Торговля и Склад · 12 мин
Как делать накладные в 1С: инструкция для бухгалтера и менеджера
Как создать накладную в 1С: заполнение реализации товаров, печать ТОРГ-12 и УПД, проведение, исправление ошибок и типичные проблемы новичков.
Накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товаров или передача материальных ценностей. В большинстве конфигураций (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) за это отвечает документ «Реализация товаров и услуг» или «Расходная накладная». На его основании программа списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и печатает ТОРГ-12 или УПД.
Главная ошибка новичков — пытаться оформить накладную «с нуля», когда в базе уже есть заказ или счёт покупателю. В типовых конфигурациях накладную правильнее создавать на основании исходного документа: тогда номенклатура, цены, количество и контрагент подставляются автоматически, а риск расхождений между документами сводится к минимуму.
Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от подготовки справочников до печати, проведения и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации, названия кнопок могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы.
Что проверить перед созданием накладной
До того как оформлять первую накладную, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Накладная не «проведётся» или проведётся с ошибками, если отсутствуют базовые данные. Минимальный набор: контрагент с заполненными ИНН, КПП и адресом; договор с контрагентом (в конфигурациях, где договоры обязательны); номенклатура с указанием единицы измерения, ставки НДС и счетов учёта; склад, с которого будет отгрузка.
Отдельно проверьте остатки. Если товара нет на складе по данным программы, документ либо не проведётся (при отключённом контроле отрицательных остатков проведётся, но испортит учёт), либо покажет предупреждение. Остатки смотрят через отчёт «Остатки товаров на складах» или прямо в подборе номенклатуры в документе — колонка «Доступно».
Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на создание и проведение документов реализации. Если кнопка «Создать» недоступна или документ сохраняется, но не проводится без сообщения об ошибке — это почти всегда вопрос ролей, и решать его должен администратор 1С.
ИНН, КПП, адрес, договор — без этого УПД будет некорректным
Единица измерения, ставка НДС, счета учёта
Достаточное количество по отчёту об остатках
Возможность создавать и проводить документы реализации
Где находится документ накладной в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации, поэтому сначала определите, в какой программе работаете. В 1С:Бухгалтерии 8 путь такой: раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Создать» → «Реализация (товары, услуги, комиссия)». В 1С:Управление торговлей 11: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документ также ищется в разделе продаж.
Если не можете найти нужный журнал, воспользуйтесь глобальным поиском: нажмите Ctrl+Shift+F или кликните по значку лупы в правом верхнем углу и введите «реализация». Программа покажет и документы, и разделы, где они создаются. Это самый быстрый способ ориентироваться в незнакомой конфигурации.
Как создать накладную: пошаговый порядок
Рассмотрим создание накладной вручную. Откройте журнал реализаций и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: контрагента (покупателя), договор, организацию-продавца (если в базе несколько организаций) и склад отгрузки. Дата документа по умолчанию ставится текущая — при необходимости измените её на фактическую дату отгрузки, но не забывайте, что проведение «задним числом» в закрытом периоде может быть запрещено настройками.
Далее заполните табличную часть «Товары». Нажмите «Добавить» для ввода по одной строке или «Подбор» — чтобы выбрать несколько позиций из справочника с просмотром остатков и цен. Для каждой строки укажите количество и цену; сумма, сумма НДС и итог рассчитаются автоматически. Если цены в базе заданы через тип цен (например, «Розничная» или «Оптовая»), они подставятся сами — проверьте, что подставился правильный тип цен.
Проверьте ставку НДС в каждой строке и итоговые суммы внизу документа. Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»). Если программа выдала ошибку — читайте текст сообщения: чаще всего это нехватка остатка, незаполненный склад или счёт учёта. После успешного проведения документ появится в журнале без серой пометки, а товар спишется со склада.
- 1Откройте журнал «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговые суммы
- 5Нажмите «Провести», устраните ошибки при их появлении
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»
Создание накладной на основании счёта или заказа
Если покупателю ранее выставлялся счёт или оформлялся заказ, не создавайте накладную вручную. Откройте исходный документ (счёт на оплату или заказ клиента) и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, список товаров, количество и цены.
После создания на основании обязательно сверьте количество: если отгрузка частичная, отредактируйте строки вручную — уберите лишние позиции или уменьшите количество. В УТ 11 при частичной отгрузке программа сама отслеживает, сколько по заказу уже отгружено, и не даст отгрузить больше, чем заказано (если включён контроль). В Бухгалтерии такого жёсткого контроля нет, поэтому сверка — ответственность пользователя.
Если по одному заказу отгрузка идёт несколькими машинами, создавайте отдельную накладную на каждую частичную отгрузку, а не одну общую в конце. Так склад, бухгалтерия и покупатель видят реальную картину, а остатки не «висят» до конца месяца.
Печать ТОРГ-12, УПД и других форм
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. Программа предложит список доступных форм: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактура, товарно-транспортная накладная (1-Т) и другие. Выбор зависит от договорённости с покупателем: УПД сейчас используется чаще всего, так как заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: реквизиты продавца и покупателя, номер и дату документа, наименования товаров, количество, суммы и НДС, подписи ответственных лиц. Если в печатной форме пустые поля (например, не выведен руководитель) — заполните эти данные в карточке организации или в настройках ответственных лиц, а не правьте печатную форму вручную.
