Как сделать возврат поставщику в 1С: пошаговая инструкция

Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция: брак, пересорт, нарушение сроков поставки, несоответствие качества или количества. В 1С эта операция оформляется отдельным документом «Возврат товаров поставщику», который списывает товар со склада, сторнирует задолженность и при необходимости корректирует НДС. Порядок действий зависит от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP или Бухгалтерия предприятия), но логика везде одинаковая.

Главное условие корректного возврата — наличие исходного документа поступления. Возврат почти всегда создаётся на его основании: тогда программа автоматически подтянет товары, цены, ставки НДС и договор, а учётные регистры закроются правильно. Если оформить возврат «с нуля» без связи с поступлением, легко получить зависшие остатки и расхождения в расчётах.

Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 8.3, порядок корректировки НДС, возврат денежных средств и проверка результата. Перед проведением возврата убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия базы или возможность отменить проведение документа — ошибки в закрытом периоде исправлять сложнее.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что исходное поступление проведено и не попало в закрытый период. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), возврат датой закрытого периода провести не удастся — придётся либо оформлять его текущей датой, либо временно открывать период, что требует согласования с бухгалтерией.

Проверьте фактические остатки товара на складе. Если товар уже частично продан или списан, вернуть полное количество не получится: программа либо не даст провести документ (при контроле остатков), либо уведёт склад в минус. В этом случае возврат оформляется только на фактически доступное количество.

Также уточните условия договора с поставщиком: кто оплачивает доставку возврата, как оформляются сопроводительные документы (ТОРГ-12, УПД, акт о несоответствии) и нужен ли корректировочный счёт-фактура. Эти данные понадобятся при заполнении документа и при сверке с контрагентом.

Возврат в 1С:Управление торговлей 11 и ERP

В УТ 11, КА 2 и ERP документ находится в разделе «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Самый надёжный способ — создать возврат на основании поступления: откройте нужный документ «Приобретение товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа перенесёт поставщика, договор, склад, табличную часть с ценами и ставками НДС.

В шапке документа проверьте организацию, контрагента, договор и склад. В табличной части откорректируйте количество — по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать нужно только фактически возвращаемое. Цены и суммы пересчитаются автоматически, но сверьте их с претензией или актом, согласованным с поставщиком.

Обратите внимание на поле «Способ компенсации» (в некоторых версиях — «Порядок расчётов»): оно определяет, что происходит с задолженностью — «Вернуть денежные средства», «Оставить в качестве аванса» или «Зачесть в счёт оплаты». От этого выбора зависит дальнейшее закрытие взаиморасчётов.

1. 1
   Откройте документ поступления и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику»
2. 2
   Проверьте шапку: организация, поставщик, договор, склад, дата
3. 3
   Откорректируйте количество и суммы в табличной части
4. 4
   Выберите способ компенсации задолженности
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам
6. 6
   Оформите поступление денег или зачёт аванса при получении средств

Возврат в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии предприятия документ расположен в разделе «Покупки» → «Возвраты поставщикам» (в ряде версий — «Покупки» → «Возврат товаров поставщику»). Здесь тоже удобнее создавать его на основании документа «Поступление (акты, накладные, УПД)»: откройте поступление, нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат поставщику».

При проведении документ формирует проводки: дебет 60.01 (или 76.02 «Расчёты по претензиям», если возврат идёт через претензию) и кредит 41.01 на стоимость товара. Одновременно сторнируется НДС — восстанавливается ранее принятый к вычету налог, если товар уже был оприходован с вычетом. Сами счета учёта зависят от настроек учётной политики и вида операции, поэтому сверьте проводки с вашим планом счетов.

Если возврат оформляется по претензии (например, брак, выявленный после оприходования), в документе указывается счёт расчётов по претензиям. Это позволяет отдельно отслеживать сумму, которую поставщик должен вернуть, в отчётах по расчётам с контрагентами.

