Торговля и Склад · 11 мин
Как делать продажу в 1С:Розница: инструкция для кассира и администратора
Как провести продажу в 1С:Розница: работа в РМК, оплата наличными и картой, возвраты, закрытие смены. Разбор ошибок и ответы на частые вопросы кассиров.
Продажа в 1С:Розница оформляется через рабочее место кассира (РМК) — специальный интерфейс, где товар добавляется сканером штрихкода или вручную, а чек пробивается на подключённом фискальном регистраторе. Перед первой продажей должны быть выполнены базовые настройки: создана касса ККМ, загружены товары с ценами, открыта кассовая смена. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, программа не даст пробить чек.
Статья описывает полный цикл розничной продажи: открытие смены, регистрацию чека с разными способами оплаты, возврат и сторнирование, закрытие смены и сверку итогов. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Розница 8» (редакция 2.3 и близкие), но логика работы в других редакциях аналогична — отличаются в основном названия пунктов меню.
Важно понимать разницу между двумя ролями. Кассир работает только в РМК и не имеет доступа к настройкам. Администратор (или старший смены) настраивает кассу, проверяет цены, делает сверку итогов и исправляет ошибки. Ниже разобраны действия обеих ролей.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
Перед началом работы проверьте, что в справочнике «Кассы ККМ» создана касса с типом «Фискальный регистратор» и для неё настроено подключение оборудования: раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Там же подключаются сканер штрихкода и эквайринговый терминал, если оплата картой проходит через 1С, а не автономным терминалом банка.
Номенклатура должна быть загружена с актуальными ценами. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» и действуют с указанной даты. Если товар отсканирован, а цена нулевая или отсутствует — чек пробить не получится, программа выдаст ошибку. Проверить цену можно прямо в РМК через кнопку «Информация о товаре» или в карточке номенклатуры.
Также убедитесь, что у пользователя-кассира назначены права на работу в РМК и указан магазин (склад) по умолчанию. Без привязки к магазину программа не сможет списывать товар с остатков и корректно вести учёт.
Открытие кассовой смены
Кассовая смена открывается один раз в начале рабочего дня (или при смене кассира). Зайдите в РМК: «Продажи» → «Рабочее место кассира», либо через «Продажи» → «Кассовые смены». При входе программа предложит открыть смену — подтвердите действие. На фискальном регистраторе при этом печатается отчёт об открытии смены, а в ОФД уходит соответствующее уведомление.
Если в кассе есть разменные деньги, оформите документ «Внесение денег» — он фиксирует сумму, выданную кассиру под сдачу. Это важно для последующей сверки: выручка по Z-отчёту должна совпадать с наличными в ящике за вычетом внесённого размена.
Частая ситуация: при входе программа сообщает, что смена уже открыта с прошлой даты. Это значит, что вчера смену не закрыли. Закройте её штатно (кнопка «Закрытие смены»), а затем откройте новую. Работать в «вчерашней» смене нельзя — чеки будут фискализироваться с неверной датой, что вызовет расхождения в отчётности.
Оформление продажи в РМК: пошагово
Основной сценарий продажи выглядит так: кассир сканирует штрихкод товара — позиция появляется в чеке с ценой и количеством 1. Если штрихкода нет или он не читается, товар ищется вручную по наименованию, артикулу или коду через поле поиска. Количество меняется кнопкой или клавишей «*» (в типовом интерфейсе), цена подставляется автоматически из действующего прайса.
После добавления всех позиций нажмите «Оплата» (обычно F6 или отдельная кнопка). Программа покажет форму оплаты, где выбирается способ: наличные, платёжная карта или смешанная оплата. При наличной оплате введите полученную сумму — программа посчитает сдачу. При оплате картой сумма передаётся на эквайринговый терминал, после подтверждения банка чек пробивается автоматически.
- 1Откройте РМК и убедитесь, что смена открыта сегодняшней датой
- 2Отсканируйте товар или найдите его поиском по наименованию/артикулу
- 3Проверьте количество и цену каждой позиции, при необходимости примените скидку
- 4Нажмите «Оплата» и выберите способ: наличные, карта или смешанно
- 5Дождитесь печати чека и убедитесь, что он фискализирован (появился фискальный признак)
- 6Передайте чек покупателю и проверьте, что товар списался с остатков
Если в магазине действуют скидки, они применяются автоматически по настроенным правилам (например, по дисконтной карте) либо вручную кнопкой «Скидки». Ручная скидка может быть ограничена правами кассира — если кнопка неактивна, значит, администратор запретил ручные скидки для этой роли.
Продажа маркированного товара
При продаже маркированной продукции (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) сканируется код Data Matrix с упаковки. Программа проверяет код через систему «Честный знак» и только после успешной проверки добавляет позицию в чек. Если код не прошёл проверку, продажа блокируется — пробивать такой товар нельзя, его нужно изъять и разобраться с причиной (чужой код, уже проданная единица, ошибка ввода в оборот).
Смешанная оплата и оплата в кредит
Смешанная оплата оформляется в той же форме оплаты: сначала вводится сумма наличными, остаток — картой. Сумма по строкам должна точно сойтись с итогом чека, иначе программа не даст завершить операцию. Оплата в кредит или рассрочку оформляется через соответствующий вид оплаты, если он настроен администратором и подключён к банковскому сервису.
Возврат и отмена чека
Возврат в день покупки по незакрытой смене технически проще: чек сторнируется, деньги возвращаются тем же способом, которым была оплата. В РМК откройте «Возврат», найдите чек по номеру или отсканируйте штрихкод с чека покупателя, выберите позиции к возврату и пробейте чек возврата. При оплате картой деньги уходят обратно на карту через эквайринг — возврат наличными за безналичную оплату недопустим.
