Как делать инвентаризацию на складе в 1С

Инвентаризация на складе в 1С строится по единой схеме: сначала фиксируются учётные остатки на дату проверки, затем товар физически пересчитывается, расхождения вносятся в программу, а в завершение оформляются документы оприходования излишков и списания недостач. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP», «1С:Управление нашей фирмой» — для этого предусмотрены документы «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров») и связанные с ними сличительные формы.

Главная ошибка при инвентаризации — начинать пересчёт, пока по складу ещё движутся документы отгрузки и прихода. Любое движение между моментом снятия остатков и фактическим пересчётом искажает результат, и разобраться в расхождениях потом почти невозможно. Поэтому первая задача — организационная: остановить складские операции на время проверки или чётко отделить пересчитываемую зону.

Точный состав документов и названия кнопок зависят от конфигурации и её версии, но логика везде одинакова: приказ на инвентаризацию → пересчёт → сличительная ведомость → итоговые документы. Ниже разобран каждый этап с указанием, где искать нужные команды и как проверить результат.

Подготовка склада и базы к инвентаризации

Перед созданием документов убедитесь, что все первичные документы по складу внесены и проведены: приходные накладные, реализации, перемещения, возвраты от покупателей и поставщикам, списания. Непроведённый документ или накладная «в кармане» — самая частая причина фиктивных расхождений. Полезно построить отчёт «Остатки товаров на складах» и сверить его с пониманием ситуации у кладовщика.

Определите границы проверки: весь склад, отдельное помещение, конкретная товарная группа или зона хранения. В 1С инвентаризацию можно делать по складу целиком, по номенклатурной группе или по произвольному отбору товаров. Для большого склада практичнее циклические инвентаризации по зонам — они не требуют полной остановки работы.

Согласуйте с материально ответственным лицом дату и время, на которые фиксируются остатки. Если пересчёт занимает несколько дней, движение товара в пересчитанной зоне должно быть исключено либо строго документироваться отдельно, иначе сличение потеряет смысл.

Создание приказа и документа инвентаризации

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров») или через «Приказ на проведение инвентаризации» в разделе складских ордеров, если включён соответствующий функциональный режим. В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Инвентаризация запасов» (раздел «Закупки» или «Склад»). В «1С:Бухгалтерии» используется «Инвентаризация товаров на складе» в разделе «Склад».

При создании документа укажите склад, дату, на которую снимаются остатки, организацию и, при необходимости, отбор по товарам. Затем нажмите команду заполнения — «Заполнить по остаткам на складе» или аналогичную. Программа подтянет в табличную часть всю номенклатуру с учётными количествами на указанную дату.

Проверьте заполненный список до начала пересчёта: в нём не должно быть товаров другого склада, а количество строк должно соответствовать масштабу проверки. Распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3 или внутренняя печатная форма) — по ней комиссия будет вести фактический пересчёт.

1. 1
   Проверьте, что все складские документы проведены, и постройте отчёт по остаткам
2. 2
   Создайте документ «Пересчёт товаров» / «Инвентаризация запасов» и укажите склад и дату
3. 3
   Нажмите «Заполнить по остаткам» и проверьте состав табличной части
4. 4
   Распечатайте опись для комиссии и передайте её на склад
5. 5
   Зафиксируйте время начала пересчёта — движение товара в зоне проверки останавливается

Физический пересчёт и ввод фактических остатков

Пересчёт ведётся по печатной описи или с помощью терминала сбора данных (ТСД), если склад оборудован штрихкодированием. При работе с ТСД в типовых конфигурациях используется режим загрузки данных из терминала: отсканированные количества попадают в колонку фактических остатков автоматически, что резко снижает число ошибок ручного ввода.

После пересчёта фактические количества вносятся в документ. В большинстве конфигураций для этого есть отдельная колонка «Факт» или команда «Заполнить факт по учёту» с последующей ручной корректировкой только расходящихся позиций. Удобный приём: сначала заполнить фактические остатки равными учётным, затем исправить только те строки, где комиссия нашла отличия — так меньше риск опечаток.

Если при пересчёте обнаружен товар, которого нет в описи (неучтённый излишек), его добавляют в документ новой строкой с нулевым учётным количеством и фактическим — по результатам подсчёта. Не вносите такой товар «примерно»: укажите точное количество и, если возможно, причину появления (неоприходованная поставка, возврат без документов).

Сличительная ведомость и анализ расхождений

Когда фактические остатки внесены, программа автоматически считает отклонения по каждой позиции. На этом этапе печатается сличительная ведомость (форма ИНВ-19 или встроенная печатная форма документа). В ней видны три величины по каждому товару: учётный остаток, фактический остаток и разница — излишек или недостача.

Не спешите сразу оформлять итоговые документы. Сначала разберите крупные расхождения: пересортица (один товар в излишке, аналогичный — в недостаче) часто возникает из-за ошибок при отгрузке близких по виду позиций и в ряде случаев может быть зачтена по решению комиссии. Также проверьте товары в пути, зарезервированные под заказы и оформленные, но не выданные со склада позиции.

Типичные источники расхождений, которые стоит исключить до финального оформления: непроведённые документы, движения, проведённые задним числом после начала пересчёта, ошибки в единицах измерения, товар на ответственном хранении, попавший в остатки. Каждое подтверждённое объяснение фиксируется в протоколе комиссии.