НДС при возврате поставщику

С точки зрения НДС возврат товара поставщику у покупателя отражается как корректировка ранее принятого вычета: если НДС по поступлению был принят к вычету, при возврате его нужно восстановить. В типовых конфигурациях это происходит автоматически при проведении возврата на основании поступления — программа формирует запись в регистрах НДС.

Поставщик со своей стороны выписывает корректировочный счёт-фактуру или УПД со статусом корректировочного документа. В 1С его регистрируют через документ «Корректировка поступления» или на основании возврата — в зависимости от того, как стороны согласовали оформление. Важно, чтобы суммы в возврате, корректировочном документе и книге покупок совпадали.

Если покупатель не является плательщиком НДС (например, применяет УСН), корректировка налога не требуется — возврат отражается только в товарном учёте и расчётах. Проверьте систему налогообложения организации в учётной политике, чтобы не искать «пропавшие» записи по НДС.

Возврат денег и закрытие расчётов

Сам документ возврата не двигает деньги — он только формирует требование к поставщику. Когда поставщик перечисляет средства, оформляется «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» (в Бухгалтерии) или «Поступление оплаты от поставщика» (в УТ). Документ заполняется на основании возврата, чтобы оплата корректно закрыла задолженность.

Если способ компенсации — зачёт в счёт будущих поставок, сумма возврата остаётся авансом поставщику и закроется при следующем поступлении. В УТ 11 это видно в отчёте «Ведомость расчётов с партнёрами», в Бухгалтерии — в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60.

После всех операций выполните сверку с поставщиком: сформируйте акт сверки взаиморасчётов и убедитесь, что сальдо по контрагенту совпадает с данными контрагента. Это особенно важно, если возврат проходил через претензию и затянулся на несколько месяцев.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Количество уменьшилось ровно на возвращённое

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Расчёты с поставщиком

Норма

Возврат и поступление денег закрыли задолженность, сальдо корректное

Тревожный признак

Висит незакрытый аванс или долг

НДС в отчётности

Норма

Сумма восстановленного НДС равна НДС возвращённого товара

Тревожный признак

Расхождения между возвратом и книгой покупок

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание возврата не на основании поступления, а вручную с нуля. В этом случае не закрываются регистры расчётов, появляются «висящие» авансы и расхождения при сверке. Вторая распространённая проблема — неверная дата возврата: документ датируют раньше поступления или попадают в закрытый период.

Ещё одна ошибка — возврат количества, превышающего фактический остаток, когда часть товара уже продана. Перед проведением сверьтесь с отчётом «Остатки товаров на складах». Наконец, часто забывают зарегистрировать корректировочный счёт-фактуру от поставщика, из-за чего декларация по НДС расходится с учётом.

FAQ по возврату поставщику

Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?

Да, но возврат придётся датировать открытым периодом. Само поступление изменять не нужно — возврат создаётся на его основании текущей датой. Согласуйте это с бухгалтером, так как корректировка НДС попадёт в текущий квартал.

Что делать, если часть товара уже продана, а вернуть нужно всю партию?

Вернуть можно только фактический остаток. Оформите возврат на доступное количество, а по проданной части вопрос решается с поставщиком отдельно — например, через претензию и денежную компенсацию без движения товара.

Нужен ли корректировочный счёт-фактура при возврате?

Если вы плательщик НДС и принимали налог к вычету, поставщик обычно оформляет корректировочный счёт-фактуру или корректировочный УПД. Его нужно зарегистрировать в 1С, чтобы книга покупок совпала с данными возврата. При УСН этот шаг не требуется.

Поставщик вернул деньги, а задолженность в отчётах всё равно висит. Почему?

Скорее всего, поступление денег оформлено без связи с возвратом или с неверным видом операции. Перепроведите «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика» и укажите документ возврата в основании — тогда расчёты закроются.

Как оформить возврат тары поставщику?

Возвратная тара оформляется тем же документом возврата, но по ценам без НДС, если тара учитывалась отдельно. В УТ 11 для многооборотной тары есть отдельный механизм с указанием сроков возврата в соглашении с поставщиком.