Как делается списание в 1С: пошаговая инструкция

Списание в 1С — это оформление выбытия товаров, материалов или других ценностей с учёта: из-за порчи, недостачи, использования в производстве, передачи на нужды офиса или истечения срока годности. Операция выполняется документом, который формирует проводки в бухгалтерском и налоговом учёте, поэтому ошибки в нём напрямую влияют на отчётность и стоимость остатков на складе.

Конкретный документ зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 чаще всего используются «Списание товаров» и «Требование-накладная», в 1С:Управление торговлей и ERP — «Списание товаров» и «Списание недостач товаров». Логика у них схожая: указывается склад, организация, причина и перечень списываемых позиций, после проведения документ уменьшает остатки и формирует затраты.

Перед списанием важно определить причину выбытия, потому что от неё зависит счёт затрат и налоговые последствия. Материалы, переданные в производство, списываются в дебет счёта 20, испорченный товар — на счёт 94 с последующим отнесением на виновных лиц или на расходы, а выбытие по инвентаризации оформляется отдельной цепочкой документов. Неверный выбор счёта — самая частая причина расхождений при закрытии месяца.

Какие документы используются для списания в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 основных документа два. «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Покупки» в зависимости от настроек интерфейса) предназначен для выбытия товаров и готовой продукции по причинам порчи, недостачи, уценки. «Требование-накладная» (раздел «Склад») применяется, когда материалы передаются в производство, на хозяйственные нужды или на ремонт — то есть когда списание фактически является отпуском в затраты.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP работа ведётся через складские ордера и документы «Списание товаров», «Списание недостач товаров», «Порча товаров». Здесь списание тесно связано с инвентаризацией: сначала создаётся «Пересчет товаров», фиксирующий фактические остатки, а на его основании автоматически формируются документы списания недостач и оприходования излишков.

В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление нашей фирмой логика аналогична, но названия пунктов меню отличаются. Если не находите нужный документ, воспользуйтесь поиском по функциям (значок лупы или клавиши Ctrl+F в меню) и введите «списание» — система покажет все доступные операции.

Как списать товар в 1С:Бухгалтерии 8.3 пошагово

Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите дату, организацию и склад, с которого выбывают ценности. Если учёт ведётся по нескольким складам, неверный склад — типичная причина отрицательных остатков на одном и завышенных на другом.

Далее заполните табличную часть: добавьте номенклатуру и количество. Сумму и счёт учёта программа подставит автоматически из регистров, но проверить их стоит — особенно если списываются позиции с разными счетами (например, товары на 41-м и материалы на 10-м смешивать в одном документе нежелательно). На вкладке или в поле «Счёт затрат» укажите, куда отнести стоимость: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 91.02 «Прочие расходы» или счёт затрат на производство.

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки вида Дт 94 (или 91.02, 20, 26) — Кт 41 (10, 43). Откройте кнопку «Дт/Кт» в документе и убедитесь, что проводки соответствуют хозяйственной операции. Если списание связано с недостачей, помните про налоговый аспект: НДС по недостачам и порче, как правило, восстановлению не подлежит, но порядок зависит от ситуации и должен быть подтверждён документально.

1. 1
   Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите дату, организацию и склад
3. 3
   Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
4. 4
   Проверьте счёт учёта и укажите счёт затрат (94, 91.02 или счёт производства)
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров» или ОСВ

Как списать материалы в производство через «Требование-накладную»

Если материалы не выбывают окончательно, а расходуются на производство продукции, ремонт или хозяйственные нужды, используйте документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» → «Требования-накладные»). Это стандартный способ перевести стоимость материалов со счёта 10 на счета затрат.

В документе заполните склад и табличную часть материалами. Ключевое поле — «Счёт затрат»: для основного производства это 20.01 с указанием номенклатурной группы и статьи затрат, для общехозяйственных нужд — 26, для вспомогательного производства — 23. От корректности аналитики затрат зависит, как закроется месяц и как распределится себестоимость.

Особый случай — списание материалов в эксплуатацию (спецодежда, инвентарь). Оно оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию», а не обычным списанием, потому что такие ценности продолжают числиться на забалансовом учёте до полного износа.

