Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать оприходование товара в 1С:Розница
Как оформить оприходование товара в 1С:Розница: поступление от поставщика, оприходование излишков, работа с ТСД, проверка остатков и типичные ошибки.
Оприходование товара в 1С:Розница — это отражение в учёте факта появления товара на складе магазина. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Поступление товаров» — когда товар пришёл от поставщика по накладной, и «Оприходование товаров» — когда нужно поставить на учёт излишки, выявленные при инвентаризации, или товар без документов. Путать эти документы нельзя: от этого зависят расчёты с поставщиками, корректность себестоимости и налогового учёта.
Ниже разобраны оба сценария с пошаговыми действиями, настройкой цен, работой со сканером штрихкодов и проверкой результата. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Розница 2.3/3.0» с типовым интерфейсом; в отраслевых и старых редакциях названия разделов могут немного отличаться, но логика документов та же.
Какой документ выбрать: поступление или оприходование
Первое решение, которое нужно принять, — каким документом оформлять появление товара. Ошибка на этом этапе приводит к некорректной кредиторской задолженности, неверной себестоимости и проблемам при сверке с поставщиком.
Документ «Поступление товаров» используется, когда есть поставщик, накладная или счёт-фактура. Он формирует задолженность перед контрагентом, учитывает входной НДС и ложится в основу цепочки «заказ — поступление — оплата». Документ «Оприходование товаров» применяется для излишков после инвентаризации, товара без сопроводительных документов, возврата тары и прочих случаев, когда контрагента и цены приобретения нет.
Сравнение вариантов
Товар пришёл от поставщика по накладной. Формирует долг перед контрагентом и входной НДС. Не подходит для излишков.
Излишки по инвентаризации, товар без документов, дарение. Не формирует расчётов с поставщиком. Требует указания учётной стоимости.
Разовая операция при старте учёта в новой базе. Не использовать для текущих приёмок — исказит обороты.
Подготовка перед оприходованием
До создания документа убедитесь, что в базе заведены необходимые справочники. Проверьте наличие магазина и склада в справочнике «Магазины» и «Склады», контрагента-поставщика с договором, а также номенклатуры товара. Если товар новый, карточку номенклатуры удобнее создать прямо из документа поступления — кнопка «Создать» в подборе товаров.
Отдельно проверьте настройки учётной политики: систему налогообложения, вид цен для закупки и розничной продажи, а также ведётся ли учёт по характеристикам и сериям. Если по товару включён учёт по сериям (например, для маркированной продукции), документ не проведётся без их заполнения.
Оформление поступления товаров от поставщика
Откройте раздел «Закупки» (в некоторых интерфейсах — «Склад») и выберите «Поступления товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите магазин, склад, поставщика и договор. Если приёмка идёт по заказу, заполните поле «Заказ поставщику» — табличная часть подтянется автоматически по кнопке «Заполнить».
Товары добавляются в табличную часть несколькими способами: через кнопку «Подобрать товары» с поиском по наименованию или артикулу, сканированием штрихкода, загрузкой данных из ТСД или из электронного документа поставщика (если настроен ЭДО). Для каждой строки укажите количество, цену закупки и ставку НДС — сумма и сумма с НДС посчитаются автоматически.
Заполните реквизиты входящего документа: номер и дату накладной поставщика. Это важно для сверки расчётов и для книги покупок. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Закупки → Поступления товаров» и нажмите «Создать»
- 2Заполните магазин, склад, поставщика и реквизиты входящей накладной
- 3Добавьте товары подбором, сканером или загрузкой из ТСД, укажите количество и цены
- 4Проверьте итоговую сумму документа — она должна совпасть с бумажной накладной
- 5Проведите документ и при необходимости создайте на его основании «Установку цен номенклатуры»
Оприходование излишков и товара без документов
Для постановки на учёт излишков откройте раздел «Склад» и выберите «Оприходование товаров». Создайте документ, укажите магазин и склад. Если оприходование делается по результатам инвентаризации, заполните поле-основание «Пересчёт товаров» — программа подставит выявленные излишки автоматически, что исключает ручные ошибки.
