Как оформить возврат от покупателя в 1С

Возврат товара от покупателя — штатная операция в оптовой и розничной торговле, и в 1С для неё предусмотрены отдельные документы. Ошибка в оформлении приводит к расхождениям в остатках склада, взаиморасчётах с клиентом и в декларации по НДС, поэтому важно понимать, какой документ создавать в каждой ситуации и в какой последовательности.

Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) и от условий возврата: вернули товар в том же налоговом периоде или в следующем, оплачен он был или нет, нужен ли возврат денег. Ниже разобраны основные сценарии на примере типовых конфигураций.

Какой документ использовать в разных конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP основной документ — «Возврат товаров от покупателя». Он находится в разделе «Продажи» и создаётся либо вручную, либо на основании документа «Реализация товаров и услуг» — второй способ предпочтительнее, потому что программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, количество и покупателя из исходной продажи.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ также называется «Возврат товаров от покупателя» и располагается в разделе «Продажи». Он формирует проводки по сторнированию выручки и себестоимости, оприходует товар на склад и корректирует расчёты с покупателем. Если возврат происходит в том же квартале, что и продажа, НДС корректируется сторнированием; если в другом — оформляется корректировочный счёт-фактура на основании корректировки реализации.

Способы оформления возврата

По документу «Возврат товаров от покупателя»

Подходит для возврата в том же налоговом периоде, что и продажа. Простая сторнирующая схема, автоматическое восстановление остатков.

Через корректировку реализации

Нужна, когда возврат пришёлся на другой квартал или год. Формирует корректировочный счёт-фактуру для вычета НДС.

Обратная реализация (покупка у бывшего покупателя)

Используется, когда покупатель — физическое лицо или организация на спецрежиме, и стороны договорились оформить возврат как обратную продажу.

Создание документа возврата на основании реализации

Найдите исходный документ «Реализация товаров и услуг» через журнал продаж или через карточку контрагента. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа перенесёт в новый документ покупателя, договор, склад и табличную часть с товарами по тем же ценам, по которым прошла продажа.

Откорректируйте количество: покупатель может вернуть не всю партию, а только часть позиций. Удалите лишние строки или измените количество в нужных. Проверьте склад поступления — товар должен вернуться на тот склад, где он будет реально храниться, иначе остатки разойдутся с фактическими.

Обратите внимание на поле «Способ возврата» или вид операции в зависимости от версии конфигурации: возврат может быть оформлен как возврат от розничного покупателя, от оптового клиента или как возврат комитенту. От выбора зависят проводки и аналитика учёта.

1. 1
   Найдите документ реализации, по которой покупатель возвращает товар
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
3. 3
   Проверьте и скорректируйте количество, цены, склад и договор
4. 4
   Укажите серии и характеристики, если по номенклатуре ведётся такой учёт
5. 5
   Проведите документ и сверьте движения по складам и взаиморасчётам
6. 6
   Оформите возврат денег отдельным документом, если товар был оплачен

Как отразить возврат денег покупателю

Сам документ возврата товаров не перечисляет деньги — он только формирует кредиторскую задолженность перед покупателем (или уменьшает его долг, если реализация не была оплачена). Если клиент уже оплатил товар, деньги возвращаются отдельным документом.

Для безналичного возврата создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» (в УТ 11 — «Возврат оплаты клиенту»). Укажите получателя, сумму и основание. Для возврата наличными используйте «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. После проведения задолженность перед клиентом закроется.

Важный нюанс для розницы: при возврате по кассе в день покупки деньги возвращаются через кассу ККТ с пробитием чека возврата. Если покупатель пришёл в другой день, по правилам кассовой дисциплины возврат обычно оформляется из операционной кассы по заявлению покупателя, а не из кассового ящика ККТ.

НДС при возврате: сторно или корректировка

Если товар возвращён в том же квартале, в котором была отгрузка, НДС по возврату сторнируется автоматически при проведении документа возврата — в книге продаж отражается уменьшение. Ничего дополнительно оформлять не нужно, достаточно правильно проведённого документа.

Если возврат произошёл в следующем квартале или году, правильный способ — документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» или возврат через корректировку. На его основании выставляется корректировочный счёт-фактура, который продавец регистрирует в книге покупок и принимает НДС к вычету.

