Торговля и Склад · 9 мин
Как делать ревизию в 1С: инвентаризация товаров шаг за шагом
Как провести ревизию (инвентаризацию) в 1С: создание документа, пересчёт остатков, заполнение фактических данных, оприходование излишков и списание недостач.
Ревизия в 1С — это сверка фактических остатков товара на складе с данными учётной системы. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, УНФ, Комплексная автоматизация, ERP) процедура реализована через документы инвентаризации: программа фиксирует учётные остатки, вы вносите фактические количества, а система автоматически рассчитывает расхождения и формирует оприходование излишков или списание недостач.
Ошибки при ревизии приводят к некорректным остаткам, сбоям в себестоимости и проблемам при налоговой проверке. Поэтому важно не просто «прокликать» документы, а соблюдать последовательность: подготовить базу, заморозить движения по складу, внести фактические данные и корректно отразить результат.
Ниже — порядок работы на примере типовых решений на платформе 1С:Предприятие 8.3. Названия документов и пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, но логика везде одинаковая.
Подготовка базы перед ревизией
Главное условие корректной ревизии — актуальные учётные остатки на момент пересчёта. Проверьте, что все приходные накладные, реализации, перемещения и возвраты по проверяемому складу проведены. Непроведённые или помеченные на удаление документы в остатки не попадут, и система покажет ложные расхождения.
Полезно сформировать отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и убедиться, что в нём нет отрицательных остатков. Минусовые остатки — признак ошибок в документах: их нужно разобрать до инвентаризации, иначе результат ревизии будет искажён.
На время физического пересчёта остановите отгрузку и приёмку по складу. Если во время ревизии по складу продолжают идти движения, фактические цифры «уплывут» относительно учётных, и сличить их корректно не получится. В крупных компаниях для этого склад блокируют организационно, а в 1С ограничивают права на проведение складских документов.
Создание документа инвентаризации
В типовых конфигурациях документ называется «Инвентаризация товаров», «Инвентаризационная опись» или «Пересчет товаров». В 1С:Управление торговлей 11 его можно найти в разделе «Склад и доставка», в УНФ — в разделе «Закупки» или «Склад». Создайте новый документ и укажите организацию, склад и дату, на которую фиксируются остатки.
После заполнения шапки используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа загрузит в табличную часть все номенклатурные позиции с учётным количеством на указанную дату. Если ревизия частичная (по одной группе товаров или по конкретному поставщику), заполните документ по отбору — так пересчёт пойдёт быстрее.
- 1Проведите все складские документы и проверьте отчёт по остаткам на отсутствие минусов
- 2Остановите приёмку и отгрузку по проверяемому складу
- 3Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и дату
- 4Заполните табличную часть по остаткам на складе
- 5Распечатайте инвентаризационную опись для комиссии
- 6Внесите фактические количества после физического пересчёта
- 7Проведите документ и сформируйте оприходование излишков и списание недостач
Физический пересчёт и ввод фактических данных
Распечатайте инвентаризационную опись прямо из документа — в типовых конфигурациях доступна унифицированная форма ИНВ-3. Комиссия пересчитывает товар на полках и вносит фактические количества в опись. Практический совет: если позиций много, разбейте ревизию по зонам склада или товарным группам на несколько документов — так проще контролировать процесс и искать ошибки.
Фактические данные вносятся в колонку «Количество фактическое» (в некоторых конфигурациях — «Факт»). Программа автоматически считает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Если позиции нет в учёте вообще, но она есть физически, добавьте её в документ вручную с нулевым учётным количеством.
В конфигурациях с поддержкой складского оборудования пересчёт можно вести через терминал сбора данных: штрихкоды сканируются, а документ инвентаризации загружается из ТСД. Это существенно снижает количество ошибок ручного ввода на больших складах.
Оформление результатов: излишки и недостачи
Сам документ инвентаризации в большинстве конфигураций не меняет складские остатки напрямую — он фиксирует расхождения. На его основании создаются документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). В УТ 11 это делается кнопкой «Создать на основании», в УНФ — аналогичным механизмом ввода на основании.
