Как делать отгрузки в 1С: полное руководство

Отгрузка в 1С — это не одно действие, а цепочка документов: заказ покупателя (или счёт), документ реализации, при необходимости расходный ордер на товары и счёт-фактура. От того, насколько корректно выстроена эта цепочка, зависят остатки на складе, взаиморасчёты с клиентом и данные налогового учёта.

Конкретный набор документов зависит от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) и от того, используется ли ордерная схема склада. Ниже разобран универсальный порядок работы, который подходит для большинства типовых решений, с уточнениями под разные сценарии.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов продажи, заполнены карточки контрагентов и номенклатуры, а складские остатки в программе соответствуют фактическим. Если остатки «в минусе» или номенклатура заведена с ошибками, отгрузка пройдёт формально, но испортит учёт.

Подготовка: что проверить перед отгрузкой

Начните с карточки клиента. Контрагент должен быть создан с корректными реквизитами: ИНН, КПП, юридический адрес. Если с клиентом работаете по договору — проверьте, что договор заведён в системе и в нём указан правильный тип (с покупателем), валюта и порядок расчётов. От договора зависят автоматическое заполнение цен и корректность взаиморасчётов.

Второй шаг — проверка остатков. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ — раздел «Склад и доставка», в Бухгалтерии — «Склад» → «Остатки товаров») и убедитесь, что отгружаемое количество есть в наличии на нужном складе. Если остаток отрицательный или нулевой, сначала разберитесь с причиной: возможно, не проведён приход или товар числится на другом складе.

Третий момент — цены. Если в компании используются прайс-листы и соглашения с клиентами, убедитесь, что для данного клиента действует нужный вид цен. Иначе документ подставит цену по умолчанию или оставит поле пустым, и отгрузка уйдёт с неверной суммой.

Контрольные точки

Как проверить готовность к отгрузке

Остаток товара на складе

Норма

Остаток больше или равен отгружаемому количеству

Тревожный признак

Нулевой или отрицательный остаток — сначала найдите и исправьте причину

Карточка контрагента

Норма

Заполнены ИНН, адрес, есть действующий договор

Тревожный признак

Дубли контрагента, пустые реквизиты, отсутствует договор

Цены в документе

Норма

Цены подставились из соглашения или прайса

Тревожный признак

Пустые цены или цена, не соответствующая прайсу

Отгрузка на основании заказа покупателя

Наиболее правильный сценарий — отгрузка по заказу. Заказ покупателя фиксирует договорённости: состав, количество, цены, сроки. На его основании документ реализации заполняется автоматически, что исключает расхождения между тем, что обещали клиенту, и тем, что фактически отгрузили.

Чтобы создать отгрузку из заказа, откройте список заказов (в УТ: «Продажи» → «Заказы клиентов»), найдите нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, склад и табличную часть. Если отгружаете часть заказа, отредактируйте количество в строках — заказ останется частично открытым, и по нему можно будет сделать следующую отгрузку.

После проведения реализации проверьте статус заказа. В типовых конфигурациях заказ с полной отгрузкой переходит в состояние «Готов к закрытию» или закрывается автоматически. Если заказ «завис» в работе при полной отгрузке, закройте его вручную — висящие заказы искажают отчёты по потребностям и резервам.

Отгрузка без заказа: создание реализации с нуля

Если продажа разовая или заказы в компании не ведутся, создайте документ реализации напрямую. В УТ и ERP это «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать». В 1С:Бухгалтерии — «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → вид операции «Товары (накладная)».

Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор, склад. Затем добавьте товары в табличную часть — вручную через «Добавить» или через «Подбор», который позволяет видеть остатки и цены прямо при выборе. Укажите количество и цену; НДС и сумма посчитаются автоматически по ставке из карточки номенклатуры.

Перед проведением сверьте итоговую сумму с условиями сделки. После проведения документ спишет товар со склада и сформирует задолженность клиента. Если нужно отменить ошибочную отгрузку, не удаляйте документ — пометьте его на удаление или распроведите, чтобы сохранить нумерацию и историю для аудита.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать» (или создайте из заказа)
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Оформите счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру»
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД для передачи клиенту

Ордерная схема склада и расходный ордер

Если склад работает по ордерной схеме, одной реализации недостаточно. Распоряжением на отгрузку выступает реализация (или заказ), а фактический отпуск товара со склада оформляется отдельным документом «Расходный ордер на товары». До его проведения товар числится «к отгрузке», но не списан со склада.

Расходный ордер создаётся из реализации: «Создать на основании» → «Расходный ордер на товары». Кладовщик проверяет фактически отобранное количество, при необходимости корректирует и проводит ордер. Если отобрали меньше, чем указано в распоряжении, разница останется в статусе «к отгрузке» — её нужно либо доотгрузить, либо снять корректировкой распоряжения.

