Торговля и Склад · 10 мин
Как провести инвентаризацию в программе 1С
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации в 1С: документы, пересчёт товаров, заполнение фактических остатков, списание и оприходование расхождений.
Инвентаризация в 1С — это сверка данных учёта с фактическими остатками товаров на складе, в кассе или на счетах. Программа позволяет автоматизировать весь цикл: от создания приказа на пересчёт до списания недостач и оприходования излишков. Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP», где механизм инвентаризации реализован наиболее полно.
Общая логика одинакова во всех конфигурациях: сначала фиксируются учётные остатки, затем вводятся фактические количества, программа считает расхождения, а по итогам создаются документы списания и оприходования. В «1С:Бухгалтерии» используется упрощённая схема через документ «Инвентаризация товаров на складе», о ней рассказано отдельно.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до пересчёта
Главное условие корректной инвентаризации — все складские документы должны быть проведены до начала пересчёта. Непроведённые приходные накладные, реализации и перемещения исказят учётные остатки, и расхождения будут ложными. Проверьте это через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах», сравнив дату последнего движения с текущим моментом.
Второй шаг — определить состав инвентаризационной комиссии и склад, по которому проводится пересчёт. Если в программе ведётся ордерный складской учёт, убедитесь, что все ордера соответствуют распоряжениям: расхождения между ордерной и финансовой частью учёта тоже дадут ошибки в результатах инвентаризации.
Физически товар на складе желательно разложить по ячейкам или группам, распечатать чистые бланки или подготовить терминалы сбора данных (ТСД), если они используются. На время пересчёта отгрузки и приёмки по складу лучше остановить — иначе фактические количества будут «плыть».
Создание приказа на проведение инвентаризации
В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризаций» (в некоторых версиях — «Склад» → «Инвентаризации»). Создайте новый документ кнопкой «Создать». Укажите склад, дату начала и окончания пересчёта, а также вид операции — полная инвентаризация склада или выборочная (по конкретной номенклатурной группе, ячейке или отбору).
Приказ выполняет две функции. Во-первых, он фиксирует учётные остатки на дату начала пересчёта — именно с ними будут сравниваться фактические данные. Во-вторых, он объединяет все документы пересчёта по этой инвентаризации: их может быть несколько, если товар пересчитывают разные бригады или в несколько подходов.
После заполнения проведите документ. С этого момента по выбранному складу можно создавать пересчёты товаров. Учтите: удалить или изменить приказ с уже созданными пересчётами можно только после отмены связанных документов.
Оформление пересчёта товаров
На основании приказа создайте документ «Пересчёт товаров»: кнопка «Создать на основании» или список «Пересчёты товаров» → «Создать». Документ автоматически заполняется табличной частью с номенклатурой и учётными количествами — теми остатками, которые числятся в программе на момент приказа.
Дальше возможны два сценария. При ручном пересчёте распечатайте документ без колонки учётного количества (так называемый «слепой» пересчёт), чтобы комиссия вписывала фактические значения независимо от учётных данных. Затем введите фактические количества в колонку «Количество факт» вручную или через кнопку «Заполнить факт по пересчёту».
При работе с ТСД выгрузите документ на терминал, отсканируйте товары на складе и загрузите результат обратно — программа сама сопоставит штрихкоды с номенклатурой и проставит фактические количества. Это заметно ускоряет пересчёт больших ассортиментов и снижает количество ошибок ввода.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и проведите его
- 2Создайте документ «Пересчёт товаров» на основании приказа
- 3Распечатайте бланк или выгрузите документ на ТСД
- 4Выполните физический пересчёт товара на складе
- 5Внесите фактические количества в документ
- 6Проверьте расхождения и проведите документ
Анализ расхождений и оформление результатов
После заполнения фактических количеств программа автоматически рассчитывает отклонения: недостачи, где факт меньше учёта, и излишки, где факт больше. Проверьте результат отчётом «Результаты инвентаризации» или «Ведомость расхождений» — он покажет суммы и количества по каждой позиции.
Перед оформлением итоговых документов разберитесь с крупными расхождениями. Частые причины: пересортица (один товар списан как недостача, а похожий числится в излишках), неоформленные отгрузки, товар в пути или на комиссии. Пересортицу можно оформить отдельным документом «Пересортица товаров», который взаимно закроет недостачу и излишек по аналогичным позициям.
Окончательные результаты оформляются документами «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров». Их удобно создать на основании приказа — программа сама заполнит табличные части по данным пересчётов. В списании укажите статью расходов и аналитику (например, отнесение на виновное лицо или на издержки), в оприходовании — статью доходов.
Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» механизм проще. Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте документ «Инвентаризация товаров на складе». Укажите склад и организацию, затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — табличная часть загрузится с учётными количествами.
