Торговля и Склад · 12 мин
Как делать пересчет товара в 1С
Как выполнить пересчет товара в 1С: создание документа инвентаризации, заполнение фактических остатков, списание и оприходование расхождений, проверка результатов.
Пересчет товара в 1С — это процедура сверки фактических остатков на складе с учетными данными программы. Она нужна при плановой инвентаризации, при смене материально ответственного лица, при подозрении на недостачу или пересорт и перед закрытием отчетного периода. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) процедура построена вокруг документа «Инвентаризация товаров» и документов, которые фиксируют выявленные расхождения.
Главный принцип: программа сначала «замораживает» учетное количество на момент пересчета, затем вы вносите фактические данные, и только после этого оформляются списание недостачи или оприходование излишков. Если пропустить первый шаг и сразу списывать товар, расхождения будут считаться от уже изменившихся остатков, и картина исказится.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки склада и выбора документа до проверки результата и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурации с интерфейсом «Такси», но логика одинакова и в более старых версиях — отличаются только названия разделов меню.
Что подготовить перед началом пересчета
Качество инвентаризации на 80% определяется подготовкой. Если в момент подсчета по складу продолжают идти приходы и отгрузки, фактические цифры никогда не сойдутся с учетными, и вы получите ложные расхождения.
Проведите все непроведенные складские документы: поступления, реализации, перемещения, списания. Документы в статусе «черновик» не участвуют в остатках, и после их проведения «задним числом» данные инвентаризации станут недостоверными. Проверить это можно через отчет «Остатки товаров на складах» — сформируйте его на текущий момент и сохраните как точку отсчета.
Договоритесь с персоналом о «тихом часе»: на время физического подсчета по выбранному складу не должно быть движений. Если остановить работу нельзя, пересчитывайте склад по частям — по товарным группам или ячейкам хранения, фиксируя границы каждой итерации.
Какой документ использовать в разных конфигурациях
Названия и состав документов зависят от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP основной документ называется «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Ордерный склад» или «Пересчеты товаров»). В 1С:Розница и старых редакциях УТ 10.3 используется «Инвентаризация товаров на складе». В 1С:Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад».
Логика везде одинаковая: документ запоминает учетное количество на дату и время создания, а вы заполняете фактическое количество. Разница между ними — это отклонение, которое затем оформляется отдельными документами.
Сравнение вариантов
Подходит для ордерных и адресных складов, поддерживает задания на пересчет и работу с ТСД. Излишки и недостачи оформляются отдельными документами на основании пересчета.
Проще в освоении, подходит для небольших складов без ордерной схемы. Расхождения проводятся документами списания и оприходования, созданными на основании.
Нужен при ячеистом хранении: пересчет ведется по конкретным ячейкам, что позволяет находить пересорт по местам хранения, а не только по номенклатуре.
Пошаговое создание документа пересчета
Откройте список документов пересчета и создайте новый. Укажите склад, по которому проводится инвентаризация, и при необходимости ограничьте состав: по товарной группе, по виду номенклатуры или по конкретному списку позиций. Для полной инвентаризации отбор не заполняется.
Нажмите «Заполнить по остаткам» — табличная часть заполнится номенклатурой с учетным количеством на момент создания документа. Это ключевой момент: учетное количество фиксируется именно сейчас, поэтому дата документа должна соответствовать моменту физического подсчета.
Фактическое количество вносится в одноименную колонку. Если по строке факт равен учету, строку можно не трогать — во многих конфигурациях есть команда «Заполнить факт по учету», которая проставляет совпадающие значения массово, и вам остается исправить только строки с расхождениями.
Пересчет с терминалом сбора данных
При большом ассортименте ручной ввод становится источником ошибок. Терминал сбора данных (ТСД) позволяет сканировать штрихкоды и вводить количество прямо на складе, а затем загружать результат в документ пересчета через обработку «Загрузка данных из ТСД». Перед работой убедитесь, что у всей номенклатуры заполнены штрихкоды — товар без штрихкода терминал не идентифицирует.
Как оформить расхождения: недостачи и излишки
После внесения фактических данных и проведения пересчета программа покажет отклонения. Недостача оформляется документом «Списание недостач товаров», излишки — «Оприходование излишков товаров». Оба документа удобнее создавать кнопкой «Создать на основании» из пересчета — тогда состав строк подтянется автоматически, только по строкам с отклонениями.
В списании укажите статью расходов: это влияет на то, куда попадет сумма недостачи в управленческом и бухгалтерском учете — на виновное лицо, на расходы периода или на отдельную аналитику. В оприходовании укажите статью доходов и цену оприходования: обычно излишки приходуются по учетной или рыночной стоимости по правилам вашей учетной политики.
Пересорт по одной товарной группе (когда недостача одной позиции совпадает с излишком другой) в учете оформляется как взаимозачет. В 1С это делается теми же документами списания и оприходования, но в бухгалтерском учете такие суммы могут зачитываться — согласуйте порядок с бухгалтером до проведения документов.