Контролируйте расхождения между распоряжениями и ордерами через отчёт «Оформление отгрузки» или аналогичный рабочий инструмент склада. Накопленные «хвосты» незакрытых распоряжений — частая причина расхождений между учётным и фактическим остатком.

Счёт-фактура и печатные формы

После проведения реализации оформите счёт-фактуру. В типовых конфигурациях внизу документа есть ссылка «Выписать счёт-фактуру» — программа создаст документ автоматически с данными реализации. Проверьте номер и дату: нумерация должна быть сквозной и хронологической, иначе возможны вопросы при налоговой проверке.

Для передачи документов клиенту используйте печатные формы: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ) или счёт-фактуру. УПД удобен тем, что заменяет накладную и счёт-фактуру одним документом. Кнопка «Печать» в документе реализации предложит доступные варианты.

Если компания работает с ЭДО, документы отправляются контрагенту электронно прямо из 1С через подключённого оператора. В этом случае убедитесь, что статус документа в ЭДО — «Доставлен» или «Подписан получателем», а не завис на отправке.

Специальные сценарии отгрузки

Частичная отгрузка

Когда клиенту отгружают часть заказа, создайте реализацию из заказа и откорректируйте количество в строках. Не удаляйте строки, которые отгрузите позже, если планируете вторую отгрузку из того же заказа — проще оставить их с нулевым количеством или скорректировать при следующем создании. Контролируйте остаток к отгрузке через отчёт по состоянию заказа.

Отгрузка в разные даты отгрузки и оплаты

Дата реализации определяет момент списания товара и начисления НДС. Не ставьте в документе дату «задним числом» без необходимости: это меняет закрытые периоды и может потребовать пересчёта регламентных операций. Если отгрузка фактически была вчера, оформите документ вчерашней датой сразу, а не после закрытия месяца.

Отгрузка комиссионеру или на реализацию

Передача товара комиссионеру оформляется тем же документом реализации, но с договором вида «С комиссионером (агентом)». В этом случае право собственности не переходит, и в бухгалтерском учёте товар переносится на счёт товаров отгруженных, а не списывается в себя продажи. Не используйте для такой передачи обычный договор с покупателем — это исказит выручку и НДС.

Проверка результата и контроль учёта

После оформления отгрузки проверьте три вещи. Во-первых, остаток товара: откройте отчёт по остаткам и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на отгруженный объём. Во-вторых, задолженность клиента: отчёт «Задолженность клиентов» (или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 в Бухгалтерии) должен показать новую дебиторку на сумму реализации.

В-третьих, проводки. В Бухгалтерии откройте «Показать проводки» в документе: отгрузка товара формирует проводки по дебету 90.02 и кредиту 41 (себестоимость), дебету 62 и кредиту 90.01 (выручка), а также начисление НДС. Если проводки отсутствуют или счета не те, которые ожидаются, проверьте настройки счетов учёта номенклатуры и договора.

Частые вопросы

Можно ли отгрузить товар, которого нет на остатке?

Технически программа может позволить провести документ в минус, если не включён контроль остатков. Делать этого не стоит: себестоимость такой отгрузки рассчитается некорректно, а восстановление потребует перепроведения документов за весь период. Включите контроль остатков в настройках или сначала оформите недостающий приход.

Чем отличается реализация от расходного ордера?

Реализация — финансовый документ: она формирует выручку, задолженность и НДС. Расходный ордер — складской документ, фиксирующий фактический отпуск товара. При ордерной схеме склада нужны оба: реализация как распоряжение, ордер как факт отгрузки.

Как исправить ошибку в уже проведённой отгрузке?

Если период открыт и ошибка незначительна, распроведите документ, исправьте и проведите заново. Если документ попал в закрытый период или по нему выставлен счёт-фактура, оформите корректировку реализации — она создаст корректировочный счёт-фактуру и исправит учёт текущей датой.

Нужно ли оформлять отгрузку, если товар отгружают со своего склада на свой склад?

Нет, это не отгрузка, а перемещение. Оформляется документом «Перемещение товаров» (в Бухгалтерии — «Перемещение товаров» в разделе «Склад»). Реализация в этом случае не используется, так как смены собственника не происходит.

Почему в реализации не подставляются цены?

Чаще всего причина в том, что для клиента не задан вид цен в соглашении или договоре, либо прайс-лист не утверждён на дату документа. Проверьте карточку соглашения с клиентом и актуальность цен номенклатуры. После настройки цены можно перезаполнить в документе кнопкой «Заполнить цены».

Как оформить возврат отгруженного товара?

Возврат оформляется отдельным документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Товар вернётся на склад, задолженность клиента уменьшится, а НДС будет скорректирован. Не исправляйте исходную реализацию, если товар уже был принят клиентом и частично возвращён.