Как делать ревизию в 1С Розница: полное руководство

Ревизия (инвентаризация) в 1С:Розница выполняется связкой документов: «Приказ на проведение инвентаризации», «Пересчёт товаров» и итоговые документы оприходования и списания. Программа сравнивает учётные остатки с фактическими, введёнными при пересчёте, и автоматически формирует излишки и недостачи.

Главная ошибка при ревизии — работать «вживую», когда во время пересчёта по магазину продолжают идти продажи и приёмки. Перед началом зафиксируйте момент инвентаризации: либо остановите торговлю, либо чётко договоритесь, что товар, проданный после начала пересчёта, учитывается отдельно. Иначе расхождения будут ложными, и разбирать их придётся вручную.

Ниже разобран полный цикл: подготовка базы, создание приказа, пересчёт с помощью ТСД или вручную, анализ расхождений и проведение итоговых документов. Инструкция подходит для 1С:Розница 2.x и 3.x — названия команд могут немного отличаться, но логика документов одинаковая.

Подготовка перед началом ревизии

До создания документов убедитесь, что в базе отражены все операции, влияющие на остатки: проведены приходные накладные, перемещения, списания, закрыты все кассовые смены. Незакрытая смена или непроведённая приёмка — самая частая причина «фантомной» недостачи, которая на самом деле является ошибкой учёта.

Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров» (или «Ведомость по товарам на складах») по нужному складу. Если в отчёте видны отрицательные остатки, сначала разберитесь с ними: продажа «в минус» искажает результат инвентаризации, и ревизия покажет расхождения, которых физически нет.

Договоритесь с персоналом о правилах: товар в торговом зале и на складе пересчитывается по одному магазину (складу), перемещения между залом и подсобкой на время ревизии прекращаются. Если магазин не может остановить продажи, зафиксируйте время начала пересчёта — проданное после него нужно будет учесть при анализе.

Шаг 1. Создание приказа на проведение инвентаризации

Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризации» (в некоторых версиях — «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации»). Создайте новый документ и заполните ключевые поля:

• Магазин / склад — по какому складу проводится ревизия. Один приказ — один склад.
• Дата начала и окончания — период фактического пересчёта.
• Ответственные лица — комиссия, которая проводит пересчёт.
• Основание — например, приказ руководителя, плановая ревизия, смена материально ответственного лица.

Проведите документ. Приказ сам по себе остатки не меняет — это организационный документ, к которому будут привязаны пересчёты. Если ревизия идёт по части ассортимента (например, только по алкоголю), укажите это в комментарии, а отбор товаров задайте уже в документе пересчёта.

Шаг 2. Пересчёт товаров и ввод фактических остатков

На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров» (кнопка «Создать на основании» или раздел «Склад» → «Пересчёты товаров»). В табличную часть можно загрузить учётные остатки командой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подставит товары и учётное количество на дату документа.

Далее введите фактическое количество в колонку «Количество факт». Есть три рабочих способа:

1. Ручной ввод — пересчитали полку, вписали число. Подходит для небольшого ассортимента.
2. Сканер штрихкодов — сканируете каждую единицу товара, программа накапливает количество. Удобно в зале, но требует дисциплины: каждая единица должна быть отсканирована ровно один раз.
3. Терминал сбора данных (ТСД) — выгружаете номенклатуру на ТСД, собираете штрихкоды, загружаете результат обратно в пересчёт. Оптимально для больших объёмов.

Если ревизия частичная, не заполняйте документ всеми остатками: добавьте только нужные товары подбором или отбором по группе. Расхождения программа посчитает только по строкам, присутствующим в пересчёте.

1. 1
   Создайте «Приказ на проведение инвентаризации» по нужному складу и проведите его
2. 2
   Создайте «Пересчёт товаров» на основании приказа
3. 3
   Заполните таблицу остатками или добавьте товары вручную
4. 4
   Введите фактические количества (вручную, сканером или через ТСД)
5. 5
   Проверьте колонку «Отклонение» и перепроверьте крупные расхождения
6. 6
   Проведите документ пересчёта

Шаг 3. Анализ расхождений до проведения итогов

После заполнения фактических количеств в документе видна колонка «Отклонение»: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Не спешите формировать итоговые документы: сначала разберите каждое существенное расхождение.

Типичные причины ложных расхождений: непроведённая приёмка или перемещение, продажа во время пересчёта, пересорт (один товар в излишке, другой в недостаче на ту же сумму — часто это разные вкусы или цвета одной позиции), дубли штрихкодов, товар без штрихкода, который не попал в пересчёт. Проверьте эти варианты до списания.

Для анализа используйте отчёт «Результаты инвентаризации» (или «Товары к оформлению излишков и недостач») — он показывает расхождения по всем проведённым пересчётам, по которым ещё не оформлены итоговые документы.