Как списать недостачу по результатам инвентаризации

Недостачу, выявленную инвентаризацией, списывать «вручную» неправильно — должна сохраниться связь между фактом пересчёта и списанием. В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните его фактическими остатками, а затем на основании него командой «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — программа перенесёт только расхождения.

В 1С:Управление торговлей цепочка выглядит как «Распоряжение на инвентаризацию» → «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров». Документ списания недостач автоматически относит сумму на счёт 94, откуда дальше она распределяется: на виновное лицо (счёт 73.02) или на прочие расходы, если виновник не установлен.

Как проверить результат списания

После проведения документа выполните три проверки. Первая — проводки: откройте «Дт/Кт» в документе и убедитесь, что дебет и кредит соответствуют операции, аналитика (склад, статья затрат, номенклатурная группа) заполнена. Вторая — остатки: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (10) и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на списанное и не появилось отрицательных остатков.

Третья проверка — закрытие месяца. Если списание было в затраты, после операции «Закрытие месяца» убедитесь, что суммы корректно легли в себестоимость или прочие расходы, а счёт 94 закрылся. Остаток на 94-м счёте после распределения недостач — признак незавершённой операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 94/91.02/20 — Кт 41/10, аналитика заполнена

Тревожный признак

Пустые субконто, неверный счёт затрат

Остатки по складу после списания

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательные остатки по позициям

Счёт 94 после распределения недостачи

Норма

Сальдо нулевое

Тревожный признак

Висит сумма — недостача не отнесена на виновника или расходы

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частые проблемы: списание количества больше фактического остатка (при отключённом контроле остатков программа проведёт документ в минус), неверный склад в шапке и смешение в одном документе позиций с разными счетами учёта. Ещё одна ошибка — списание задним числом после закрытия периода: это меняет себестоимость прошлых месяцев и может потребовать перезакрытия месяца и корректировки отчётности.

Учитывайте и ограничения прав. Если кнопка «Провести» недоступна или документ не сохраняется, вероятно, у пользователя нет прав на складские документы — это настраивается администратором через роли. Не пытайтесь обходить ограничения изменением даты запрета редактирования: это нарушает контроль периодов.

Частые вопросы о списании в 1С

Чем отличается «Списание товаров» от «Требования-накладной»?

«Списание товаров» оформляет окончательное выбытие ценностей (порча, недостача, уценка) со счетов 41 или 43. «Требование-накладная» — это отпуск материалов со счёта 10 в затраты: производство, ремонт, хозяйственные нужды. По сути оба документа уменьшают остатки, но отражают разные хозяйственные операции и формируют разные проводки.

Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатков?

Сначала сформируйте отчёт «Остатки товаров» по нужному складу на дату документа и найдите расхождение. Причины обычно такие: не проведено поступление, неверный склад, списание датой раньше поступления или уже проведённое другое списание. Устраните первопричину — не отключайте контроль остатков ради проведения, это создаёт отрицательные остатки и искажает себестоимость.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

По общей позиции Минфина и судебной практики при порче и недостаче в пределах норм естественной убыли НДС не восстанавливается. При недостаче сверх норм вопрос спорный и зависит от обстоятельств и наличия подтверждающих документов. Порядок закрепите в учётной политике и при существенных суммах согласуйте с бухгалтером или аудитором.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но списание прошлым периодом меняет себестоимость и может потребовать повторного закрытия месяца и корректировки отчётности. Если период закрыт, корректнее оформить списание текущей датой с указанием в комментарии фактической даты события.

Как списать товар с истёкшим сроком годности в 1С:Управление торговлей?

Используйте документ «Порча товаров» или «Списание товаров» с указанием причины. Если ведётся учёт по срокам годности (серии номенклатуры), в документе укажите конкретную серию — тогда спишется именно просроченная партия, а остатки по сериям останутся корректными. Основание для списания — акт о порче, оформленный по правилам организации.

Почему после списания на счёте 94 осталась сумма?

Счёт 94 — транзитный: недостача сначала попадает на него, а затем должна быть распределена — на виновное лицо (73.02) через документ о взыскании или на прочие расходы (91.02). Если сальдо висит, распределение не выполнено. Сформируйте ОСВ по счёту 94, найдите незакрытую аналитику и оформите соответствующий документ распределения.