Торговля и Склад · 12 мин
Как делать накладные на товар в 1С
Пошаговая инструкция по созданию накладных в 1С: реализация товаров, ТОРГ-12, счета-фактуры, печать, типичные ошибки и проверка корректности проводок.
Накладная на товар в 1С — это документ отгрузки, который одновременно оформляет передачу товара покупателю, списывает остатки со склада и формирует бухгалтерские проводки. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) такой документ называется «Реализация (акты, накладные)» или «Реализация товаров и услуг», а печатная форма ТОРГ-12 формируется на его основании одной кнопкой.
Главный принцип работы: сначала создаётся документ отгрузки в учётной системе, затем на его основании печатается бумажная накладная и выписывается счёт-фактура. Если нарушить этот порядок — например, напечатать ТОРГ-12, а потом вручную править количество в документе, — печатная форма и учётные данные разойдутся, что приведёт к расхождениям при сверке с покупателем и в налоговом учёте.
Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание накладной с нуля и на основании заказа, печать ТОРГ-12, оформление счёта-фактуры, проверка проводок и типичные ошибки, которые чаще всего допускают пользователи.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания накладной
Прежде чем выписывать первую накладную, убедитесь, что в информационной базе корректно заполнены базовые справочники. Без этого документ либо не проведётся, либо сформирует неверные проводки и печатные формы.
Во-первых, проверьте карточку организации: реквизиты (ИНН, КПП, адрес, ОГРН) подтягиваются в ТОРГ-12 автоматически, и ошибка в них попадёт в каждую накладную. Во-вторых, у контрагента-покупателя должны быть указаны наименование, ИНН/КПП и адрес — для юрлиц эти данные можно загрузить автоматически по ИНН через сервис 1С:Контрагент. В-третьих, убедитесь, что создан договор с покупателем с правильным видом (с покупателем) и валютой расчётов.
Отдельно проверьте складской справочник и номенклатуру: у товара должны быть заполнены единица измерения, ставка НДС и, при необходимости, данные о прослеживаемости или маркировке. Если товар маркированный (обувь, табак, лёгкая промышленность), накладная потребует указания кодов маркировки — подготовьте сканер заранее.
Создание накладной с нуля: пошаговый порядок
Базовый сценарий — создание документа отгрузки вручную. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». В 1С:Управлении торговлей путь аналогичен: «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать».
Заполните шапку документа: дату отгрузки (по умолчанию — текущая, при отгрузке «вчерашним числом» измените вручную), организацию, контрагента, договор и склад списания. В УТ дополнительно укажите соглашение с клиентом, если оно ведётся, — из него подставятся условия оплаты и цены.
Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом ассортименте: он показывает остатки и цены и позволяет переносить позиции списком. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму. Если цены ведутся по прайсу, они подставятся автоматически; ручное изменение цены возможно, но при включённом контроле скидок программа может заблокировать отклонения.
После заполнения нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада и сформирует проводки. Если остатка не хватает, при включённом контроле остатков документ не проведётся с сообщением о недостающем количестве — это сигнал проверить оприходование или выбрать другой склад.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ вида «Товары (накладная)»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Проверьте итоговую сумму документа и сумму НДС
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Распечатайте ТОРГ-12 и создайте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
Создание накладной на основании заказа или счёта
Если менеджеры оформляют заказы покупателей или выставляют счета на оплату, накладную не нужно заполнять вручную — создавайте её на основании. Откройте заказ (или счёт), нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, товары и цены автоматически.
Такой подход снижает количество ошибок: цены и состав отгрузки соответствуют согласованным с клиентом условиям, а в системе сохраняется связь документов. По этой связи удобно отслеживать, какие заказы отгружены полностью, какие частично, а какие не отгружены вовсе.
При частичной отгрузке отредактируйте количество в строках накладной — заказ останется в статусе частичного исполнения, и по нему можно будет создать следующую накладную на остаток. Не удаляйте строки из накладной, созданной на основании, если планируете отгрузку остатка: корректнее обнулить количество или уменьшить его до фактического.
Способы создания накладной
Подходит для разовых отгрузок без предварительного заказа. Быстрее, но выше риск ошибиться в ценах и реквизитах.
Оптимально при работе по предзаказу: цены и состав переносятся автоматически, сохраняется контроль исполнения заказа.
Удобно при работе по предоплате: накладная привязывается к оплате, проще сверять расчёты с покупателем.
Печать ТОРГ-12 и других форм накладной
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной, которую чаще всего требуют бухгалтерии покупателей. Также доступны «Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15)», товарно-транспортная накладная (1-Т) и произвольные формы, если они добавлены в конфигурацию.
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля: наименования грузоотправителя и грузополучателя, номер и дату документа, количество позиций, итоговые суммы и подписи ответственных лиц. Поле «Грузополучатель» заполняется из адреса доставки — если товар едет не на юридический адрес покупателя, укажите адрес доставки в документе до печати.
Если используется электронный документооборот (ЭДО), бумажная ТОРГ-12 может не понадобиться: отправьте покупателю универсальный передаточный документ (УПД) через оператора ЭДО прямо из документа реализации. УПД совмещает накладную и счёт-фактуру и имеет юридическую силу при подписании обеими сторонами.