Контрольные точки

Как проверить расхождения

Недостача по одной позиции и равный излишек по похожей

Норма

Подтверждённая пересортица, оформляется зачёт по решению комиссии

Тревожный признак

Расхождение без объяснения — требуется повторный пересчёт обеих позиций

Излишек товара, которого нет в учёте

Норма

Найден непроведённый приход или возврат — документ вводится и инвентаризация корректируется

Тревожный признак

Источник излишка неизвестен — оприходование без анализа исказит учёт

Массовые мелкие расхождения по всей номенклатуре

Норма

Единичные ошибки подсчёта, подтверждённые повторным пересчётом

Тревожный признак

Системная проблема: пересчёт в других единицах или движение товара во время проверки

Оприходование излишков и списание недостач

Итоговые документы создаются на основании инвентаризации. В типовых конфигурациях в документе пересчёта есть команда «Создать на основании», предлагающая «Оприходование товаров» для излишков и «Списание товаров» для недостач. В УНФ и Бухгалтерии документ инвентаризации сам формирует проводки, либо излишки и недостачи оформляются отдельными документами «Оприходование запасов» и «Списание запасов».

При оприходовании излишков укажите статью доходов и цену оценки — обычно берётся текущая учётная или рыночная стоимость по правилам, принятым в учётной политике организации. При списании недостач выберите статью расходов и направление: недостача в пределах норм естественной убыли, за счёт виновного лица или за счёт организации. От этого зависят бухгалтерские проводки и налоговые последствия.

После проведения итоговых документов постройте отчёт по остаткам склада повторно и сверьте его с результатами инвентаризации: учётные остатки должны совпасть с фактическими по всем позициям проверки. Это контрольная точка, подтверждающая, что инвентаризация закрыта корректно.

Особенности для разных конфигураций и режимов склада

Если на складе включён ордерный режим, расхождения оформляются с учётом складских ордеров: расходные и приходные ордера должны быть оформлены до инвентаризации, иначе финансовые и складские остатки разойдутся. Проверьте отчёт по расхождениям ордерного и финансового учёта до начала пересчёта.

При адресном хранении (ячеистом складе) инвентаризацию удобно проводить по ячейкам: документ пересчёта формируется по отбору зон, а пересчёт ведётся сканированием ячеек и товаров. Это позволяет проверять склад частями без остановки всей логистики.

Для обособленных остатков — товаров в резерве, на комиссии, на ответственном хранении — уточните, включает ли ваша конфигурация их в инвентаризацию по умолчанию. Комиссионный товар, числящийся за комитентом, не должен оприходоваться как излишек организации: для него предусмотрены отдельные механизмы сверки.

Способы организации инвентаризации

Полная инвентаризация склада

Подходит для годовой проверки и смены материально ответственного лица. Требует полной остановки движения товара на время пересчёта.

Циклическая по зонам или группам

Подходит для больших складов: проверяется часть номенклатуры по графику. Ограничение — нужен строгий график, чтобы за период были охвачены все позиции.

Выборочная по проблемным позициям

Подходит для оперативного контроля дорогого или быстрооборачиваемого товара. Не заменяет полную инвентаризацию для отчётности.

Проверка результата и завершение

Финальный контроль состоит из трёх шагов. Первый — сверка отчёта по остаткам склада с итогами инвентаризации: учётное количество по каждой позиции должно равняться фактическому. Второй — проверка проводок итоговых документов: излишки попали в доходы, недостачи распределены по правильным статьям и виновникам. Третий — подписание и хранение комплекта документов: приказ, опись, сличительная ведомость, протокол комиссии.

Если после закрытия инвентаризации обнаруживаются новые расхождения по тем же позициям, не исправляйте их «задним числом» в старом документе — оформите новую проверку с анализом причины. Правка закрытого периода без документального основания создаёт риски при налоговой и аудиторской проверке.

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?

Да. В документе пересчёта задайте отбор по товарной группе, списку номенклатуры или зоне хранения — программа заполнит табличную часть только выбранными позициями. Остальной склад продолжает работать в обычном режиме, но отобранные товары на время проверки двигаться не должны.

Что делать, если после инвентаризации нашли непроведённую накладную?

Если документ относится к периоду до даты инвентаризации и влияет на остатки, его нужно провести, а инвентаризацию — перезаполнить по остаткам и скорректировать фактические данные. Если документ оформлен позже даты проверки, он проводится в обычном порядке и на результаты инвентаризации не влияет.

Как оформить пересортицу в 1С?

В типовых конфигурациях пересортица оформляется через итоговые документы инвентаризации: излишек одной позиции оприходуется, недостача другой списывается. Если учётная политика предусматривает зачёт пересортицы, он отражается в протоколе комиссии, а в программе — корреспондирующими документами оприходования и списания на равные суммы.

Нужен ли терминал сбора данных для инвентаризации?

Нет, пересчёт можно вести по бумажной описи с последующим ручным вводом. ТСД ускоряет процесс и снижает число ошибок на больших складах со штрихкодированием, но для небольшого ассортимента достаточно печатной формы и внимательного ввода фактических количеств.

Почему после списания недостачи остатки в отчёте всё равно не сходятся с фактом?

Чаще всего причина в дате документов: списание проведено не той датой, или между инвентаризацией и списанием прошли другие движения товара. Постройте отчёт по остаткам на дату инвентаризации и сравните с фактом, затем проверьте движения по расходящимся позициям за весь период.

Кто должен участвовать в инвентаризации помимо кладовщика?

Пересчёт проводит комиссия, назначенная приказом руководителя: обычно это представитель бухгалтерии, независимый сотрудник и материально ответственное лицо. Кладовщик присутствует и подтверждает остатки, но единоличный пересчёт самим материально ответственным лицом не считается полноценной инвентаризацией.