Шаг 4. Оприходование излишков и списание недостачи

Когда пересчёт проведён и расхождения проверены, на его основании создайте итоговые документы. Из формы пересчёта доступны команды создания «Оприходования товаров» (по положительным отклонениям) и «Списания товаров» (по отрицательным). Программа перенесёт в них только расхождения, совпадающие позиции в документы не попадут.

В документе списания укажите статью расходов и причину: естественная убыль, недостача по вине материально ответственного лица, порча. От этого зависит дальнейший учёт и аналитика. В оприходовании укажите цену, по которой излишек ставится на учёт, — обычно это учётная или рыночная стоимость, уточните порядок у вашего бухгалтера.

Проведите оба документа и сверьте результат: отчёт «Остатки товаров» после проведения должен совпадать с фактическими данными пересчёта. Если склад ведёт ордерный учёт, дополнительно проверьте статусы распоряжений, чтобы не осталось «висящих» документов.

Особенности ревизии в работающем магазине

Полностью остановить продажи получается не всегда. Если ревизия идёт в рабочее время, используйте один из двух подходов. Первый — пересчёт по частям: закрываете одну группу товаров или один стеллаж, пересчитываете, возвращаете в продажу, переходите к следующему. Для каждой части создаётся отдельный пересчёт в рамках одного приказа.

Второй подход — пересчёт с поправкой на продажи. Фиксируете время начала, пересчитываете зал, затем по отчёту о продажах за время ревизии прибавляете проданное к фактическим остаткам. Способ рабочий, но требует аккуратности и подходит только опытным сотрудникам.

Для алкогольной продукции помните про учёт в ЕГАИС: расхождения по акцизным маркам оформляются отдельно, и пересчёт в 1С должен быть согласован с остатками в ЕГАИС, иначе при следующей продаже или приёмке возникнут ошибки обмена.

Способы ввода фактических остатков

Ручной ввод

Подходит для малого ассортимента и точечных ревизий; медленно и подвержено опечаткам

Сканер штрихкодов

Быстрый ввод в торговом зале; требует контроля, чтобы каждая единица отсканирована один раз

ТСД (терминал сбора данных)

Оптимально для большого склада; нужна настройка обмена и обучение персонала

Проверка результата и типичные проблемы

Контрольный признак корректно проведённой ревизии: учётные остатки в отчёте равны фактическим данным пересчёта, а в отчёте «Результаты инвентаризации» нет необработанных расхождений. Дополнительно сверьте итоговые суммы списания и оприходования с данными, которые передаются в бухгалтерию.

Если после проведения документов остатки не сошлись, проверьте: дату документа пересчёта (остатки считаются на неё), наличие более поздних документов, изменивших остатки после ревизии, и отменённые/помеченные на удаление пересчёты по тому же складу. Часто проблема решается перепроведением документов за период ревизии.

Контрольные точки

Как проверить результат ревизии

Отчёт «Остатки товаров» по складу

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчётом

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведённые или поздние документы

Отчёт «Результаты инвентаризации»

Норма

Все расхождения закрыты оприходованием или списанием

Тревожный признак

Остались необработанные отклонения

Колонка «Отклонение» в пересчёте

Норма

Крупные отклонения объяснены и перепроверены

Тревожный признак

Недостача списана без проверки пересорта

Частые вопросы

Можно ли провести ревизию только по части товаров?

Да. Создайте пересчёт товаров и добавьте в него только нужные позиции вручную, подбором или отбором по группе номенклатуры. Расхождения и итоговые документы сформируются только по строкам, которые есть в пересчёте, остальные остатки не изменятся.

Что делать, если во время ревизии шли продажи?

Зафиксируйте время начала пересчёта и после его завершения сформируйте отчёт о продажах за этот период. Проданное количество прибавьте к фактическим остаткам перед сравнением с учётными. Для крупных магазинов надёжнее проводить ревизию в нерабочее время или по частям.

Почему в пересчёте появились расхождения, которых нет физически?

Чаще всего причина в учёте, а не в товаре: непроведённая приёмка или перемещение, незакрытая кассовая смена, продажа «в минус», дубли штрихкодов или повторное сканирование. Проверьте эти моменты до создания документов списания и оприходования.

Нужно ли оформлять приказ на инвентаризацию для разового пересчёта?

Формально пересчёт товаров можно создать и без приказа, но связка с приказом даёт полный документальный след: даты, ответственных, основание. Для ревизий, результаты которых передаются в бухгалтерию или влияют на материальную ответственность, приказ оформлять следует.

Как ревизия в 1С связана с ЕГАИС по алкоголю?

Пересчёт в 1С меняет только учётные остатки магазина. Остатки в ЕГАИС корректируются отдельными документами (акты списания и постановки на баланс в ЕГАИС). После ревизии сверьте остатки в обеих системах и оформите расхождения по маркированной продукции через обмен с ЕГАИС.