Возврат на следующий день или позже оформляется на основании чека продажи или заявления покупателя. В 1С создаётся документ «Возврат товаров от покупателя» с указанием чека ККМ-основания. Деньги выдаются из кассы документом «Расходный кассовый ордер» либо возвращаются на карту. Товар при этом приходуется обратно на склад.
Ошибочно пробитый чек до завершения оплаты просто отменяется кнопкой «Отмена чека» — фискальных последствий нет. Если чек уже пробит с ошибкой (неверная сумма, лишний товар), единственный корректный путь — оформить чек возврата на всю сумму и пробить правильный чек заново. Удалить фискализированный чек из системы невозможно, и попытки «подчистить» данные напрямую в базе — грубое нарушение.
Закрытие смены и сверка итогов
В конце рабочего дня нажмите «Закрытие смены» в РМК. Программа сформирует документ «Отчёт о розничных продажах», а фискальный регистратор напечатает Z-отчёт. Данные о закрытии автоматически передаются в ОФД. Если связи с ОФД не было, документы накапливаются в кассе и уйдут при восстановлении связи — но следите, чтобы срок хранения непереданных документов не превысил допустимый, иначе касса заблокируется.
Перед закрытием выполните сверку: сравните сумму наличной выручки по программе с фактическими деньгами в ящике (за вычетом внесённого размена). Излишек или недостачу фиксируйте сразу, пока можно восстановить картину по чекам. Крупные расхождения чаще всего объясняются непробитым возвратом, ошибкой в сдаче или внесением/изъятием, которое забыли оформить документом.
Если часть денег изымалась в течение дня (инкассация, выдача под отчёт), каждая операция должна быть оформлена документом «Выемка денег» в момент изъятия, а не задним числом. Это сохраняет прозрачность наличного остатка и упрощает разбор расхождений.
Как проверить результат дня
Суммы совпадают, чеков в отчёте столько же, сколько пробито фактически
В 1С меньше чеков, чем на кассе — есть неотражённые операции или сбой обмена
Фактическая сумма = наличная выручка + внесённый размен − выемки
Расхождение без документального объяснения
Все чеки дня имеют статус «передан»
Есть непереданные документы старше суток — риск блокировки кассы
Частые проблемы и способы их решения
Сканер не добавляет товар. Проверьте, что штрихкод привязан к номенклатуре (карточка товара → «Штрихкоды»). Если код есть, но поиск не срабатывает — проверьте подключение сканера в настройках оборудования и раскладку клавиатуры: сканеры в режиме эмуляции клавиатуры чувствительны к языку ввода.
Чек не пробивается, ошибка фискального регистратора. Сначала проверьте физическое подключение, бумагу и открытую смену на самом аппарате. Затем — тест устройства в настройках оборудования. Не пытайтесь пробить чек повторно «вслепую» несколько раз: если первый чек всё-таки ушёл в фискальную память, получится дубль, который придётся возвращать.
Товар продаётся в минус. В типовых настройках отрицательные остатки либо запрещены, либо разрешены с контролем. Продажа в минус — признак того, что оприходование товара не проведено или проведено не на тот склад. Разберитесь с документами поступления, иначе при инвентаризации вылезет недостача.
Как выбрать действие в нестандартной ситуации
FAQ
Можно ли пробить чек, если интернет не работает?
Да, фискальный накопитель сохраняет чеки автономно и передаст их в ОФД при восстановлении связи. Но следите за сроком: если документы не передаются дольше допустимого периода, касса блокируется. Маркированный товар без связи с «Честным знаком» продать может не получиться — проверка кода требует обмена данными.
Как пробить чек на услугу, а не на товар?
Создайте в номенклатуре позицию с типом «Услуга», назначьте цену. В РМК она добавляется так же, как обычный товар, но не списывается со склада и не требует остатков. Убедитесь, что в чеке корректно указан предмет расчёта «услуга» — это настраивается в карточке номенклатуры.
Что делать, если цена в чеке отличается от ценника?
Остановите продажу позиции и проверьте действующий документ «Установка цен номенклатуры»: возможно, ценник обновили, а документ не провели, или наоборот. По закону продавать нужно по цене, указанной на ценнике, поэтому расхождение устраняется немедленно через корректную установку цен.
Как отменить чек, если оплата уже прошла по карте?
Фискализированный чек отменить нельзя — только оформить чек возврата. При возврате по безналичной оплате сумма уходит обратно на карту покупателя через эквайринговую операцию, наличными такой возврат делать нельзя.
Нужно ли закрывать смену, если продаж за день не было?
Если смена открывалась, её нужно закрыть даже при нулевых продажах — Z-отчёт зафиксирует отсутствие операций. Если касса не работала, смену можно вообще не открывать: обязанности формировать отчёт при простое нет.
Может ли один кассир работать на двух кассах одновременно?
Технически в 1С пользователь может открыть РМК на разных рабочих местах, но каждая касса ККМ ведёт свою смену и свою фискальную ленту. Путаница с кассами приводит к ошибкам в сверке, поэтому на практике за кассиром закрепляют одну кассу на смену.
Что важно запомнить
Продажа в 1С:Розница строится вокруг РМК: открытие смены, добавление товаров, оплата, фискализация чека, закрытие смены со сверкой. Ключевые правила — не работать в просроченной смене, возвращать деньги тем же способом, что и оплата, и ежедневно сверять наличные и передачу данных в ОФД.