Фактические количества вводятся в отдельную колонку, отклонения программа считает сама. По кнопке «Печать» доступны стандартные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и приказ ИНВ-22. На основании документа создаются «Списание товаров» и «Оприходование товаров» — так же, как в торговых конфигурациях.
Ограничение бухгалтерской схемы: нет поддержки ТСД, адресного хранения и многоэтапных пересчётов. Для небольшого склада этого достаточно, для распределённого складского учёта лучше подходят «Управление торговлей» или «ERP».
Сравнение вариантов
Полный цикл: приказ, пересчёты, ТСД, адресное хранение, пересортица. Подходит для средних и крупных складов.
Один документ, печать ИНВ-3 и ИНВ-19, ручной ввод факта. Подходит для небольшого склада без ордерного учёта.
Пересчёт по магазину с поддержкой ТСД и штрихкодирования. Ориентирована на торговый зал и розничный склад.
Инвентаризация кассы, расчётов и основных средств
Кроме товаров, в 1С инвентаризируют и другие объекты учёта. Денежные средства в кассе сверяются через отчёт «Кассовая книга» и документ «Инвентаризация кассы» (в «Бухгалтерии» — через операции по кассе и акт ревизии). Фактический остаток наличных сравнивается с сальдо по счёту кассы на дату проверки.
Инвентаризация основных средств в «1С:Бухгалтерии» выполняется документом «Инвентаризация ОС» из раздела «ОС и НМА». Документ заполняется по данным учёта, в него вносятся фактическое наличие и состояние объектов; по итогам оформляются списание недостающих объектов или принятие к учёту неучтённых.
Расчёты с контрагентами сверяются через «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе «Продажи» или «Покупки». Это не инвентаризация в строгом смысле, но по функции выполняет ту же задачу — подтверждение достоверности данных учёта перед отчётным периодом.
Проверка результата и завершение инвентаризации
После проведения списаний и оприходований откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сверьте учётные остатки с фактическими данными пересчёта — они должны совпадать. Дополнительно проверьте, что по инвентаризации нет пересчётов в статусе «В работе»: незавершённые документы означают, что часть товара не обработана.
Проверьте также проводки списаний: недостачи должны уйти на корректные счета и статьи расходов, излишки — на доходы. Ошибки в аналитике влияют на себестоимость, управленческую отчётность и налог на прибыль, поэтому эта проверка обязательна перед закрытием периода.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть позиции с расхождениями — ищите непроведённые пересчёты
Все документы проведены, статус «Завершено»
Есть пересчёты «В работе» — часть товара не обработана
Корректные счета, статьи и аналитика
Списание на неверную статью или без аналитики виновника
Нет документов задним числом до даты пересчёта
Проведены документы ретроспективно — остатки «поплыли»
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С строится по цепочке: приказ → пересчёт → анализ расхождений → списание и оприходование. Ключевые условия корректного результата — проведённые документы до начала, остановка движений на время пересчёта, разбор пересортицы и контроль остатков после завершения.
Частые вопросы об инвентаризации в 1С
Можно ли провести инвентаризацию по части склада, не останавливая работу?
Да. В «Управлении торговлей 11» и «ERP» приказ создаётся с отбором по номенклатурной группе, ячейке или произвольному списку товаров. Остальной склад продолжает работать в обычном режиме, а выбранные позиции пересчитываются отдельно. Такой подход называется циклической инвентаризацией.
Что делать, если во время пересчёта пришёл новый товар?
Оптимально — не проводить приход до окончания пересчёта и хранить товар отдельно. Если документ уже проведён, он попадёт в учётные остатки только при создании нового пересчёта; в текущем пересчёте его не будет, и фактическое количество такой позиции нужно скорректировать вручную с учётом поступления.
Как оформить пересортицу в 1С?
В торговых конфигурациях есть документ «Пересортица товаров»: в нём указывается списываемый товар и оприходуемый взамен. Создайте его до оформления общих списаний и оприходований — тогда в итоговые документы попадут только реальные недостачи и излишки.
Почему в пересчёте учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего причина в документах, проведённых после создания приказа: учётные остатки фиксируются на дату приказа, а отчёт показывает текущее состояние. Также проверьте, не ведётся ли товар на нескольких складах или в ордерной схеме с незавершёнными ордерами.
Нужен ли ТСД для инвентаризации в 1С?
Нет, терминал сбора данных — опция. Без него пересчёт выполняется по распечатанному бланку с последующим ручным вводом фактических количеств. ТСД оправдан при большом ассортименте: сканирование штрихкодов ускоряет работу и исключает ошибки ручного ввода.
Как распечатать формы ИНВ-3 и ИНВ-19?
В «1С:Бухгалтерии» обе формы доступны по кнопке «Печать» в документе «Инвентаризация товаров на складе». В «Управлении торговлей» сличительная ведомость и опись выводятся из документа пересчёта или приказа через печатные формы; при необходимости их можно адаптировать под внутренние требования организации.