Главная особенность документа — поле стоимости. Поскольку цены приобретения нет, укажите учётную стоимость: обычно это текущая закупочная цена аналогичного товара или ожидаемая цена продажи без наценки. От этой суммы зависит себестоимость при последующих продажах и финансовый результат. Занижение стоимости завысит маржу в отчётах, завышение — исказит прибыль в другую сторону.
Статья доходов для отражения оприходованных излишков подбирается в соответствии с учётной политикой организации. Если база синхронизируется с 1С:Бухгалтерией, проверьте, что при обмене документ корректно выгружается и попадает в нужные проводки.
Назначение розничных цен после оприходования
Проведение поступления или оприходования меняет складские остатки, но не назначает цены продажи. Если по товару не установлена розничная цена, на кассе он либо не пробьётся, либо продастся по нулевой цене — в зависимости от настроек. Поэтому сразу после приёмки создайте документ «Установка цен номенклатуры».
Удобный способ — создать документ цен на основании поступления: список товаров перенесётся автоматически. Укажите вид цены (например, «Розничная») и задайте цены вручную, расчётом от закупочной цены с наценкой или по формуле, если она настроена в виде цен. Проведите документ — цены вступят в силу с даты документа.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов убедитесь, что остатки встали корректно. Откройте отчёт «Товары на складах» или «Остатки товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты»), отфильтруйте по нужному складу и сверьте количество по оприходованным позициям. Дополнительно проверьте отчёт «Валовая прибыль» или карточку расчётов с поставщиком — по поступлению должна появиться кредиторская задолженность на сумму накладной.
Как проверить результат
Количество увеличилось ровно на оприходованное, остатки положительные
Остаток не изменился (документ не проведён) или появились отрицательные позиции
По поступлению появился долг на сумму накладной
Задолженности нет — возможно, оформлено оприходование вместо поступления
Товар пробивается с корректной ценой
Цена нулевая или товар не находится — не создана установка цен
Частые вопросы по оприходованию в 1С:Розница
Чем отличается «Поступление товаров» от «Оприходования товаров»?
Поступление оформляет закупку у конкретного поставщика: создаёт задолженность, учитывает НДС и привязывается к накладной. Оприходование ставит на учёт товар без поставщика — излишки, выявленные при инвентаризации, или товар без документов. Использовать оприходование вместо поступления нельзя: расчёты с контрагентом будут неверными.
Как оприходовать товар с помощью сканера штрихкодов?
Откройте созданный документ поступления или оприходования, установите курсор в табличную часть и сканируйте штрихкоды по очереди. Если штрихкод известен базе, позиция добавится автоматически; повторное сканирование увеличит количество. Неизвестный штрихкод программа предложит привязать к карточке номенклатуры или создать новую.
Можно ли изменить проведённый документ оприходования?
Да, если по нему ещё не созданы зависимые документы (установка цен, перемещения, продажи). Откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если товар уже продан, корректнее оформить документ «Корректировка поступления» или возврат, чтобы не искажать уже зафиксированные движения.
Почему после оприходования товар не пробивается на кассе?
Чаще всего причина в отсутствии розничной цены: создайте документ «Установка цен номенклатуры» и проверьте, что магазин кассы соответствует виду цен. Также проверьте, что товар оприходован на склад именно того магазина, к которому привязана касса, и что обмен данными с кассой выполнен.
Как оприходовать излишки по результатам инвентаризации?
Сначала оформите документ «Пересчёт товаров» и зафиксируйте фактические остатки. Затем создайте «Оприходование товаров» на основании пересчёта — программа перенесёт в документ только позиции с положительным отклонением. Недостачи оформляются отдельным документом «Списание товаров».
Нужно ли оприходование при переносе остатков в новую базу?
Нет, для первоначального заполнения базы используется помощник ввода начальных остатков или типовая обработка загрузки данных. Оприходование в этом случае исказит обороты за период и отчёты по движению товара.
Что важно запомнить
Товар от поставщика оформляйте «Поступлением товаров», излишки и товар без документов — «Оприходованием товаров». После проведения обязательно назначьте розничные цены и проверьте остатки отчётом по складам. Не дублируйте документы и не смешивайте склады — это главные причины расхождений в учёте.