Номер накладной программа присваивает автоматически по своей нумерации. Если покупатель требует определённый формат номера (с префиксом, без ведущих нулей), это настраивается в нумерации документов — но менять нумерацию в середине периода следует осторожно, чтобы не было дублей.
Как проверить, что накладная проведена правильно
Проведённая накладная формирует движения: списание товара со склада, задолженность покупателя, проводки по бухгалтерскому учёту (в Бухгалтерии и КА/ERP). Проверить результат можно несколькими способами. В форме документа нажмите «Ещё» → «Движения документа» (или кнопку «Дт/Кт» в Бухгалтерии) — вы увидите проводки: Дт 90.02 Кт 41 (списание себестоимости), Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС).
Дополнительно сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество уменьшилось на отгруженное. Задолженность покупателя проверяется отчётом «Задолженность покупателей» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62. Если остаток ушёл в минус — значит, товар не был оприходован вовремя, и нужно разбираться с приходными документами.
Как проверить результат
Документ проведён, нет серой пометки
Документ не проведён или помечен на удаление
Количество уменьшилось на отгруженное
Остаток не изменился или ушёл в минус
Есть 62/90.01, 90.02/41, при НДС — 90.03/68.02
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Все реквизиты, суммы и подписи заполнены
Пустые поля, неверный контрагент или дата
Исправление и отмена накладной
Если в накладной обнаружена ошибка, действия зависят от того, что с ней произошло после проведения. Пока документ не отправлен покупателю и период открыт, его можно просто открыть, исправить и перепровести. Если накладная уже выгружена в ЭДО или подписана, простое редактирование создаст расхождение с версией контрагента — в этом случае оформляют корректировку реализации (документ «Корректировка реализации») или исправление, которое создаётся на основании исходной накладной.
Для полной отмены отгрузки используют либо пометку на удаление документа (если он ещё не участвовал в обменах и отчётности), либо документ «Возврат товаров от покупателя» — когда товар физически вернулся. Помечать на удаление накладную, по которой уже выставлен счёт-фактура и сдана отчётность, нельзя: это приведёт к расхождениям с данными налоговой.
Типичные ошибки при работе с накладными
Большинство проблем с накладными — не технические сбои, а ошибки ввода и нарушения последовательности документов. Ниже собраны ситуации, которые встречаются чаще всего, и их последствия.
Если ошибка уже случилась, не пытайтесь «замести следы» удалением документов. Восстановите последовательность: найдите первый неверный документ, исправьте его, перепроведите связанные документы и сверьте отчёты. При массовых расхождениях в остатках лучше привлечь специалиста по 1С — самостоятельное «ручное» выравнивание регистров обычно усугубляет проблему.
Что важно запомнить
Накладную создают документом «Реализация товаров и услуг», по возможности — на основании счёта или заказа. Перед проведением проверяют остатки, склад, цены и НДС, после — движения документа и печатную форму. Ошибки в проведённых и отправленных накладных исправляют корректировками, а не удалением.
Частые вопросы
Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что печатать?
ТОРГ-12 — это только товарная накладная, к ней отдельно выставляется счёт-фактура. УПД объединяет оба документа в одном. Если покупатель работает с НДС и не возражает, проще печатать УПД: один документ вместо двух. Уточните требования контрагента — некоторые компании по внутренним правилам принимают только определённую форму.
Документ не проводится и пишет про нехватку товара. Что делать?
Сформируйте отчёт по остаткам на дату накладной и сравните с количеством в документе. Если товар физически есть, но в программе его нет — найдите и проведите приходную накладную или оприходование. Временно «отключать контроль остатков» ради проведения не стоит: минус по складу исказит себестоимость и потребует разбора позже.
Можно ли изменить накладную, которую уже подписал покупатель?
Напрямую редактировать не рекомендуется: у покупателя останется старая версия. Правильный путь — документ «Корректировка реализации» (по согласованию сторон) или исправление, созданное на основании исходной накладной. Оба варианта формируют корректные записи по НДС и передаются контрагенту по ЭДО.
Как оформить накладную без НДС?
В строках товаров установите ставку «Без НДС» (не 0% — это разные ставки: 0% применяется при экспорте и требует подтверждения). Если организация на УСН, в типовой Бухгалтерии ставка «Без НДС» подставляется автоматически при корректных настройках учётной политики. Проверьте итоговую печатную форму: в УПД должно быть указано «Без налога (НДС)».
Почему в печатной форме не выводится руководитель или подписант?
Печатные формы берут подписантов из карточки организации — раздел с ответственными лицами. Откройте справочник «Организации», заполните руководителя и главного бухгалтера с указанием периода действия, затем заново сформируйте печатную форму. Править макет документа вручную не нужно.
Как сделать накладную на перемещение между своими складами?
Реализация для этого не подходит — она оформляет продажу контрагенту. Для перемещения между складами одной организации используйте документ «Перемещение товаров». Он списывает товар с одного склада и оприходует на другой без формирования задолженности и НДС.