При оприходовании излишков укажите цену — обычно используется учётная или рыночная стоимость, от этого зависит доход организации. При списании недостач проверьте счёт списания: недостача в пределах норм естественной убыли и недостача по вине материально ответственного лица отражаются по-разному и по-разному влияют на налоги и расчёты с сотрудниками.
После проведения документов списания и оприходования сформируйте отчёт по остаткам ещё раз и сравните его с фактическими данными пересчёта. Они должны совпасть полностью — это контрольная точка всей процедуры.
Как проверить результат
Учётные остатки совпадают с фактическим пересчётом
Есть расхождения — значит, не все документы списания/оприходования проведены
Все фактические количества заполнены, документ проведён
Пустые строки фактического количества или непроведённый документ
Минусов нет
Появились минусы — списание проведено раньше прихода или есть ошибки в датах
Ревизия через «Пересчет товаров» в адресном складе
Если склад работает в режиме ордерного или адресного хранения (в УТ 11, ERP), используется документ «Пересчет товаров». Он создаётся как складское задание: кладовщик видит на ТСД или в бужной форме список ячеек и товаров, пересчитывает их и фиксирует факт. Учётные количества при этом могут быть скрыты от исполнителя — это «слепой» пересчёт, повышающий достоверность.
После завершения пересчёта расхождения попадают в статус проверки, и на их основании создаются ордера на оприходование и списание. Не пропускайте этап анализа расхождений: пересчёт в статусе «выполнено» ещё не означает, что остатки скорректированы.
Сравнение вариантов
Подходит для обычных складов без адресного хранения; простая схема «опись → излишки/недостачи»
Для ордерных и адресных складов в УТ 11 / ERP; поддерживает ТСД и слепой пересчёт, но требует настроенной схемы склада
Ускоряет работу на больших номенклатурах; требует терминала и настроенного обмена с 1С
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ревизия «задним числом» без корректного восстановления последовательности. Если документ инвентаризации датирован прошлым периодом, а после него уже проведены продажи, списание недостач может уйти в минус. В таких случаях либо перепроводите последующие документы, либо оформляйте результаты текущей датой.
Вторая ошибка — смешение нескольких складов или организаций в одном документе. Инвентаризация всегда ведётся по конкретному складу и конкретной организации: объединять их нельзя, иначе расхождения попадут не в тот учёт.
Третья группа ошибок — организационные: пересчёт во время работы склада, отсутствие подписей комиссии, ввод данных «с голоса» без описи. Такие нарушения делают результаты ревизии юридически уязвимыми при спорах с материально ответственными лицами.
FAQ по ревизии в 1С
Можно ли провести ревизию только по части товаров?
Да. При заполнении документа используйте отбор по товарной группе, поставщику или конкретной номенклатуре, либо добавьте позиции вручную. Частичная инвентаризация — нормальная практика для выборочных проверок между полными ревизиями.
Что делать, если товар найден, но его нет в учёте?
Добавьте позицию в документ инвентаризации вручную с нулевым учётным количеством и фактическим остатком. После проведения на её основании создайте «Оприходование товаров», указав цену и статью доходов.
Почему после списания недостачи появились отрицательные остатки?
Чаще всего списание проведено датой раньше, чем приход товара, либо часть позиций уже была продана после даты инвентаризации. Проверьте хронологию документов по складу через отчёт «Ведомость по товарам» и при необходимости перепроведите документы в правильной последовательности.
Нужно ли распечатывать ИНВ-3, если ревизия ведётся в 1С?
Для официальной инвентаризации по правилам бухгалтерского учёта — да: унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 формируются печатью из документа и подписываются комиссией. Внутренние оперативные пересчёты можно проводить без бумажных форм, если это закреплено в учётной политике.
Как часто нужно делать ревизию в 1С?
Программа не ограничивает периодичность — она определяется учётной политикой и требованиями законодательства. Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица и при выявлении фактов хищения или порчи. Оперативные выборочные пересчёты по ходовым товарам полезно делать регулярно.
Что важно запомнить
Ревизия в 1С строится по схеме: подготовка остатков → документ инвентаризации → физический пересчёт → ввод факта → оприходование излишков и списание недостач → контроль по отчёту. Ключевые условия корректного результата — проведённые документы, отсутствие минусов и остановка движений по складу на время пересчёта.