняя или ФИФО), а не по последней цене. Если закупки шли по разным ценам, списанная себестоимость будет средневзвешенной или по самым ранним партиям — это нормальное поведение, а не ошибка.