Как делать ревизию в программе 1С

Ревизия (инвентаризация) в 1С — это сверка данных учёта с фактическими остатками товаров на складе, в кассе или на материальных счетах. В типовых конфигурациях (Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрены специальные документы: инвентаризационная опись, а затем документы списания недостач и оприходования излишков. Если работать по правильной последовательности, программа сама покажет расхождения и сформирует проводки.

Главная ошибка при ревизии — начинать списывать или оприходовывать товар вручную, минуя документ инвентаризации. В этом случае теряется связь с учётными данными, невозможно распечатать унифицированные формы (ИНВ-3, ИНВ-19), а расхождения приходится искать вручную. Правильный путь всегда начинается с документа «Инвентаризация» (или «Пересчет товаров» — название зависит от конфигурации).

Ниже разобрана полная процедура: от подготовки учётных данных до отражения результатов в учёте, с проверками на каждом этапе и типичными ошибками.

Подготовка перед ревизией: что нужно сделать до создания документа

Перед началом инвентаризации убедитесь, что в базе отражены все хозяйственные операции. Проведите все поступления, реализации, перемещения и возвраты по проверяемому складу. Если документ остался в черновиках или помечен на удаление, учётный остаток будет искажён, и ревизия покажет ложную недостачу или излишек.

Проверьте отрицательные остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»). Минус по позиции означает, что товар был продан раньше, чем оприходован, — такие ситуации нужно разобрать до ревизии, иначе пересчёт потеряет смысл.

Сделайте резервную копию базы или убедитесь, что регламентное резервное копирование работает. Сама инвентаризация не разрушает данные, но массовое списание и оприходование по её итогам — это существенное изменение учёта, и возможность отката должна быть.

Договоритесь с пользователями: на время фактического пересчёта по конкретному складу не должно быть движений товара. Если склад работает, фиксируйте дату и время среза — все документы после этого момента в опись включаться не должны.

Создание инвентаризационной описи

В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация» документ называется «Пересчет товаров» и находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад»). В «Рознице» — «Инвентаризационная опись» в разделе «Запасы и закупки» или «Склад». В «Бухгалтерии предприятия» — «Инвентаризация» в разделе «Склад» или «Производство».

Создайте новый документ и укажите склад, по которому проводится ревизия. При необходимости ограничьте пересчёт отбором: по группе товаров, по ответственному лицу, по организации. Для больших складов лучше делать ревизию частями — по товарным группам, чтобы не блокировать работу всего склада.

Заполните табличную часть командой «Заполнить по остаткам» (в УТ 11 — «Заполнить по отбору»). Программа подставит все позиции с ненулевым учётным остатком и количество по данным учёта. В некоторых конфигурациях по умолчанию фактическое количество автоматически приравнивается к учётному — это удобно, если расхождений мало: вы меняете только отличающиеся строки.

Заполнение фактических остатков

Фактическое количество вносится после физического пересчёта товара на складе. Есть три практических способа: ручной ввод по распечатанной описи, ввод через терминал сбора данных (ТСД) со сканированием штрихкодов и загрузка из файла. Для небольшого магазина достаточно печатной формы: распечатайте опись без учётных количеств («слепая» опись), проставьте факт ручкой, затем перенесите в программу.

«Слепой» метод считается более надёжным: считающий не видит учётных цифр и не подгоняет результат. В типовых печатных формах колонку «по учёту» можно скрыть настройкой, либо используйте форму, где она отсутствует.

При работе с ТСД товары сканируются на складе, файл выгружается в 1С, и программа сопоставляет штрихкоды с номенклатурой. Проверьте после загрузки позиции без совпадения — неопознанные штрихкоды обычно означают, что штрихкод не привязан к карточке товара.

1. 1
   Распечатайте опись без учётных количеств или подготовьте ТСД
2. 2
   Проведите физический пересчёт, зафиксируйте количество по каждой позиции
3. 3
   Внесите фактические данные в документ пересчёта
4. 4
   Проверьте строки с нулевым фактом — не пропущен ли товар
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт о расхождениях

Анализ расхождений

После заполнения фактического количества программа рассчитывает отклонение: факт минус учёт. Положительное отклонение — излишек, отрицательное — недостача. В УТ 11 расхождения видны прямо в табличной части документа, также доступен отчёт «Результаты пересчета товаров» или печатная форма «Ведомость расхождений» (ИНВ-19).

Не спешите оформлять списание: сначала проверьте типовые причины расхождений. Недостача часто объясняется непроведённым документом реализации, пересортицей (продан один артикул, списан другой) или товаром, физически лежащим на другом складе. Излишек — неоприходованной поставкой или возвратом, не оформленным в системе.