Проверка результата и контрольные точки
После проведения всех документов сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» и сравните его с фактическими данными подсчета. По идеально проведенной инвентаризации учетные остатки должны совпасть с фактическими один в один. Если есть расхождения — где-то пропущен документ или ошибочно введено количество.
Дополнительно проверьте отчет «Ведомость по товарам на складах» за период инвентаризации: в нем видно все движения, и легко найти документ, проведенный «задним числом» уже после фиксации остатков.
Как проверить результат
Учетное количество совпадает с фактическим по всем строкам
Есть строки с расхождениями — ищите непроведенный или ошибочный документ
Отчет по остаткам не содержит отрицательных значений
Минус по позиции означает отгрузку без прихода или ошибку списания
Сумма соответствует себестоимости недостающего товара
Сумма нулевая или аномально большая — проверьте статью расходов и партию списания
Между фиксацией остатков и подсчетом нет складских документов
Есть документы, проведенные задним числом, — пересчет нужно переделать
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — проведение документов задним числом после фиксации остатков. Менеджер оформил отгрузку «вчерашним» днем, учетные остатки изменились, а пересчет уже заполнен по старым данным. Признак: массовые расхождения по позициям, которые точно были на складе. Лечение: отмените проведение пересчета, приведите движения в порядок и заполните документ заново.
Вторая ошибка — пересчет по всей номенклатуре базы вместо конкретного склада. Если организация ведет несколько складов, а отбор по складу не установлен, вы получите сводные цифры, которые невозможно сверить с физическим подсчетом одного помещения. Всегда проверяйте поле «Склад» в шапке документа.
Третья группа проблем — единицы измерения. Если товар учитывается в упаковках, а считают его поштучно, фактическое количество будет кратно отличаться от учетного. Перед вводом сверяйте колонку единицы измерения в документе с той, в которой реально считает кладовщик.
Если остатки не сходятся: порядок разбора
Не спешите списывать расхождения. Сначала проверьте очевидные технические причины: непроведенные документы, товар в пути (перемещение между складами, отгружено, но не списано), резервы под заказы, товар на комиссии. Отчет «Остатки и доступность товаров» показывает свободный и зарезервированный остаток — иногда «недостача» оказывается резервом.
По крупным суммам проведите повторный выборочный подсчет проблемных позиций. Если расхождение подтверждается, оформляйте итоговые документы. Если причина найдена (например, ошибка в приходной накладной), исправляйте первичный документ, а не результат инвентаризации.
Как выбрать действие
Регулярные выборочные пересчеты по 10–20 позициям самого ходового товара раз в неделю снижают объем работы при полной инвентаризации в разы: большинство расхождений выявляется и исправляется в рабочем порядке, а не копится до конца квартала.
Частые вопросы
Можно ли провести пересчет, не останавливая работу склада?
Технически да, если пересчитывать склад частями: по товарным группам или ячейкам, временно закрывая движения только по выбранному участку. Полная инвентаризация при продолжающихся отгрузках почти гарантированно даст ложные расхождения, поэтому для нее «тихий час» обязателен.
Чем отличается «Пересчет товаров» от «Инвентаризации товаров»?
Это разные названия одной процедуры в разных конфигурациях. «Пересчет товаров» используется в УТ 11 и ERP и поддерживает ордерные склады и ТСД, «Инвентаризация товаров» — в Рознице и Бухгалтерии. Смысл один: фиксация учетных остатков и ввод фактических данных.
Что делать, если товар найден, но в документе пересчета его нет?
Добавьте позицию в табличную часть вручную и укажите фактическое количество — учетное будет нулевым, и позиция попадет в излишки. Но перед оприходованием проверьте, не является ли это неоформленным поступлением: тогда корректнее создать приходный документ.
Как часто нужно делать полную инвентаризацию?
Обязательный минимум определяется правилами бухгалтерского учета и учетной политикой организации — как правило, перед составлением годовой отчетности, а также при смене материально ответственного лица. Для управленческих целей многие компании дополнительно проводят выборочные пересчеты в течение года.
Можно ли отменить уже проведенные списания после инвентаризации?
Да. Пометьте на удаление или распроведите документы списания и оприходования, затем отмените проведение пересчета, исправьте данные и проведите цепочку заново. Учтите, что если по списанному товару уже сформирована отчетность, корректировку нужно согласовать с бухгалтерией.
Что важно запомнить
Пересчет в 1С — это последовательность: остановить движения по складу, зафиксировать учетные остатки документом пересчета, внести фактические данные, оформить расхождения списанием и оприходованием, проверить результат отчетом по остаткам. Большинство проблем возникает из-за документов, проведенных задним числом, и путаницы в единицах измерения — контролируйте эти два момента в первую очередь.