Если в печатной форме ТОРГ-12 не хватает полей (например, не выводится номер ГТД или страна происхождения), проверьте заполнение этих данных в табличной части документа. Печатная форма берёт сведения из документа, а не из карточки номенклатуры.
Счёт-фактура и УПД на основании накладной
Для отгрузок с НДС счёт-фактура обязателен. Создавать его вручную не нужно: в проведённой накладной внизу есть поле «Счёт-фактура» — нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру», и документ создастся автоматически с номером, совпадающим по дате с накладной.
Проверьте, чтобы дата счёта-фактуры совпадала с датой отгрузки или была в пределах пяти календарных дней с момента отгрузки — это требование Налогового кодекса. При оформлении УПД вместо отдельного счёта-фактуры в накладной установите соответствующий статус, и печатная форма будет содержать оба документа в одном.
Если покупатель просит исправленный счёт-фактуру (например, из-за ошибки в адресе), не редактируйте исходный документ задним числом без необходимости — создайте корректировку реализации, и программа сформирует корректировочный счёт-фактуру с правильной нумерацией.
Проверка результата: проводки, остатки и взаиморасчёты
После проведения накладной убедитесь, что документ отработал корректно. Нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и сверьте движения: списание себестоимости товара с кредита счёта 41, признание выручки по дебету 62 и кредиту 90.01, начисление НДС по дебету 90.03. В управленческих конфигурациях дополнительно проверьте регистры взаиморасчётов и товаров на складах.
Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41) и убедитесь, что отгруженное количество списалось. Если в отчёте появились отрицательные остатки — товар списан при его фактическом отсутствии, и нужно найти неоформленное поступление или ошибку в складском учёте.
Третья контрольная точка — задолженность покупателя: откройте карточку расчётов с контрагентом или отчёт «Задолженность покупателей» и проверьте, что сумма накладной встала в дебиторскую задолженность с правильным сроком оплаты по договору.
Как проверить результат
Есть списание с 41 счёта, выручка на 90.01 и НДС на 90.03
Проводок нет, или счета не соответствуют учётной политике
Количество уменьшилось на отгруженное, отрицательных остатков нет
Появился минус по позиции — товар списан без остатка
Дебиторка увеличилась на сумму накладной
Сумма не отражена или зависла на другом договоре
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение печатной формы и учётных данных из-за ручной правки документа после печати. Правило простое: любое изменение состава, цен или количества выполняется в документе, после чего накладная перепечатывается, а старый экземпляр у покупателя заменяется.
Вторая группа ошибок связана со складами и остатками: отгрузка с неправильного склада искажает складской учёт, а отключённый контроль остатков позволяет уйти в минус. Держите контроль остатков включённым, а если программа «ругается» на нехватку товара — ищите непроведённое поступление, а не способы обойти проверку.
Третья группа — ошибки в НДС: неверная ставка в строке, счёт-фактура с другой датой, отсутствие счёта-фактуры по отгрузке с НДС. Эти ошибки всплывают при формировании книги продаж и декларации, поэтому проверяйте ставку НДС в каждой строке до проведения документа.
Частые вопросы по накладным в 1С
Чем накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не формирует проводок и не списывает товар. Накладная (реализация) — факт отгрузки: она списывает остатки, создаёт выручку и задолженность покупателя. Счёт можно выставить и не оплатить, накладную же проводят только при реальной передаче товара.
Можно ли провести накладную, если товара нет на остатке?
Технически — да, если в настройках отключён контроль остатков, но делать этого не стоит: появятся отрицательные остатки и исказится себестоимость. Правильный путь — найти и провести документ поступления или оформить оприходование по результатам инвентаризации, а затем провести отгрузку.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период ещё открыт и отчётность не сдана, откройте документ, внесите изменения и перепроведите его, затем перепечатайте форму. Если по накладной уже выписан счёт-фактура и сдана декларация, используйте документ «Корректировка реализации» — он создаст корректировочный счёт-фактуру без правки исходных данных.
Как оформить накладную на маркированный товар?
В табличной части реализации для маркированных позиций нужно указать коды маркировки — отсканируйте их сканером или загрузите из файла. После проведения документа сведения передаются в систему «Честный знак» (при настроенном обмене). Без кодов маркировки отгрузка таких товаров незаконна.
Нужна ли бумажная накладная, если работаем по ЭДО?
Нет, если обе стороны подключены к оператору ЭДО и обмениваются УПД с электронными подписями — такой документ имеет юридическую силу без бумажного дубля. Бумажная ТОРГ-12 потребуется только если покупатель не работает с ЭДО или требует оригинал по условиям договора.
Почему в ТОРГ-12 не выводится грузополучатель или адрес доставки?
Печатная форма берёт грузополучателя из поля адреса доставки в документе реализации, а не из карточки контрагента. Заполните адрес доставки в накладной (или в заказе, из которого она создана) до печати — тогда поле в форме заполнится корректно.
Что важно запомнить
Накладная в 1С создаётся документом «Реализация (акты, накладные)»: заполните шапку и товары, проверьте цены и НДС, проведите и напечатайте ТОРГ-12. Счёт-фактура выписывается по ссылке из накладной. После проведения сверьте проводки, остатки на складе и задолженность покупателя, а исправления в закрытых периодах делайте только через корректировку реализации.