Если покупатель — не плательщик НДС или физическое лицо, корректировочный счёт-фактура всё равно оформляется, но регистрируется в книге покупок в одном экземпляре. Проверьте, чтобы в документе корректировки корректно заполнились реквизиты исходного счёта-фактуры.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте его движения (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или отчёт по проводкам). Должны быть записи по поступлению товара на склад, сторнированию выручки и себестоимости, а также по расчётам с покупателем.

Сверьте три зоны: остатки склада (отчёт «Остатки товаров на складах»), взаиморасчёты с клиентом (отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» или «Задолженность клиентов») и, при необходимости, регистры НДС. Если товар был оплачен и деньги возвращены, сальдо по клиенту должно обнулиться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Возвращённое количество появилось на указанном складе

Тревожный признак

Остаток не изменился или товар «завис» на другом складе

Взаиморасчёты с покупателем

Норма

После возврата денег сальдо по клиенту равно нулю

Тревожный признак

Осталась кредиторская задолженность или появился аванс

НДС

Норма

Возврат отразился в книге продаж (тот же квартал) или книге покупок (корректировка)

Тревожный признак

Обороты по НДС не изменились, сумма в декларации не совпадает с возвратом

Типичные ошибки при оформлении возврата

Самая частая ошибка — оформление возврата ручным документом без связи с реализацией. В результате цены в возврате отличаются от цен продажи, возникает разница в расчётах, а себестоимость списывается некорректно. Всегда создавайте возврат на основании исходной реализации, если она есть в базе.

Вторая распространённая проблема — проведение возврата до фактического поступления товара на склад или наоборот, товар принят физически, а документ не оформлен. В обоих случаях инвентаризация покажет расхождения. Договоритесь внутри компании о порядке: сначала приёмка на складе, затем документ в тот же день.

Особые случаи: частичный возврат, брак, комиссия

При частичном возврате просто оставьте в табличной части только возвращаемые позиции и количества. Остаток реализации продолжает числиться как обычная продажа, корректировка касается только возвращённой части.

Если возвращается бракованный товар, который нельзя продавать повторно, принимайте его на отдельный склад (например, «Склад брака») или с указанием качества «Некондиция», если в конфигурации включён учёт по качеству. Иначе брак попадёт в свободный остаток и может быть зарезервирован под новый заказ.

При торговле по договору комиссии возврат от покупателя оформляется по-другому: товар принадлежит комитенту, поэтому используется документ возврата с соответствующим видом операции, а дальше оформляется возврат комитенту. Проверьте тип договора с клиентом перед созданием документа.

Полезно настроить в программе запрет проведения возврата без указания документа-основания (в УТ 11 это контролируется настройками видов операций). Это избавляет от «висящих» возвратов, которые потом сложно сопоставить с продажами при сверке с клиентом.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документа реализации нет в базе?

Да, документ возврата можно создать вручную без основания, заполнив покупателя, товары и цены самостоятельно. Однако цены придётся подбирать по первичным документам от покупателя, а себестоимость программа рассчитает по текущей средней, что может отличаться от себестоимости исходной продажи.

Как оформить возврат от розничного покупателя по чеку ККТ?

В разделе розничных продаж создайте документ «Возврат товаров от розничного покупателя» на основании отчёта о розничных продажах или чека. При подключённой кассе ККТ чек возврата пробивается прямо из документа, деньги выдаются покупателю из кассы.

Что делать, если покупатель вернул товар частично и в несколько этапов?

Каждый фактический возврат оформляйте отдельным документом на основании одной и той же реализации. Ограничений по количеству возвратов нет, главное — чтобы суммарное количество по всем возвратам не превышало отгруженное.

Нужно ли сторнировать счёт-фактуру при возврате в том же квартале?

Отдельные действия не требуются: при проведении возврата программа автоматически формирует сторнирующие записи в регистрах НДС, и в книге продаж отражается уменьшение. Исходный счёт-фактура при этом не удаляется.

Как вернуть деньги, если покупатель оплатил картой через эквайринг?

Возврат по эквайрингу оформляется документом «Операция по платёжной карте» с видом операции «Возврат покупателю». Деньги возвращаются на карту покупателя через банк-эквайер, а не наличными из кассы — это требование правил эквайринга.

Почему после возврата в отчёте по остаткам товар не появился?

Проверьте, проведён ли документ, какой склад указан в шапке и не стоит ли отбор по другому складу в отчёте. Также убедитесь, что товар не принят с качеством «Некондиция» или на ордерный склад — тогда он отобразится в отчётах по ордерному учёту, а не в свободных остатках.