Пересортица требует отдельной обработки: если фактически товара А меньше на 5 штук, а товара Б больше на 5 штук по той же цене, часто это одна и та же ошибка в отгрузке. В бухгалтерском учёте пересортица может быть зачтена приказом руководителя, в 1С её оформляют через те же документы списания и оприходования либо специальной обработкой в некоторых конфигурациях.

Оформление результатов: списание недостач и оприходование излишков

На основании проведённой инвентаризации создаются финальные документы. В УТ 11 и КА это «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — их удобно создавать кнопкой «Создать на основании» из документа пересчёта, тогда табличная часть заполнится автоматически только расходящимися позициями. В «Бухгалтерии» списание и оприходование также создаются из документа «Инвентаризация».

В документе списания укажите статью расходов и аналитику: недостача может относиться на виновное лицо, на расходы организации в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы. От этого зависят проводки и налоговый учёт, поэтому аналитику согласуйте с бухгалтером до проведения.

При оприходовании излишков укажите статью доходов и цену, по которой товар принимается к учёту. Обычно используется учётная или рыночная стоимость — конкретное правило определяется учётной политикой организации.

После проведения обоих документов сверьте остатки: сформируйте отчёт по складу и убедитесь, что учётные остатки теперь совпадают с фактическими данными ревизии. Расхождений быть не должно — если они остались, значит, какая-то строка описи не попала в списание или оприходование.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» после списаний и оприходований

Норма

Остатки совпадают с данными фактического пересчёта

Тревожный признак

Есть позиции, не совпадающие с фактом ревизии

Документы, созданные на основании описи

Норма

Списание и оприходование проведены, суммы заполнены

Тревожный признак

Документы в черновиках или с пустой аналитикой

Печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19

Норма

Формы выгружены и подписаны комиссией

Тревожный признак

Расхождения отражены только в базе без документов

Печать инвентаризационных форм

Для официального оформления ревизии в 1С предусмотрены унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость), а также приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22. Они вызываются из документа инвентаризации кнопкой «Печать».

Формы заполняются данными документа: организация, склад, материально ответственное лицо, табличная часть с учётными и фактическими количествами. Проверьте, что в карточке организации и склада заполнены реквизиты, иначе в печатных формах будут пустые поля.

Обратите внимание: унифицированные формы обязательны не для всех организаций — компания вправе утвердить собственные формы в учётной политике. Но встроенные формы 1С покрывают стандартные требования, и большинство организаций использует именно их.

Особенности ревизии в разных конфигурациях

В «1С:Розница» инвентаризация тесно связана с кассой магазина: перед пересчётом нужно закрыть кассовую смену, чтобы все продажи попали в учёт. Документ называется «Инвентаризационная опись», а списание и оприходование создаются отдельными документами «Списание товаров» и «Оприходование товаров».

В «1С:Бухгалтерии» инвентаризация может проводиться не только по товарам, но и по основным средствам, материалам, кассе и расчётам — для каждого вида есть свой вариант документа. Проводки по недостачам и излишкам формируются автоматически при проведении созданных на основании документов.

В УТ 11 при ордерном складе пересчёт может выполняться складским работником через рабочее место «Мобильный пересчет» или отдельные документы исполнения, а бухгалтер видит только итоговые расхождения. Это разделение удобно для больших складов, но требует корректной настройки статусов склада заранее.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести ревизию только по части товаров?

Да. При создании документа инвентаризации установите отбор по товарной группе, папке номенклатуры или конкретному списку позиций. Это стандартная практика для выборочных и циклических инвентаризаций, когда полная остановка склада невозможна.

Что делать, если товар есть физически, но его нет в описи?

Добавьте позицию в документ вручную через кнопку «Добавить» и укажите фактическое количество — учётное будет нулевым, и программа покажет излишек. Перед этим проверьте, не числится ли товар за другим складом или организацией.

Как отменить ошибочно проведённую инвентаризацию?

Сначала отмените проведение или удалите созданные на её основании документы списания и оприходования, затем отмените проведение самой описи. Если по списаниям уже сформирована отчётность, корректнее сделать сторнирующие документы, а не удалять.

Нужно ли останавливать продажи на время ревизии?

Желательно. Если остановить работу нельзя, зафиксируйте точное время среза учётных данных и пересчитывайте быстро, а все продажи во время пересчёта учитывайте отдельно и корректируйте факт на их количество. В рознице проще делать ревизию после закрытия смены.

Куда списывается недостача, если виновник не найден?

Обычно на прочие расходы организации по решению руководителя. В налоговом учёте такие расходы принимаются с ограничениями, поэтому конкретную статью и счёт списания согласуйте с бухгалтером до проведения документа.

Можно ли загрузить фактические остатки из Excel?

В типовых конфигурациях прямой загрузки в опись из Excel обычно нет, но есть загрузка из файла терминала сбора данных. Для Excel используют внешние обработки загрузки табличных частей — они входят в подсистему «Загрузка данных из файла» в ряде конфигураций либо подключаются отдельно.